知识管理理念下高校档案信息服务创新研究

（黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438000）

摘要：随着我国新课改内容的不断落实，这使得现阶段我国的高校档案管理更趋向于科学化、合理化，但是，在实践发展的过程中仍旧存在诸多的问题亟待解决，笔者基于这一情况，对处于知识管理背景下的高校档案管理方式进行了切实的分析和研究，而后提出了切实的高校信息创新管理措施，以下为详述。

关键词：知识管理理念；高校档案；信息服务；创新研究

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）21-0029-02

现阶段我国各高校在档案管理的过程中，都会不断地更新管理方式，一般情况下，档案的管理内容包括：图片信息、视频影像信息、文字信息以及图表信息等资料。高校在对学校进行管理的过程中，越发地关注到档案管理工作以及经营的重要性，档案管理与经营是高校的基礎管理内容，将高校档案管理落实到实践过程中，可以使学校管理效率得到很大程度的发挥，还会对学校的发展和进步起到重要的促进作用。所以，要想发挥高校管理模式的优势，就要将高校档案的管理内容落实到实践中，这样才能科学、合理地完成档案管理工作，而且也能对学校日后的各类档案应用工作提供准确的资料参考。那么高校在档案管理的过程中究竟怎样才能将知识信息时代的要求落实到实践中，并促进高校档案管理工作的效率呢？笔者针对这一问题首先概述了档案知识管理的含义，而后提出了提升档案管理工作效率的切实建议。

一、对于知识管理理念下的档案管理的含义概述

1.关于知识管理的阐述。知识管理的相关理念最早可追溯到20世纪80年代，它提出了新型的管理方式以及战略性的人力资源管理的理念，而且在这一理念问世后，很多的专业学者以及企业的领导者都认同这一管理方式。知识管理与一般的管理内容不同，将它落实的过程中，更多的是以知识的管理模式为基础实施管理的，在应用知识和组织知识信息的过程中更加强调创造性的思维，由此可见，这样的管理更具策略性和科学性。[1]

2.对于档案知识管理的含义分析。现阶段，高校在进行档案管理的过程中，更多的是将管理活动以及经营理念落实到实践过程中，并且已经逐渐地更新了旧式的管理模式。而在旧时的档案管理过程中，更多的是将档案管理重心落实到知识系统的构建上，逐渐的落实服务内容并架构起服务体系。所以，现阶段档案管理的过程中，要加强档案管理人员的管理力度，在管理重点转向档案知识管理过程中，逐渐建设一个系统的档案知识库，最终将传统的管理模式过渡到知识的管理层面中。[2]

二、对于高校档案知识管理创新研究的具体建议

（一）档案流程的策略管理建议

在当前知识管理理念下进行高校档案管理的过程中，要想将知识的管理模式有效地融入，就要逐渐地将现阶段的管理模式更新，并在档案管理的过程中注重档案知识管理的导向性，注重档案管理工作人员的知识管理效率，在这一管理基础上，逐步完成档案管理制度的更新和调整，最终将档案内容的收集和管理科学化和细致化。在档案管理的过程中，很多高校档案管理员不仅仅要注重档案文件的搜集，还要逐渐地转移管理重心，将旧时的管理模式转移到知识管理的模式，丰富学校学生以及教师的档案管理内容。另外，在进行高校档案管理时，还要将档案的文件信息明确并熟练的掌握，而后再由档案的使用者将其反馈落实，力求将档案管理工作科学化，逐步地构建起一体化的管理系统。除此之外，在组织高校档案知识管理时，还要切实地将档案知识的管理落实到组织实践中，提升主题管理法的应用，与此同时，还要尽可能地降低分类法的应用，提高档案管理的科学性。[3]

（二）健全并完善高校档案的管理制度

高校在进行档案管理的过程中，应当在构建知识管理的基础上，充分遵循国家的法律法规内容，并将此作为档案管理的基础和前提，相关的高校领导也要重视档案管理的作用，提升档案管理人员的工作效率，督促他们科学地、合理地完成开发、收集以及获取档案等工作内容，促使档案管理人员的工作内容做到有章可循。当前，我国为了将高校的档案管理工作更加规范化，逐渐地依据实践管理经验颁发了《高校档案管理办法》以及《档案法》，在此基础上，很多学校的相关管理人员在进行档案管理时，应当遵循档案管理的相关法律规定，逐渐的将档案管理内容趋向于合理、真实以及合法，相关的领导在进行档案管理的过程中也要履行自身的职责，对档案管理的内容和范畴明确的规划，使档案管理有法可依，避免档案管理过程中存在违法行为，杜绝档案管理的数据信息泄露现象。[4]

（三）提升档案管理工作人员的专业素养，创新管理工作

将高校档案管理的工作内容落实到实践程中，最根本的目的就是更好地对档案管理系统进行整合和规划，从而满足用户的使用需求，提升用户的工作效率。所以，要想提升高校的档案管理质量，还要重视提升管理人员的专业素养和综合素质，因为从某种程度上来讲，档案管理工作人员的综合素质和专业素养决定了档案管理的效率和质量。所以除了对档案管理人员定期培训外，还要在日常的工作实践过程中，不断地渗透档案知识管理的重要作用，并定时安排切实的任务给档案管理部门，通过任务的落实和完成，逐渐提升档案管理工作人员的工作质量和工作效率。

除了重视提升档案管理工作人员的专业素养和综合素质，还要制定完善的制度，约束档案管理工作人员的管理行为，提升管理人员工作效率，防止出现工作懈怠、懒惰的情况，这样不仅会营造出良好的档案管理工作氛围，还会使相关的档案管理人员，在工作中逐渐意识到档案知识管理的重要性，逐渐转变管理方式，提升档案管理工作的科学性。另外，在进行档案管理的过程中，相关的领导还要注重档案管理工作人员的配置和协调，这样不仅可以将档案知识管理内容逐渐的更新，还可以转变老员工的管理模式和管理思维，为现阶段的高校档案管理注入新的动力，除此之外，还可以为新员工提供加薪和升职的机会，激发他们的工作热情，更新档案管理模式，为档案管理注入活力。

（四）构建切实的评估制度，提升档案管理的效率

从知识管理的角度来讲，切实的落实评估机制是保障管理工作实施的基础，也是重要的环节，所以，在高校档案管理的过程中，一定要将评估的内容落实到管理工作中，并将评估作用和优势最大程度的发挥，这样才能为高校档案知识管理的创新发展提供切实的监督保障，保证档案知识管理真正的落实到实践过程中。从另一角度来讲，如果高校在档案知识管理的过程中，不具备科学的评估机制的保障，将会致使高校的档案管理无法完成信息反馈，最终使得档案的知识管理无法体现实际的意义。

三、结束语

综上所述，现阶段的高校在进行档案管理的过程中，更多的关注知识以及信息的理念的融入，当前的管理手段如果无法跟上时代的发展脚步以及社会的发展趋势，将会使得档案管理面临遭受淘汰的威胁，所以，高校在管理档案时，应当力求将知识、信息理念融入其中，并将管理模式创新化，不断地创新管理手段和管理理念，摒弃旧的档案管理糟粕内容和环节，并使现阶段的档案知识管理趋向于科学、系统、合理，这样才能提升学校的档案管理层次。高校要想将自身的发展与时代的发展相契合，就要充分地将知识的管理理念融入其中，在不断发掘具有参考价值档案资源的基础上，整合更具价值的档案资源，并对其实现创新管理，只有最大程度地提升高校的师生档案应用效率，才能将高校的档案知识管理丰富、创新以及体系化。

参考文献：

[1]包海峰.高校档案馆组织结构优化研究[D].南京：南京大学，2010.

[2]肖文.知识管理理念观照下高校档案信息服务研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2015.

[3]王凤秀.浅析基于双向视角的高校档案管理[J].华章，2014，12（10）：334-334，336.

[4]褚延红.浅谈高校档案室（馆）与图书馆的协同工作机制[J].山东档案，2016，41（3）：13-15.

收稿日期：2016-11-25

基金项目：高校特色档案建设与体系研究（2014C2012112）

作者简介：邵海燕（1978-），女，汉族，湖北黄冈人，文学学士，研究方向：高校档案管理。