大数据时代背景下的档案管理探讨

吕文杰

摘 要：本文从大数据背景下某档案管理案例分析入手，探讨了大数据时代背景下档案管理机制的转变，并提出了大数据时代背景下档案管理效率提升的路径，旨在为广大同行提供有价值的技术建议，以供参考。

关键词：大数据时代；档案管理；转变；对策

引言

随着信息技术的不断发展，我国迎来了大数据时代，人们的生活方式和思维模式都在受到大数据时代的影响，对于档案管理工作也产生了很大的冲击，档案管理部门需要在实践中认真思考并且积极探索，只有建立有效的资源保护机制，才能保证管理业务流程顺应大数据发展需求。在对管理结构和管理框架进行信息和数据分析的基础上，要对管理模式和管理技术手段进行有效整合，提高档案管理部门的行政职能水平，提升管控机制和业务指导水平，确保整体档案管理框架符合实际发展需求，从而顺利提升档案管理项目的实效性，有效融合大数据机制，实现整体档案管理项目技术框架的升级。

1.大数据时代背景下档案管理机制的转变

1.1大数据时代背景下档案管理体系的转变

在大数据时代，最明显的变化就在于档案数量的增多，且整体档案服务项目的质量和要求也在不断提高。传统的档案管理机制已经无法满足现代化管理的实际需求，这就需要相关管理人员提高项目认知，在传统管理结构之上建立更加多元化的基础理论，从而保证大数据档案管理框架和管理体系的完整度。第一，要建立有效的大数据观念，建立有效的定量评估标准，对阈值进行综合分析。第二，要建立有效的大档案观，将数据转化成档案，从而建立有效的数据管控和处理机制。在大数据时代背景下，将一切信息进行归档已经成为可能，管理人员能将档案的范围扩散到最大，实现整体信息档案和管理机制项目的综合处理，确保数据的及时抓取，从而实现档案结构的多元化发展，确保档案项目能具备应有的价值和数据有效性。第三，要建立有效的大服务观，提高数据结构中技术的革新结构，确保整体计算机服务项目中计算机信息的完整度，实现综合服务结构，提高档案管理的管理价值。

1.2大数据时代背景下档案资源体系的转变

在大数据时代背景下，建立档案管理机制能确保档案数据的来源和内容更加丰富。前者主要是针对档案系统中的信息管控，借助大数据的技术手段，能提高档案收集的实际价值，确保档案数据更加网络化以及社会化，提高档案项目的管控机制，建立有效的档案管理也是为了助力相关企业对数据进行整合。后者是借助档案数量提高档案管理质量的管控机制，确保档案管控价值和管理力度的强化，从而提升大数据结构的有效性，促进数据的海量规模得到有效实现。特别是在档案管理过程中利用异构化数据，能保证档案数据价值密度的提高。

1.3大数据时代背景下档案利用服务体系的转变

传统的档案管理项目只是针对固定的部门，其中主要是企事业单位、公务员以及公职职工，档案的数据和信息量非常巨大，但是收益群体较为集中。在大数据时代，档案管理项目的需求和对象更加完整，档案管理项目更加倾向于人民群众服务，并对城市发展以及市民提供相应服务，要实现建设智慧城市的目标。

1.4大数据时代背景下档案安全保障体系的转变

在档案管理项目建立过程中，最重要的参数因素就是要保证管理结构的安全性，需要管理人员提高安全认知意识，建构更加有效的管理措施，确保整体管理效果能符合实际需求。传统档案管理项目中，人工处理会存在很多人为失误，这就会对信息数据的保管造成影响。而大数据管理结构中，数据由后台进行即时管理和操作，改建中的档案管理项目在保管条件以及应急处理方面也存在一定优势，能保证对不同类型档案进行综合保管。

2.大数据时代背景下档案管理效率提升的路径分析

2.1强化资源聚焦力度，保证档案管理资源体系完整。

在大数据时代背景下，要对档案管理项目进行综合管控，确保档案资源项目的工作开展机制符合档案管理的需求。特别要注意的是，在对档案资源建设方面，要保证馆藏结构和服务机制顺应企业发展需求，确保工作项目符合实际发展需求，建立完整的档案管理措施，以服务经济社会的发展需求，也能为广大人民群众提供服务路径，实现数据时代半结构数据和非结构化数据的综合管控，实现档案资源管理能力的综合提升。

2.2创新档案管理服务，实现服务体系升级。

在服务项目建立过程中，要对整体管控措施和管理结构进行分析，确保服务体制的优化，实现整体知识服务体系结构健全的目标，有效盘活档案资源项目，也顺利提升档案资源的开放进程，确保企业在大数据时代背景下资源信息数字化战略目标得以达成，提升民众的参与水平和参与热情，一定程度上扩大档案资源的控制结构，并且优化相关管理人员的工作效率。

2.3运行三位一体档案管理机制，强化档案管理的安全性。

在档案管理项目运行过程中，最重要的就是要保证管理项目的安全性，确保整体管控结构和管理项目符合网络环境要求，提高资源安全管理的实际效果。在实际保护机制中，要对物理保护、人防战略、技术防御等方面进行综合管控。其中要着重关注技术防御，要在建立档案信息系统安全保密防护体系的同时，提高大数据存储备份能力。

3.大数据时代背景下档案管理的制度和服务创新

3.1制度创新

如何保证大数据时代背景下档案管理信息系统能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在大数据时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、大数据管理是密不可分的。制度创新要从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度。

3.2服务创新

大数据时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用戶群体越多，对信息服务的要求就越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

4.结语

总而言之，在大数据时代背景下，要建立健全完整的档案管控措施，就要根据实际情况提高管控手段和管理机制，确保档案管理项目的优化发展。作为档案工作者须主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理，升华管理理念，摆脱困惑，使档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的含量。

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