探究医院档案管理工作中存在的问题及对策

2017-05-23龙一鸣韩长竹田超

中文信息 2017年4期

龙一鸣+韩长竹+田超

摘要：近年来，社会经济飞速发展，为了满足人们越来越高的生活质量需求，我国积极进行了医疗体系的建设和完善，在这种情况下，医疗机构的规模不断扩大，服务也更加全面。因此，医疗机构日常运行中会产生大量的数据，这些数据不仅同患者的健康息息相关，同时对我国医疗技术的创新以及医疗水平的整体提升具有重要的价值。正因为如此，新时期我国在积极进行医疗体系建设的过程中，必须增加对医院档案管理工作的重视，为不断提升我国医疗服务水平奠定良好的基础。

关键词：医院档案管理工作问题对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0021-02

医院运行过程中，各项工作的开展都会产生大量的数据和资料，如护理、药品管理以及行政管理等，这些资料通常会以声像、影像、数据以及文字等形式构成，是医院未来优化各项工作的重要依据。由此可见，医院日常運行过程中，一项重要的基础性工作就是档案管理。然而，我国传统医院运行过程中，在档案管理工作方面还存在一定缺陷，新时期这一问题必须引起相关部门的高度重视，并有针对性的提升医院档案管理工作质量，才能够为提升自身的综合竞争力奠定良好的基础。

一、加强医院档案管理工作的重要性

作为历史记录，档案能够从各个角度出发，对医院运行过程中的医疗水平、服务质量等进行反映，在对医院档案进行全面观察的过程中可以发现，不同的历史时期里，医院呈现出了不同的医疗水平以及医疗技术能力，同时，各项档案还对医院的改革和创新进行了详细的记录，是医院成长和革新的重要见证。同时，这些历史记录也能够为医院未来的发展提供数据和资料依据，是医院实现可持续发展、提升自身综合竞争力的关键[1]。但是要想将医院档案的功能充分发挥出来，就要求医院管理人员在日常工作中增加对档案管理工作的重视，新时期，努力促进信息技术同档案管理工作的融合，提升信息搜集和分析处理效率，在科学、标准的进行医院档案管理的背景下，为档案管理工作质量的提升奠定良好的基础。因此，现阶段我国医院在运行过程中，必须努力进行档案管理工作方法以及模式的创新。

二、医院档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识薄弱

我国医院传统的运行过程中，其将管理工作的重点放在了医疗技术创新方面，各种资金多数都被应用在了学术研究方面，但是对档案信息管理投入几乎为零[2]。产生这一现象的主要原因是我国医院相关管理人员对档案管理的重要性没有产生深刻的认知，认为档案管理工作只是单纯的资料收集和储存，不规范的档案管理流程导致医院工作人员在查找档案的过程中需要耗费大量的时间，更重要的是管理工作开展难度越来越高，一定程度上制约了医院的全面发展。

2.管理制度有待完善

近年来，我国医院规模不断扩大，功能得到了完善，在这种情况下，传统的档案管理制度已经无法满足现代医院运行的需求，导致档案管理人员无法高效、全面搜集档案资料，在实施管理的过程中也呈现出相对分散的特点，最终导致档案管理的价值无法充分的发挥出来。事实上，现阶段我国医院在运行的过程中已经意识到加大内部管理的重要性，各个部门在实际运行中，为了提升医疗服务质量，都有针对性的制定了相对完善的规章制度，通过规范性较强的日常管理，来实现医疗水平的提升[3]。相比之下，档案管理相关制度的建设却存在严重的滞后性，这主要体现在档案管理部门并没有针对具体的档案管理流程进行明确的规定，同时也没有对档案管理工作人员的操作行为等进行规范化管理，缺乏统一标准的档案管理工作，导致档案资料的搜集、储存、处理和分析的力度相对较低，档案信息的不完善，导致严重的脱节现象产生于档案管理和医院运行中的海量档案信息之间，因此积极加强医院档案管理制度建设势在必行。

3.医院档案管理缺少对信息化技术的应用

近年来，信息技术以日新月异的速度飞速发展，给人们的工作及生活带来了极大的转变[4]。多数企业在经营过程中，为了有效面对较高的市场经济竞争压力，都将信息技术同企业管理进行了有效融合，极大的提升了企业管理的效率和质量，为提高企业综合竞争力做出了重要的贡献。相比之下，企业档案管理工作在开展的过程中，对信息技术的应用程度却相对较低，在对档案进行记录的过程中，并未有针对性的开发、设计医院专用的计算机软件，与此同时，医院档案管理人员的信息技术水平也相对较低，因此，在实际进行档案记录的过程中，不仅需要面对复杂的检索过程，同时在档案输入和查询的过程中速度也相对较慢。

4.医院档案管理工作效率低

从整体上来看，现阶段我国多数医院在运行中都制定了相对健全的档案管理体制，但是在归档以及搜集档案信息的过程中，始终拥有相对缓慢的速度，档案的功能以及优势无法充分的发挥出来，一定程度上制约了医院的全面进步。并且，医院内部是管理人员汇编以及搜集档案资料的主要阵地，因此其所掌握的档案信息无法对社会需求进行充分的反映。再加上档案管理人员在日常工作中没有意识到加强档案管理的重要性，更没有树立良好的服务意识，在实际搜集资料中缺乏主动性，因此导致滞后性在档案搜集以及编制工作中体现出来。在这一过程中，医院各个发展阶段的实际运行情况、取得的成就以及缺陷等都无法充分的反映出来，档案管理的作用无法充分发挥。

5.医院档案管理人员素质有待提升

新时期，要想提升医院档案管理工作效率，将档案的功能充分发挥出来，相关管理人员不仅应当拥有较强的专业管理能力，同时还应当能够对计算机知识等进行充分的应用，并且，对医院医疗水平、运行特点等也应当有所了解，只有这样，才能够在日常管理工作中提升针对性，通过熟练的操作获取全面的档案管理信息，并在对计算机进行充分利用的背景下，高效展开归档、整理以及编号等操作[5]。由此可见，新时期，在积极加强医院档案管理工作的过程中，档案管理人员的综合素质有待提升。

三、新时期加强医院档案管理工作的对策

1.树立良好档案管理意识

医院管理工作中，一个重要组成部分就是档案管理，加强档案管理不仅可以对医院发展现状进行充分的反映，同时还可以高效指导医院未来的健康发展。而新时期要想提升医院档案管理工作质量，医院经营者以及档案管理人员首先应当树立良好的档案管理意识[6]。只有这样，医院运行中，管理人员才会增加在档案管理工作方面的投入，积极聘请综合能力较强的档案管理人员和先进的档案管理设备，为档案管理工作质量的提升奠定良好的基础。

2.健全档案管理制度

要想促使档案管理工作质量提升，必须对管理制度进行完善，从而对管理人员的操作行为以及整个管理流程进行规范。众所周知，档案管理工作具有复杂性、条理性强等特点，传统的档案管理工作存在一定的随意性，一定程度上降低了档案管理工作质量。而新时期，医院必须从自身内部运行特点出发，有针对i型能够的不断健全档案管理制度，并在对《档案法》等国家法律法规进行遵守的基础上，有针对性的展开库房管理、档案移交和借阅等管理工作，确保各项档案管理环节有据可依，通过统一管理不同载体的档案，为推动医疗事业的发展做出重要贡献。

3.加大医院档案管理信息化建设力度

新时期，要想切实提升医院档案管理工作质量，增加对信息技术的应用是关键。档案管理信息化的实现，需要在档案管理工作开展的各个环节中融入信息技术，提升档案搜集、储存以及整理的效率[7]。同时，医院相关部门还应当加大资金投入，聘请专业人员针对医院需求开发响应的档案管理软件，在对复印机、扫描仪以及打印机等先进设备进行综合应用的背景下，为从整体上提升档案管理工作质量做准备。

4.提升医院档案编制水平

在提升档案管理工作效率的過程中，促进档案编制水平的提升是关键。医院应加大管理力度，以自身发展实际为基础，有针对性的展开档案编制管理，档案管理人员应有针对性的制定编制计划，提升这一计划的完整性，并通过有效监督，确保档案编制工作得以高效落实，为医院充分利用编制结果，促进自身的全面发展奠定良好的基础。

5.提高医院档案管理人员综合素质

新时期，要想提升档案管理工作质量，对档案管理人员的综合素质要求较高。因此，医院应加大资金投入，展开对档案管理人员的培训[8]。首先，从思想上加大教育力度，促使其树立档案管理服务意识，积极主动的进行医院内部和外部资源的全面搜集和整理；第二，加大对管理人员信息技术水平的培训，促使其能够在档案管理工作中，熟练的应用计算机硬件和软件展开档案搜集、储存、分析工作，为医院档案管理工作质量的全面提升做准备。

结束语

综上所述，近年来，我国积极落实了医疗体制改革，医院在运行过程中需要面对更加激烈的市场竞争环境，要想提升自身的综合竞争力，不仅应从提升医疗技术和水平入手，同时还应当加大内部管理力度，在这一过程中，医院档案管理工作的重要性突显出来。新时期，此项工作必须引起相关管理人员的高度重视，并在同信息技术进行紧密融合的背景下，提升档案管理效率和质量，只有这样才能够为医院的长期可持续发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2014，23（4）：66-69.

[2]李秀云，李莉，段慧等.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].中国医刊，2014（10）：101-102，104.

[3]尉红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].兰台世界，2014（z4）：139-139.

[4]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（78）：178-178，174.

[5]王晓坤.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].现代养生B，2014（12）：142-142.

[6]方孝梅，明星辰，杨婷等.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公室业务，2015（13）：160-161.

[7]刘芳.医院档案管理中档案信息化建设的价值分析[J].心理医生，2016，22（8）：224-225.

[8]李霞.医院档案管理中应用档案管理模式的分析[J].中国卫生产业，2016，13（6）：180-182.

作者简介：

龙一鸣（1981-），女，籍贯呼和浩特，学历，本科，单位，内蒙古医科大学附属人民医院，办公室副主任，研究方向：医院档案管理。

韩长竹（1983-），女，籍贯辽宁省营口，学历：硕士，单位：内蒙古医科大学附属人民医院，宣传部部长，研究方向：医院档案管理。