《企业档案工作规范》解读

二、企业档案工作管理职责

5.2.1企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案安工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作规划，为档案工作持續发展提供保障。

《中国人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《企业档案管理规定》第三条规定：“企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。”

企业要切实落实档案法规明确的职责，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程；设置档案机构，建立健全档案工作规章制度，创造必要的条件，保障档案工作正常开展、持续发展。

企业还应自觉接受档案行政管理部门的监督和指导。

5.2.2企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

企业文件的形成和积累与企业各项活动开展具有同步性的特点，企业文件伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各项活动的有机组成部分。同时，企业各项活动又离不开有关文件的支持。因此，企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门（即文件形成部门）和项目及专项任务的本职工作，企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的完整、准确和系统负责。档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

企业档案工作岗位责任制，是根据不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求确定的，是针对企业各级人员档案工作职责而制定，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。

企业档案工作岗位责任制内容主要包括：分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责，奖励和处罚等内容。

企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求分解，逐项明确，并以制度形式固定下来，实施监督。

企业档案工作岗位责任制具体内容，应列入《企业的岗位责任制》之中，不应单独列出。

5.2.3企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

必要措施包括体制、机制和制度保障措施以及人财物保障措施等。“三纳入”、“四同步”的做法是多年实践证明行之有效的重要措施。

将“三纳入”要求纳入企业管理制度。“三纳入”就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。有效地解决企业文件形成和积累问题。

将“四同步”做法纳入工作程序。“四同步”就是企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同步，检查工作、项目计划进度与检查企业文件材料积累情况同步，验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步，工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。

5.2.4企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字﹝1998﹞6号文件的要求进行，其他企业可参照。

档发﹝1998﹞6号文件即国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局《关于印发〈国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法〉的通知》。该办法对国有企业在企业改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中，档案如何处置提出明确要求，是当前国有企业改制与破产档案处置的依据性文件。