谈新时期医院档案管理中的问题及改进措施

朱学鹏

新时期的医院档案管理存在着不少问题，集中在重视程度不够、档案管理制度不健全和现代化技术不成熟等诸多方面。因此，在新时期的医院档案管理工作中，应该提高管理人员思想创新，加强档案管理标准化建设，满足新时期医院档案管理的全新要求。

随着社会的进步和国民医疗条件的改善，催生了医疗体系的不断改革，逐步完善。医院档案管理是医院日常管理和维护中不可或缺的组成部分。然而，由于医院档案管理工作受困于医院内外因素的影响，存在着很大的复杂性和不可确定性，导致医院档案管理的现代化进程迟迟得不到开展，深入研究新时期医院档案管理中的问题，采取切实可行的改进措施，已经成为刻不容缓的课题。

新时期医院档案管理中的问题

对医院档案管理工作的重视不够。医院档案管理的重点是医院基建、医疗救助、疾病预防、教学研究、科研成果以及党政管理等诸多方面所产生的档案信息，它涉及到行政管理、党团建设、医疗资源、医疗管理、会计、统计等各项工作的历史记录。但是受困于医院行政管理思想的落伍和软硬件设施的缺失，导致长期以来都存在着“注重医疗救助、轻视档案管理”的思想，对于档案资料对于医院行政决策、工作制定和医疗资源管理所起到的科学依据没有清醒认识。而医院各级行政部门、医疗救助科室和档案管理人员的责任心缺失，非常容易造成医院档案资料收集、整理、归档和调阅出现诸多纰漏，医院档案信息资源开放利用不足，很多医院的档案管理室成为了储藏室和库房，档案资料不能实现有效调阅和分发，档案利用率不高，非常容易造成医院档案管理工作陷入停滞。

新时期的档案管理制度不健全。在新的社会环境下，档案管理工作面对很多机遇，也对档案管理制度提成了更高的挑战。纵观当前档案管理制度的现状，普遍存在着档案管理制度不健全、现代化水平不高和档案管理意识不强的诸多问题。当前，医院一般都会根据自身的组织机构和管理需要建立一套档案管理制度，制定相关部门的档案管理职能和义务。但是缺失具体的责任划分和工作考核标准，导致医院档案存在着搜集整理、立卷归档、调阅传阅等完整系统信息的缺失，医院档案管理模式不清晰，档案管理的现代化进程无法开展。在常规的医院管理制度中，大多医院更多地将精力投放到各级医疗科室的实际运行维护中，更加注重对于医疗救助、医疗档案、行政管理、后勤保障等方面的管理制度制定，对于档案管理制度建设的漠视，导致医院档案管理制度长期缺乏系统化建设，不能迎合新时期的档案管理工作的需要。

医院档案管理的现代化技术不成熟。随着信息技术的广泛运用和档案管理现代化技术的成熟，医院档案管理工作迎来了全新的发展机遇，也对于医院档案管理工作提出了不小的挑战。当前，很多医院的档案管理工作还停留在档案分类归档、储存保管阶段，对于医院档案管理系统的建设迟迟不能推上日程。究其原因，主要是医院的电脑软硬件缺失和信息化系统建设的不完善，造成很多医院档案管理工作只能停留在纸面上，没有真正开始基于信息系统的医院档案信息化管理。总体来看，医院档案室档案管理缺乏相应的专业技术，很多档案管理人员和档案从业人员没有接受到相关专业的技术培训，在开展档案整理、归档、保管、调阅工作时往往力不从心，导致很多档案工作职能停留在手工检索方面，严重制约着医院档案管理工作的现代化进程。

新时期医院档案管理的改进措施

管理员思想创新是档案管理信息化的关键。为了迎合新时期医院档案管理的需要，突出解决档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们的医院各级领导、医院档案管理人员和医院档案从业人员加强思想创新，保持对于信息化技术和现代化管理手段的足够热情和持续关注，医院各级领导和各部门主管应该积极参与到医院档案的信息化建设中去，保证电子计算机、网络通讯技术和多媒体技术的广泛应用，在各个部门划分出一个主管部门领导主管档案信息内容的对接，加强医院各个部门和档案室的交流沟通，重点抓医院档案信息的现代化建设。医院档案主管部门应该积极开展有针对性的档案管理培训工作，组织各级领导参加学习，提高他们对于档案的现代化管理水平，改变固有的医院档案管理局面，实现档案主管领导的思想创新，从而调动部门员工的档案管理积极性。

档案管理标准化是档案管理现代化的根本。目前，医院档案管理标准化建设需要建立现代化档案管理的各项标准化内容，有限实现医院档案索引目录、分类、编号以及卷宗目录等项目标准化建设。在此基础上，应该加强医院档案管理的制度建设，必须深入加强医院档案管理各个环节的制度制定和贯彻完善，真正做到档案管理从搜集整理、分类归档、系统收录、调阅分享各个环节都能做到有章可循和责任到人，从而有效保证医院档案管理工作的目标明确、步骤清晰、资料完整和信息准确，避免很多医院档案记载内容的遗失，利用多媒体、扫描仪等器材实现从系统收录和调阅分享的档案内容科学而准确，突出档案管理的科学『生和权威性，真正实现对于医院医疗实践的指导作用，协调和敦促医院各项工作的科学有序地运转，充分展现医院工作业绩和管理水平，对于医院的科学发展和有序建设发挥重要意义。

良好的电脑设施是档案管理信息化的基础。随着信息技术的飞速发展，医院档案管理现代化对于多媒体设备、电脑技术和信息技术的依赖程度也越来越高，对于档案管理信息化的建设提出了更高的要求，需要医院投入更多的财力和物力来配套与档案管理信息化相关的软、硬件设施，有效实现档案管理信息系统化建设，保證档案资料的网络化管理，保证档案管理的收集、归档、收录、调阅等各个环节都要认真运用计算机来存储和管理，从而保证在档案信息收集上准确而完善，在档案信息管理上科学有序，在档案信息利用上简单便捷。我们的档案管理人员和档案从业人员应该积极参加信息化培训，学会运用微机创建一套完整安全的检索系统，方便档案室内部的管理维护工作，方便医院各级科室的档案信息递交，也方便档案管理系统应用人员的调阅查询。

新时期对于医院档案管理提出了不小的挑战，需要医院档案主管部门和各级领导认清医院档案管理工作中的问题，加强思维方式的转变，保证档案管理标准化建设，完善电脑软、硬件设施建设，真正保证医院档案管理现代化、信息化和标准化建设的需要。