基于移动终端的高校档案管理信息化系统建设探讨

窦莉

摘 要：随着计算机信息网络技术和数据库技术在档案管理方面的应用，基于移动终端的高校档案信息化建设成为档案工作进一步发展的必然趋势。本文就高校档案管理信息化建设的主要内容及完善和落实档案管理信息化的关键问题进行了探讨，提出建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统的必要性。

关键词：高校档案管理；信息化；移动终端

1引言

在科学技术迅速发展的今天，档案管理数字化与网络化已成为一种必然的趋势。随着移动通讯设备的不断丰富，特别是在高校，笔记本电脑和智能手机相当普及，很多地方都可接入移动互联网，这就为基于移动终端的高校档案管理信息化建设奠定了基础。

高校档案管理信息化是学校管理工作的重要组成部分。高校档案管理的信息化建设对于促进高校档案的改革创新具有十分重大的意义，做好档案管理信息化建设的工作，也是高校的重要工作之一。[1] 特别是开展基于移动终端的高校档案管理信息化建设的研究，是当前高校教学和科研的需要，它将为其他行业的档案管理提供参考和借鉴。

2高校档案管理信息化建设的主要内容

高校档案是指：“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。[2]

高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安全保障体系等四个方面的建设。[3] 学校应把加快高校档案管理信息化建设的步伐这个问题提到议事日程上来，主要应从以下三个方面考虑。

2.1配置相应的专用硬件设备

目前高校对于档案管理信息化建设硬件方面的专门投入相对来说很少，一般都是与学校的网络建设同步，因此，用普通或低档计算机作为档案管理服务器的情况非常普遍。计算机仅作为存储和上网工具使用，且一体化进程缓慢，这对档案管理信息化的建设速度造成了制约。

档案管理中的电子文件等数据不仅要在本地存储和备份，而且还要进行异地备份，为确保其安全性，要求硬件配置完善，因此要使用专用的硬件设备专门存储或备份电子文档，从而达到通过专门的相关硬件设备进行发送和接收档案管理信息。

同时，要安装网络防火墙，进行内网和外网隔离，对访问进行控制和文档加密，对用户访问进行认证等，以确保档案信息传递的安全。

2.2建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统

依据《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规，将学校已有的电子文件和各单位档案部门提供的档案按类归档，并及时录入相应的数据库系统，这样不仅能够避免资源的流失，而且还能进行资源整合。通过计算机信息技术、网络技术和数据库技术对档案资料加以科学整理和分类，实现档案的数字化管理和快速查询，建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统，以方便用户用笔记本和手机进行访问。

2.3开通检索服务

在组织上、技术上和人员上做好准备，设立专门档案服务中心，为各单位提供所需的档案信息，同时提供多项并高效的规范和标准化的服务。

做好档案网站的建设，使之操作简便，易于推广和维护；管理界面友好并具有多种查询功能；内容可及时更新，并可修补漏洞；具有较高的兼容性。

3完善档案管理信息化落实的关键问题

为了加快高校档案管理信息化的步伐，应做好两个方面的工作。一是加强档案管理人员的培训；二是制定相应的规章制度。

3.1加强档案管理人员的培训

在基于移動终端的高校档案管理模式中的信息化建设

中，会遇到许多新技术和新问题。就目前从事档案信息化管理人员而言，有相当一部分人员的知识水平和能力跟不上其建设速度。因此，高校应当加强对档案管理人员的培养和教育，使其能够充分掌握相关的操作技术。[4]

3.2制定相应的规章制度

合理而科学的规章制度是完善和促进档案管理信息化落实的关键。[5] 目前，档案管理制度的不完善使得档案管理存在档案信息不完整、查询比较困难的情况，这不仅影响了档案管理的效率，同时也使档案管理应有功能的发挥受到了影响。制定相应的档案管理规章制度，并给予具体的指导是非常必要的。

3.2.1对档案工作进行必要的约束

明确档案管理过程，制定档案管理相应的详细流程，进行标准化管理。

3.2.2责任到人

建立档案管理责任制度，将管理责任落实到每一个档案管理人员身上，提高档案管理的水平和效率。

4结语

纵观高校档案工作的发展，开展基于移动终端的高校档案管理模式中的信息化建设是非常必要的。在今后高校档案 管理中，配置相应的专用硬件设备、建立基于移动终端的高校档案管理信息化系统和开通检索服务是其主要的建设内容。加强档案管理人员的培训和制定相应的规章制度对档案管理工作给予约束和具体的指导是刻不容缓的工作。

参考文献：

【1】贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报.2015，31（1）：181-182.

【2】吴亚平，高校档案管理信息化建设的问题与对策[J].科教导刊.2015（3）：17-18.

【3】许惠玮.高校档案管理模式中的信息化建设[J].卷宗，2013，3（11）：42-43.

【4】权宝.新时期高校档案管理信息化建设研究[J].卷宗，2015，5（7）：61-61.

【5】冯玉成.高校档案管理信息化建设方案探讨[J].内蒙古电大学刊，2015，（1）：97-98.

天津市档案局科技项目，项目编号2016-R-05