网络环境下新闻档案管理工作探索

杨莉++胡年

[摘要]现代社会高科技迅猛发展，大多数的工作都已经进入到了智能化、信息化的模式，新闻档案管理工作也全面告别纸质时代。根据集团型企业档案工作的实际情况，以现代化网络技术为支撑，探讨新闻档案工作网络化管理的创新与应用。

[关键词]新闻档案管理 网络环境 创新与应用

一、网络新闻文档的概念与特征

网络技术的飞速发展和广泛应用，对企业发展产生了巨大的影响，同时对企业管理工作也提出了更高的要求。加强新闻档案网络化建设，是新闻档案管理工作应对科学技术发展形势和适应企业现代化管理现状的必然选择。早些年，我们的新闻档案一直以纸质形式进行传播和保存，然而，随着集团新闻事业的发展，档案数量急剧增加，档案管理工作的难度随之提高，传统的工作方式和方法已显落后，无法满足现代新闻档案管理的需求。

无论是传统的纸质新闻档案，还是先进的网络新闻档案，目的都是为了方便人们查阅、观看文章。传统的手工管理模式封闭而松散，传播范围具有局限性，伴随新闻档案数量的增加与管理难度的提高，继续采用纸质化的手工管理模式，必将影响新闻档案管理工作的效率。此外，传统新闻档案多为纸质印刷品，对保存环境要求比较严格，不能受到潮湿环境影响，且长时间的保存可能会导致新闻字迹变淡，不容易被识别。新闻档案存放入计算机中后，受到环境的变迁影响比较小，在保密系统的“监护”下，也不容易丢失。

另一方面，网络时代任何的变化都是一瞬间，新闻也是，更新速度的，新闻的筛选工作非常的重要。由于时间比较紧张，所以难度也很大，这样会增加网络管理的难度。以前的传统媒体只能记录一些文字，或者拍一些照片，这样的传播方式不能让阅读者了解其中真正的寓意，随着网络新闻的出现，记者在采访时可以录视频，网友们也可以在网上晒自己喜欢的小视频，如此令阅读者能更直观的了解新闻的主旨。

二、网络新闻档案的价值

由于现代高科技的出现，信息技术和网络时代的发展，才会逐渐出现网络新闻档案。网络新闻档案是传统新闻档案随着社会创新和发展的结果。这样的创新不仅带动了新闻事业的发展，还提高了新闻档案的使用价值和重复利用的次数。新闻档案是记录当时当刻最新发生的事情，让人们去了解这个社会在发生着什么样的变化，也在记录时代的发展，如果没有新闻的记录，我们不可能会知道以前发生过什么，以前的故事。新闻档案记录的，不仅只是单一事件，还凸显着这个社会当时所处的生活背景和经济状况，新闻文档报道的一些国内外的事件，还可以让我们了解到世界的情况，以及各个国家的政治面貌等情况。

新闻档案会随着时代的发展更能凸显他所存在的价值，让我们了解实时，还可以让以后的人知道现在所发生的历史。就这样，文化通过新闻的形式传递下去，这也是一种对文化的传承。新闻档案还具有一定的借鉴作用，例如一个新闻工作者将他以前写过的文章拿出来翻阅一下，就可以找到自己以前在写文章中有什么失误，并且找到改正不足的方法，这以后才能写出更好的文章供人们阅读。并且工作人员还可以通过阅读以前的新闻文档，找出这其中最能被观众接受，观众喜欢阅读的文章，或者是一些跟新换代特别快的文章，这为新闻产业新颖度和质量都有很好的保证。

电子稿件在真实性与准确性方面的要求是非常严格的。首先，在电子稿件的生成阶段就必须要严格监管，做好每一项操作的相关记录，一旦出现了问题，能够及时采取补救措施。其次，建立科学的认定方法与严格的认定手续，明确检查的要素，在电子文件的生成过程中由于版本不同，可能会造成一定的流失，因此，必须要严格审核，避免档案出现不完整或者软件不支持的情况。第三，各个负责人必须要保证档案的质量，设置档案处理的权限，保证档案的真实性与保密性，同时要提高交接流程的审核力度，保证档案的准确性。第四，新闻事业单位要建立起鉴定的程序与规则，使其作为工作流程纳入到相关的管理环节之中。

三、电子稿件归档方式和途径的选择

（一）借助计算机信息管理网，开通电子稿件归档专递网线

网络新闻时代的开启，新闻稿件被编写完上传到网络上以后，要通过几个部门的联合配合，才能将新闻稿件归档，首先经过专门的采编部门进行修改和挑选，然后采编管理部门和档案管理部门之间建立一个档案管理专递，这样就节省了两个部门之间的传递所浪费的时间，和一些不必要的传递环节。通过这个专递，两个部门就可以共同配合将新闻档案归档。

（二）选择新闻档案信息的汇集点，由技术部门与采编信息管理部门负责归档

信息化的网络世界对于新闻档案是有很多的好处，但是网络信息化，其中的信息也是非常的多，这些信息如果没有一个好的管理方法，就会错综复杂，想要找到想要的文档非常的不容易，所以一定要制定一个对网络信息有效的管理方法。网络技术部门要结合信息采集部门，一起合作，制订一份电子文档的汇集点。

（三）网络移交的具体途径

网络移交的途径有两条：一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，并利用网络技术向档案部门传输。可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过归档专用子系统传输给档案部门。

档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了归档单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，是成为电子文件信息的汇集点，具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存價值的电子文件归档，无疑是最佳的归档途径之一。

四、电子稿件的收集

（一）确保不同电子文稿格式的统一性

随着媒介融合的趋势不断深化，为了方便电子稿件的管理，文字形式、视频形式、语音形式、图片形式等各种形式的新闻稿件，都要用统一的文稿形式进行保存归档，通常要运用相关的软件对这些形式进行管理和转换，这样的收集形式比较容易对收集的信息好管理。在以后的查询和寻找的时候也比较方便、快捷。以下就是在电子文稿格式转换中经常用到的格式：音频文件的通用格式是MAV/MP3等。视频和一些超媒文件的通用格式是MPEG、AVI等。扫描型电子文件的通用格式是JPEG、TIFF、PDF还有一些非通用格式，应该把电子文件转换为通用格式。本文文件的通用格式是XML、RTF、TXT并注明文字处理工具。

（二）确保电子稿件的真实性、准确性

因为网络新闻的传播速度快，范围广，经常会出现一些不法分子传播的一些虚假新闻，欺骗阅读者，所以在网络新闻文档在正是的发表前，新闻人员一定要遵守自己的职业道德，收集真实可靠的新闻事件，在编制时保持客观性，对新闻进行实时跟踪，确保新闻的真实性。而且交接程序的审核工作可以使档案更加准确。

（三）确保电子稿件收集的时效性

网络新闻文档的更新速度非常快，新闻部门在网上发表新闻文档的时候，一定要保证新闻的新鲜度，只有文章新鲜不过时，网友才会对他充满好奇心，才会愿意打开文档去阅读。但是有的一些文档是需要长时间报道，并且是分专题报道的长篇文档，这样的文档为了保持阅读者的兴趣，一定要分时间段去收集以便保持文章的时效性，并且这样的文章一定要及时备份，不然设备出现问题或者因为操作者失误，没有及时保存会删除，就会造成不必要的麻烦，所以及时备份就会 减少失误所造成的损失。

新闻档案不单单是一个记录，还是历史研究的重要文档，对人们和国家都非常的重要，所以无论任何时候国家都在支持着新闻事业的发展，现在新闻事业也开始了网络化的新时代，新闻档案的重要信息都保存在网络上，所以网络档案的管理要不断跟随时代的发展创新。在网络新闻时代，不能只依靠科技的发展，更要真正地去认识网络新闻档案的管理优势，并且结合高科技的技术，将这种管理的优势发挥到最好，反过来推动新闻事业的发展。