图书馆采编业务外包风险及控制研究

张华

关键词：图书馆；采编业务；外包风险；控制策略

摘要：采编业务外包已经成为现代图书馆的一种新型管理方式，具有弥补图书馆人力资源不足、提高工作效率以及降低成本等众多优势，被广泛地推广和应用在现代图书馆管理工作中。但是，从近几年的采编业务外包具体状况来看，图书馆采编业务外包存在许多风险，不利于采编业务以及图书馆的健康和可持续发展，这就要求采取各种针对性、有效性的控制对策，尽可能降低负面效应，提高采编业务外包质量。文章分析了图书馆采编业务外包的优势与风险，并提出了相应的风险控制对策以供参考。

1.背景

业务外包是20世纪80代源于工业企业的创新经营管理模式，目的在于提高效益和降低成本，19世纪20年代业务外包被应用在西方国家图书馆管理中，国内最早提及图书馆外包的文献为朱复成2000年发表的《美国图书馆业务外包的得失及启示》。21世纪初期，国内一些图书馆开始尝试将采编业务外包给书目或者数据公司，集中力量做好更深层次、更广泛的文献服务工作。我国图书馆采编业务外包已经有十余年的发展与实践，并且被大多数的图书馆所接受和使用。但是，经过多年的实践，在取得一定成果的同时也暴露出了许多问题，如何控制采编业务外包风险已成为图书馆界广泛关注的热点话题。2013年1月，笔者在百链平台搜索有关采编外包或编目外包的期刊文献共计413篇，其中与采编外包风险、编目外包风险相关的期刊文献总共152篇。统计显示，2005年以前关于采编外包的文献数量相对较少，我国图书馆采编业务外包还处于起步阶段，2005年后期刊论文数量不断增加，同时质量控制与风险控制也成为热门话题。

2.图书馆采编业务外包的优势分析

2.1弥补图书馆人力资源不足的缺陷

以图书馆分编加工为例，对于正式员工，员工的最低工资+福利至少2万元。在市场经济背景下，为了提高竞争力，许多公司为图书馆提供了一条龙服务，原属于图书馆的工作转移至外包服务机构，为图书馆节省了大量的财力与物力。图书馆采用采编业务外包，能缓解人力资源不足的问题。

2.2提高工作效率

硬件是评价图书馆的重要指标之一，图书馆升级时需要采购大量的图书，这在很大程度上增加了图书馆的工作量。通常情况下，新书从购买、初加工、典藏上架到和读者见面，大概需要25天甚至更长的时间，图书馆工作人员本来就少，这么大的工作量，会导致图书出现积压待编的现象。在现阶段，知识更新速度非常快，图书积压待编时间过长，会导致图书失去相应的阅读价值，特别是科技性较强的图书。如果采用业务外包的方式，将这些工作交给外包企业去做，就能显著提高工作效率，节省大量的时间。

2.3降低成本

书商采用的是规模化经营，采用数据一次编录、多次利用的方式，能够有效降低数据成本。如果书商没有提供数据，以一年分编3万种图书的图书馆为例，图书馆自身从编目中心进行套录，费用大约为600元，再加上磁条（每个磁条的价格为0.11元左右）等费用，图书馆每年要花费1万元左右。

3.图书馆采编业务外包风险分析

3.1来自承包商的風险

图书馆开展采编业务外包时，首先需要选择合适的承包商，综合考虑承包商的市场竞争力、社会影响力、信誉以及资本等，在对多个承包商进行对比和分析之后，选择最优目标。但是，在实际工作过程中，因为承包商信息不全面、战略目标不一，给图书馆采编业务外包带来很大的风险，具体表现在以下几方面。

3.1.1信息了解不全面。图书馆对承包商信息掌握不全面，这是导致风险发生的直接原因。许多图书馆和承包商洽谈采编业务外包时，没有全面了解承包商的资金、资源以及技术水平等信息，还有部分承包商为了获得利润故意虚报信息。当采编业务外包后，图书馆难以控制承包商的行为，导致出现供货不及时、质量降低等问题。

3.1.2战略目标不一致。由于图书馆和承包商的性质不同，二者的战略目标也存在一定的差异。图书馆为公共机构，以服务读者为目标，而承包商的目的在于获得利益的最大化。在利益的驱使下，许多承包商为了获得高额利润，会采用偷工减料的方式，这将严重影响所加工图书的质量，出现如印章不清晰、磁条粘贴不标准等情况。上述问题的存在，增加了采编业务外包的风险，同时还严重影响了图书馆的服务质量。

3.2对图书馆人力资源建设造成的风险

3.2.1人力资源配置风险。当图书馆采编业务外包后，图书馆一部分从事著录、分类以及采访等工作的采编人员失去原来的职位，面临重新配置的风险。一旦采编业务外包，采编人员会失去原来的工作，他们会觉得长期累积的著录、分类以及采访知识不再有用，产生强烈的失落感，工作热情较低，降低了工作质量。

3.2.2业务能力削弱风险。图书馆采编业务外包之后，图书馆采编人员很少甚至不再从事原来的工作，编目人员的工作转向图书编目数据的检查、加工以及典藏，采访人员多从事图书的验收。长此以往，他们的著录、分类以及采访等工作能力将降低甚至丧失。

3.2.3削减采编人员学习与创新能力的风险。图书馆非常重视采编人员的学习与培训，经常对他们进行编目、采访以及著录等方面的知识培训。但是，采编业务全部外包之后，采编人员将失去学习与培训的机会，长此以往，他们会丧失学习新知识的兴趣和动力，创新能力也将逐渐减退。

3.3外包数据监管风险

图书馆采编业务外包最主要、最直观的风险就是难以保证质量，技术人员在进行编目和查重工作时，需要编目人员对图书和加工的数据进行一一对照，及时、准确地发现问题，并采取有效的措施进行处理。但是，如果数据是在外地加工的，那么编目人员将无法对实物进行核查，只能通过外包商的反馈信息或参照其他图书馆的OPAC数据进行审校，难以保证数据的准确性和真实性。数据外包常见的错误包括：光盘破损、图书破损、图书加工手工错误、分类粗浅错误以及专业设置错误等。

4.控制图书馆采编业务外包风险的有效对策

4.1控制承包商风险的有效对策

4.1.1根据实际状况，采用不同的合作方式。对采编人员素质水平高、供货能力强以及经营状况好的承包商，应该采用委托的方式，将图书馆的采编业务委托给他们，在条件允许的状况下可以提高承包商的支付费用。如果承包商采编人员的素质水平较低，则应该采用合作的方式，由承包商的采编人员和图书馆的采编人员进行合作，在工作过程中对承包商的采编人员进行培训，直至合格为止，这样既能够提高采编质量，又可以少支付费用。

4.1.2创建承包商和图书馆之间的互信机制。图书馆与承包商之间应该相互尊重、相互沟通、相互信任、相互协调，建立长期战略合作关系。图书馆应该向承包商介绍服务中心、馆藏特色以及购书经费等状况，以便于承包商采用相应的策略对工作方向和方式进行调整。承包商也应该向图书馆说明自身的经营状况、信誉状况以及采编人员的素质水平等。同时，当彼此遇到风险时，双方应该加强沟通和协商，尽可能降低风险造成的影响，而不是采用报复、惩罚等方式破坏长期合作关系。

4.1.3签订书面合同。现阶段，图书馆采编业务外包通常为图书采购合同的附件，并没有正式签订合法的合同，甚至有的只是口头协议。双方的权利、义务不清，一旦发生纠纷，很难找到依据。因此，图书馆在选择采编业务外包商时，必须与承包商签订書面合同，合同内容包括：①发包主体和承包主体。如果双方不是独立主体，则上级主管部门为主体。②双方的义务与权利。③合同终止。合同规定的内容全部完成，合同自然终止；合同不能正常履行，双方通过调节或者协商继续履行，直至合同终止；合同不能履行，双方通过司法程序终止。

4.2控制图书馆人力资源建设风险的有效对策

4.2.1合理配置图书馆人力资源。当采编业务外包后，图书馆编目、采访部门的工作重心发生了变化，需要对上述两个部门的人力资源进行重新配置。采访人员从原来繁重的图书检验工作中解放出来，将工作重心转移至图书访问与选择方面，这样采编人员依然有充足的时间进行书目介绍和研究，有足够的时间进行读者需求和习惯的研究。同时，编目部门还应该保留一部分人员从事分类、著录等工作，保证图书馆采编人员的编目能力。

4.2.2合理地选择外包项目。图书馆应该把控大局、科学规划，合理地选择采访、编目业务外包项目，只能将图书流水号、馆藏章、磁条包夹以及图书购买等工作承包给书商，保留访问、选择和查重等工作，坚决防止将全部采编业务外包给书商。

4.2.3加强对采编人员的业务知识培训。人才是保证图书馆采编业务外包顺利、有序运行的关键因素，这就要求图书馆增加对外包技能人才的投资，既应该提高图书馆工作人员著录、分类以及发放等方面的知识，还应该对他们进行网络技术、信息技术以及计算机知识和技术方面的培训，逐渐实现采编业务外包工作的良性发展。

4.3创建完善的监管机制

为保证图书馆采编业务外包能够顺利进行，图书馆必须做好对外包商的监督和管理工作，创建科学、完善的监管机制。监督机制的创建应该从采访、查重、技术加工、编目、验收以及人藏等方面进行，同时做好上述所有环节的监督和评估，此外还要对外包商的出错频率、到书率、工作精确程度、数据准确率和订单处理能力等进行全面的检查以及监督。图书馆对工作中遇到的各种问题进行实时反馈，能够有效提高承包商的服务质量，强化其履行合同义务的能力。

5.结语

综上所述，虽然采编业务外包具有许多优势，但是采编业务外包也存在承包商风险、人力资源建设风险以及监管风险，如果不能及时采取相应措施进行处理，将严重影响采编业务外包质量，造成严重的负面影响。因此，图书馆应该加强对采编业务风险的研究，并采取有效措施进行处理，使采编业务外包能够取得更好的发展。