集采采购协同研究及应用

2017-05-22于亚飞

汽车实用技术 2017年17期

于亚飞

（安徽江淮汽车集团股份有限公司，安徽合肥 230601）

引言

随着中国汽车市场逐渐全面开放，国际知名汽车整车商及其供应商落地中国，作为我国经济支柱的汽车产业步入国际化、全球化道路，相应的市场竞争将更趋激烈。据统计，汽车总成本的约 70%来源于汽车零部件，如果采购成本能降低1%，利润将会提高5%到10%，而增加销售额1%，仅能提高利润1%，即通过降低采购成本来增加利润更为容易。所以，面对国内外市场竞争，公司零部件采购急需系统规范化管控。

采购供应链是以物资采购为基础，通过对供应链上游采购和供应过程以及库存等进行控制，将企业和供应商紧密联系起来而形成的上游子供应链。采购供应链是供应链机制与采购活动相结合的产物，是企业供应链体系中非常重要的子供应链之一。

采购供应链管理是以物资采购为基础，根据整个供应链的需求情况，为降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应商服务质量，对上游供应商、采购及供应过程、库存等进行计划、控制、运作、管理和优化的过程。采购供应链管理的目标在于在保证供应需要的情况下，优化供应商群体，提高采购的质量、柔性以及响应速度，降低采购成本。

供应链协同是供应链管理的核心。它需要建立在高质量的信息传递与共享基础之上。信息共享是实现协同的必要手段。协同的基本目的是通过企业间的协同,使合作企业获得比企业自己单独运作时更多的利益。但实际工作中，企业内部不同职能部门间的横向信息共享以及不同管理层次上的纵向信息共享缺乏有效的沟通机制和系统化管控，需求到采购到配送到接收并不是透明的信息流，单据格式不一，准确性和及时性都无法得到保证，同时增加了供应商的库存成本和物流成本。

本文以集采物资采购为主线，分析了集采物资采购现状，集采物资从系统申报，到订单转换，供应商组单送货，收货结算全流程规范化管理的必要性，详细阐述了供应链优化的改进点，通过集采采购协同模块的上线应用，极大的提高了采购业务的运行效率，同时整合了供应链资源，在保证供应的前提下降低采购成本，提高了公司及整体供应链的利益和竞争力。

1 集采物资采购现状分析

集中采购部负责公司统购类物资采购，主要包括轮胎，标准件，辅材，五金，工具，油料化工等。轮胎和标准件目前在各事业部ERP系统中已经得到很好的管理。但对于其他集采物资，从物资申报，集采下单，供应商送货，物料部门收货，供应商开票结算，采购全流程均是纸质单据，效率比较低，同时容易出错，需要系统化对其采购全流程进行有效管控。

1）物料申报，采用手工申报方式，各领用单位在电子表格中填写需要的物料名称、数量，将需求通过邮件方式发到采购部门（集中采购部）。申报无纸质单据，excel文档管理，容易出现数据丢失和遗漏，无法追溯和监控。

2）集采下订单，接到物料需求之后，集中采购部通知供应商按照各单位需求进行备货及配送。采购订单需求依然采用excel邮件发送，供应商方面没有统一的送货单样式，各自用手写或自制的单据，带单送货，管理很不规范。

3）物料接收，供应商将物料送到库房或领用单位，接收单位接收物料后，在供应商手写或自制的送货单上签字表示接收，并保留一联送货单。收货单等同于送货单。

4）物料结算，使用单位按月汇总需求种类和数量，并根据汇总数填写手工领料单，并将手工领料单和保留的一联供应商送货单一起交到物料部。物料部核对领用单位送货单和领料单，确认无误后，开具手工验单，并将验单交集中采购部结算。验单本身填写的价格仅仅是计划价或临时价格，不作为结算价格。作为结算价格的唯一依据，集采与供应商签订的年度合同价，也没有系统化管控，仅仅是纸板合同和excel文档。供应商按照年度合同价开具验单对应的发票，提交集采，集采将验单，发票交财务部。财务部人工做账。

尽管集采选取的供应商都是系统内合格供应商，签订了年度合同，是一种长期的合作关系，但是人工单据与 excel电子表格的管理模式，还是存在很多传统采购的弊端。

1）各事业部集采物资编码规则不一，容易出现同一物料，不同图号，不同规则的现象。没有系统管控，申报收货极易出现图号错误。

2）业务处理效率较低，单据繁杂，没有统一格式，极大的增加了采购业务成本。

3）财务人工结算，增加了业务工作量，同时，对于申请单，采购订单，送货单，收货单依据，系统均无法监控，无法进行数据核查和系统分析，容易出现错账，货帐不符等现象。

4）手工收、发账务管理，物料种类繁多，手工操作不利于物料管理，且易造成计算错误，月度收发存报表统计工作量大。

2 集采物资采购改进点

2.1 物料管控

统一物料编码；以前，集采辅材，五金，工具，油料化工等物资均由各事业部单独编码，编码规则各不相同，互相之间数据不共享，信息沟通不畅，极易出现同一个物料，在不同事业部有不同编码情况。系统化管控的前提，物料编码必须规范化，作为唯一识别码，方便物资申报的同时，也便于集采对物料的统一管理和查询。

统一物料来源；作为物料基础数据，ERP物料通用数据模块对集采物资进行统一管控，物料通用数据主要包含采购数据，仓储数据，成本数据，订货数据，计划数据等，作为统一采购的物资，物料组的定义上，参照一般采购件设置，便于财务进行管理。采购数据，订货数据，计划数据，仓储数据依据一般采购件自动带出默认值。同时，为了避免采购订单价格为零，出现财差。在合同价不能及时维护的前提下，财务需及时维护ERP价目表计划价，作为订单生成的临时价格。

SRM系统的初始功能存在集采物料单独的录入和导入界面，没有考虑到数据传输和系统集成。集采物资的系统申报需要唯一编码的物料作为基础数据，如果ERP系统与SRM系统均维护物料，不仅易出错，系统之间数据无法同步，而且增加了系统维护工作量。所以从数据一致性和减轻业务工作量两方面考虑，需要物料接口实现SRM与ERP系统的数据同步。集采物资的特殊性在于，采购协同需要对物料品类进行管控和权限划分，所以各事业部单独的物料接口均无法满足需求，各事业部物资申购需单独开发集采物资接口，从而实现与ERP系统物料传输的同时，将物料基础数据同步更新到集采数据库，另外按照集采物料相应的编码规则例如GJ开头为工具品类，WJ开头为五金品类等。将新增物料加入SRM对应品类中。

2.2 品类管理

没有系统化管控之前，辅材，五金，工具，油料化工分类管理还停留在excel电子表格的模式。不同品类的物资由不同的采购员管理，将需求的物料信息邮件通知供应商送货。实际的采购业务中，可能出现采购员业务的变更，不同品类的物资管理人员发生变动，所以系统化设计必须考虑到权限设置的灵活性，单独的品类管理，不同的品类串接不同的物料以及管理人员，权限清晰，流程规范。

2.3 集采申请管理

界面设计上，考虑到各领用单位的实际情况，使用部门设计成下拉框样式，使用内部系统参数灵活配置各事业部使用部门，可根据情况添加，删除或者修改。另外，为了财务ERP成本分析和管控的需要，ERP系统需根据集采物资使用情况，设置不同的仓库。例如，轻卡体系设置XN01车间机物料库,XN02工装模具库,XN03车间低耗用品等。因物料收货信息传ERP无法识别具体的仓库，所以在申请界面预留备注字段，提供各事业部导入填写，根据具体的物资用途，系统接口进行自动转换。

2.4 轮换规则自动匹配供应商

对于用户提交的物料申请需求(申请部门，备注，物料，数量，需求日期等)，没有指定供应商，期初的系统设计为单独的转换订单界面，由集采用户筛选物料申请需求，然后指定供应商，从而转换为正式的采购订单(新增待确认状态),物料申请需求转变为处理状态。由于物料需求较多，各事业部需求均由集采用户转换订单，原有功能对于多页的需求，不能同时选定转换，随着未来股份各事业部集采物资功能的推广应用，集采用户转订单的工作量会日益增加，人为指定供应商容易出现错误，所以转订单功能进行了优化开发，SRM系统物料申请需求在提交时，自动匹配供应商轮换规则（ERP接口接入SRM），按照需求日期加备注（申请物品类型）加使用部门相同的申请物资匹配供应商生成一个初始订单。考虑到轮换规则维护不全或者错误，及其他特殊情况，供应商需要人为修改，初始订单集采用户可以修改供应商，确认之后，初始订单变为新增待确认状态，供应商才可以看到和操作。

对于供应商轮换规则的维护和接入，ERP开发单独的集采辅材轮换规则维护进程,新建ERP数据库表。集采ERP用户负责轮换规则的维护和修正。SRM与ERP接口定时接入和更新ERP最新的轮换规则，以正确匹配供应商。

2.5 供应商送货

对于新增待确认的集采采购订单，供应商可进行确认新建打印送货单的操作。由于集采物资涉及到物料申请单，所以有别于生产采购件的拉料和订单采购过程，不能使用系统固有的采购订单管理和拉料单管理，所以单独设计集采订单管理界面，串接采购申请单号，备注，使用部门信息，展示给供应商。送货单建立时，选择集采订单类型，集采送货单单独管理。

对于送货单的过滤和筛选，期初的系统设计考虑结合收货管理模块，对于确认收货的送货单，实现自动过滤。但在实际的应用过程中，收货过程会有延时性，供应商已经建立送货单的物料和订单会一直存在，供应商有重复建单和超送的风险。为此，送货模块进行了优化，新增送货单明细界面增加已开ASN数量字段(取值为已经生效的送货单数量)，新增明细页面，按照已开ASN数量做过滤，自动过滤掉订单数量=已开ASN数量的数据，有效防止重复建送货单超送的问题出现，同时使供应商集采送货单界面更加简洁，筛选物料建单更加方便快捷。

2.6 收货管理

一般生产采购件因为是日计划需求，一般采用MES生产制造系统扫码收货。由于集采物资不属于日计划需求，申请领料的特殊性，采购协同设计单独的收货模块，在SRM系统根据供应商打印的集采送货单进行收货确认，最终形成收货记录报表，收货记录报表串接送货单，采购订单，采购申请单详细信息，方便各部门对采购业务进行跟踪监控和数据分析。

2.7 ERP进程生成采购订单收货

原有的集采物资结算，是财务人工做账，人工验单，为了提高结算效率，保证数据正确性和及时性，需要系统化管理供应商结算全过程。一般生产采购件开票体系已经日趋完善，但是财务ERP自动匹配的前提是ERP要有准确无误的采购订单应付记录。所以设计上要开发SRM与ERP收货记录传递接口，将SRM的收货结算信息传入ERP中间表，参照ERP直送采购件反向生成采购订单收货的模式，修改ERP相关进程，将集采物资结算信息生成ERP集中采购部应付记录（对应仓库），以区别于生产采购件。ERP订单入库，各领用单位以及供应商送货单作为领料单，ERP发料到工作中心，实现辅材物资完整收、发、存管理，出具各类统计报表。极大提高了工作效率和准确性。

2.8 合同管理

之前的集采物资结算，人工验单开票的模式，年度合同和价格协议均缺乏系统化管理，开票体系有效运行的前提，就是合同价必须要和应付记录串接显示。无合同价不能下发开票，合同价是结算的依据。所以沿用采购合同管理模式，集采相关部门将集采物资的年度合同价格协议录入 SRM系统，SRM与ERP系统通过接口保持数据同步，生成ERP正式合同。合同查询报表为价格分析和降成本计算提供有力的数据支撑。

3 集采采购协同流程设计

针对集采物资采购的现状，由于集采辅材，五金，工具，油料化工等物资的特殊性，一方面是集采统一采购，需要解决零星要货，低值易耗等各种情况。一方面这些物资不属于生产采购件，不是整车或二级件BOM管理的范畴，不适用于ERP需求计划。基于各需求单位的计划提报和申请，ERP也没有单独的申请管理，所以区别于生产物资采购一般模式，集采物资采购需要一个全新的流程设计。

图1 集采物资配送流程图

流程处理过程如下（如表1）：

4 数据集成

作为企业信息化的主数据系统 ERP，涉及到集采物资采购的通用物料，集采供应商轮换规则，采购订单应付数据需要同步到SRM系统，SRM系统的收货记录，生效的年度合同价格协议，新增供应商信息，开票通知单信息需要与ERP系统集成。

考虑到解决方案的实用性和速度，SRM集采采购协同采用的是与ERP系统直接集成的模式，通过ERP的底层Oracle与SRM系统底层Oracle的定时更新机制。数据传输采用中间表对接。涉及到7个接口。

5 结论

本文通过供应链采购的业务特点和价值分析，结合集采物资采购的现状，详细阐述了集采物资的特殊性和复杂性，接口设计和流程设计中的改进点和优化，综上所述，通过集采物资申购业务的正式上线运行，实现了流程管理标准化、规范化、可视化。从物资申购，订单转换，送货单打印，到物料收货，采购合同，开票结算全流程系统化支持，同时集成ERP系统，真正实现了采购业务闭环，提升了工作效率，有效缩短了采购周期、减少了采购成本。