浅议食品稽查文书档案管理

扈婧婧

食品稽查文书档案记录着食品稽查工作的全过程，是判定食品进货渠道、产品质量、管理监控等流通环节存在问题的重要凭证。食品稽查是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，在食品稽查过程中，形成的大量文书档案资料对食品稽查工作有着重要的参考凭证作用，但实际工作中，食品稽查文书档案管理工作在档案收集归档、整理、利用等方面还存在一些问题需要我们解决。

一、食品稽查文书档案管理工作中存在的主要问题

1.对食品稽查档案管理的重视程度不够。长期以来，有相当一部分部门领导和档案管理人员对稽查档案的管理工作存在一些认识误区，认为稽查档案管理工作就是把工作中形成的材料锁进橱柜，不丢失、不霉烂，只要“守好摊”，不泄密，能应付利用就可以了，它不是单位的主要工作，不能给单位带来“政绩”。重视业务轻视档案工作的思想严重影响了文书档案的管理质量，使得食品稽查档案管理工作无法适应食品稽查工作管理需求。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一项经常性的管理工作，每个环节都有详细规范的文字记录，它的工作性质要求必须及时分类组卷归档，一旦发现问题即能做到有档可查，依规依法处理，因此它的凭证作用非常凸显，可是由于部分食品稽查档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性及档案材料的收集、整理、保管、利用等业务不太了解，直接影响了稽查工作的严肃性和完整性，且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务繁杂使得档案管理人员只能将稽查文书资料放置于橱柜，没有及时整理归档，更无从谈起根据这些档案资料认真研究，寻找线索，查找问题了。

3、档案室环境差 ，设施设备不配套。有的县市区食品稽查档案管理部门不具备档案保管的基本条件，档案室狭小潮湿，有的单位一旦档案多了，便将档案随地摆放，“六防”要求无法得到落实，导致档案材料霉变、虫蛀；有的单位没有专用档案室，把档案同杂物混放在一起，如同一处“百货仓库”。

二、食品稽查档案管理工作的对策

1.提高部门领导对档案工作的重视程度。一个单位的领导负责的是单位的全部工作，而档案工作只是其中的一项，档案工作是其他工作正在进行中或终结后的“事后工作”，它的自身性质决定了它不会是“首当其冲”的工作，也可以说不可能“立竿见影”出“政绩”，因此单位领导不可能把它放在优先位置去安排部署，同其他工作一样投入同等的人力物力。但是现实生活中利用档案解决矛盾纠纷的案例又不时地在我们身边发生，一旦我们今日疏忽大意，那對将来造成的损失将是无法估量的，因此提高全社会尤其是目前提高部门领导对档案工作的重视程度又迫在眉睫。

首先，把档案工作纳入单位领导的“责任制”和“一票否决制”。一是责任制，不少地方和部门把单位的工作分成若干项分配到了不同领导的名下，即责任制，同时实行了问责制，即失察问责，单位内部、单位领导和上级主管部门之间层层签订责任状，谁的任务谁负责，谁完不成任务或出了问题谁担责，部门领导须把档案工作放在同其他工作同等重要的位置，客观上起到单位领导重视档案工作的作用。二是“一票否决制”，目前各地的重大项目建设、农村土地确权、美丽乡村建设等工作都把档案工作同其他工作一起放在了“一票否决”同等重要的位置，即任何一项工作不到位——其中包括档案工作，都不能通过竣工验收。事实证明，这些项目中档案工作都做得非常好。

其次，把发生在身边活生生的案例反复向领导宣讲，做到警钟长鸣。例如几年前某县有众多食用胶加工厂，部分个体老板为了追求利润最大化，竟用工业胶和从废品收购站购买来的旧皮衣、破皮鞋等经过加工冒充食用胶投放市场，其结果被中央电视台揭发出来并进行了曝光，在全社会引起了巨大反响，涉及到的有关部门和个人受到了惩处。这个案例很值得我们深思，如果当地的食品稽查部门工作认真负责，单从稽查文书档案就能发现这些不法企业的货源和进货渠道存在问题，若再深究下去，诸多不法行径就能消灭在萌芽中。假如提前那样做了，消费者就不会受到伤害，该事件就不会在社会上造成那样恶劣的影响，有关部门和人员也就不会受到党纪政纪的处分，前车之鉴很值得人们特别是单位领导的借鉴。

2.提高食品稽查档案管理人员的基本业务素质。食品稽查档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的自身素质和工作态度，要注意加强档案管理人员工作队伍建设，一是要注重对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性，尽最大努力为他们减负减压，少安排从事与档案工作不相关的其他工作，使他们把更多的精力投入到档案管理工作中去。二是充分认识年轻档案管理人员成长期工作岗位变动频繁的问题，给他们创造更多接受培训和学习的机会，使他们尽快适应档案管理工作的需要。三是作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的方式和方法，提高工作效率。四是培养档案管理人员的服务意识。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。把“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。

3.健全食品稽查档案管理制度。要按照规章制度合理性、科学性的要求，建立起符合食品稽查行业特点和档案管理实际需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便实用、简便易行、可操作性强为目标的食品稽查档案规范要求；要按照制度约束的双向性要求，建立起既约束领导又约束单位职员的约束机制。要按照制度执行严肃性的要求，建立起档案管理追责奖惩机制，对不按规定管理档案的进行追责、对工作认真负责、管理规范的要奖励重用，充分体现制度的权威性。

4.加大食品稽查档案管理建设的投入。食品稽查文书档案是把工作过程作为历史记录保存起来以备查考的客观资料，是对稽查情况、处罚结果、图片资料、影像报表等文字材料进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的一系列结果的物化。提升食品稽查档案服务效率，需要在“存量数字化，增量电子化”的原则下，逐步实现食品稽查档案的信息化管理，这就要加大投入，以满足食品稽查文书档案服务工作的需要。

（作者单位：衡水市食品和市场监督管理局稽查局）