档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

吴绍云

摘 要：当前，伴随着国家经济建设的全面发展，企事业单位也在进行着机制改革，档案工作的管理体制和运行机制也要根据时代发展进行改革与创新。本文从档案与档案管理理论入手，找出档案工作管理体制与运行机制存在的问题，并就如何改革与创新提出目标和方向以及具体对策，供业界参考。

关键词：档案工作；管理体制；运行机制；改革；创新

档案工作是企事业单位工作中的一项重要工作，档案管理工作能从侧面反映出一个单位的管理水平和工作业绩，特别是一些历史悠久的单位，做好档案管理工作不仅可以较好的保存历史，更是对设计未来发展规划时的一个重要参考。因此，越来越多的单位都认识到做好档案管理工作的重要性。但是，在日常的档案管理工作中，管理体制和运行机制还是存在各种各样的问题，从一定程度上制约了单位的发展。因此，对档案工作管理体制和运行机制进行改革和创新迫在眉睫。

1 档案与档案管理

“档案”最早出现在明朝末年，是对历史进行记载并且保存起来的文件，隨着社会的发展，档案也发展成包括声音、图像等多种形式的载体。其主要作用是为了作为对历史的真实记载，以备后人查询，体现在以下几个方面：一是可为单位提供查询考究的凭证；二是可作为素材进行宣传、研究等；三是可通过对档案的查询为单位的未来发展提供遵循。

根据国家有关部分的规定，档案工作是由各地的档案事业管理单位分层管理，各单位根据相关规定，制定本单位档案管理办法。档案管理主要分为两部分：一是由专业人员对档案进行收集、保管、整理等工作；二是对档案里信息进行处置管理，主要工作是对信息进行录入、储存、核对、归档和输出等。做好档案管理工作带来的效益并不是立即显现的，而是在通过不断的积累后，发挥其历史记录功能，为将来查阅提供方便，其效益体现具有延时性。

档案工作的管理体制与运行机制是相互依靠、相辅相成的，具体体现在以下几个方面：一是档案的管理方面。管理人员要对全宗档案进行细分，根据档案的来源、事件、内容等进行若干类别的区分，并进行编录整理；二是保管档案方面。单位通常都设立了专用的档案库或档案室进行档案的保存；三是档案鉴定方面。通过档案内容和时间、名称、价格等对各种档案进行保存年限的确定，再整理成册进行保存。

2 档案工作管理体制与运行机制存在的问题

（一）对档案管理工作认识不深刻

当前，很多单位的档案管理人员对于做好档案管理工作和如何运行认识不到位，只是单纯的做好档案的收集，不能将档案管理工作与单位长远发展、健康发展紧密联系，没有认清做好档案工作的极端重要性，以至于档案工作只是满足于完成日常业务工作。还有的单位领导同样存在认识误区，他们往往对人事或组织及财务工作管理力度较大，而忽视了对于档案的管理工作，忽视了档案管理在单位发展中的重要作用，没有意识到档案的材料是一个单位的重要信息来源。久而久之，档案管理呈现出应付的状态，也就也就无法提升单位档案管理工作科学发展，失去了推动单位经济建设和长远发展的一个重要

法宝。

（二）档案管理制度不健全不完善

结合国家档案管理相关文件，各单位基本都制定了自己的档案管理制度，但是还有很多单位存在制定不健全不完善的问题。有些单位档案管理是分散式的，即科研的档案归科教管；人事档案归人事处管；业务档案就由各业务科室自行管理，这就行成了一个单位多部门管理档案的混乱格局。管理体制不健全，直接影响了档案工作的运行流程，落实也就无从谈起，导致延误了工作。尽管有些单位已经意识到这一情况并做出努力，但是呈现的是，有一定的管理规模，却和单位的发展未有效衔接，各部门分散的管理着自己部门的档案，或者设立档案室后，未形成一系列查阅、登记等制度，没有形成管理规模，不能做到系统、准确的对档案进行管理。

（三）档案管理人员整体素质有待提升

从事档案管理工作，首先就具有一定的政治素养和理论知识，了解和熟悉国家档案管理的相关法规和政策，懂得如何进行档案管理。同时，随着社会不断发展，信息化、办公自动化进程也在不断加快，档案的存在方式发生了很大变化，电子档案已悄然出现在人们的视野中，其易于复制、编辑等特点使得传统的管理方法已经适应不了现化化的要求，对档案的管理提出了新的挑战。然而，档案管理工作者的整体素质还有待提高，其真正专业人员偏少，从业人员受过系统专业的档案管理培训特别少，有些工作人员专业水平和业务能力较差，从事手动档案管理工作者较多，利用信息化手段进行管理的人员较少。有些单位将单位的一些老同志、生病的同志安放在档案管理问题，还有一些专业的档案工作者并不愿意从事档案的管理工作。

3 档案工作管理体制和运行机制改革的目标与方向

当前，我国档案管理体制有力的推动了档案事业的不断发展，在日常管理、考评考核等方面发挥着重要的作用。但是，随着国家“全面深化改革”号角的吹响，社会经济体制和发展进程都在加速推进，以往档案管理工作的“条块分割”、“局馆合一、政事合一”、私营企业及个人档案管理等弊端逐渐显现，成为了档案管理体制的重要阻碍，急切需要进行管理体制和运行机制的改革与创新。其目标就是要建立一套科学完善的管理制度，使之更好的为社会主义市场经济体制有服务，助推单位的全面发展。改革的方向应瞄准以下几点：一是市场化。行政改革的主要方向就是市场化，必须探索出和市场经济体制相协调的档案管理体制和运行机制。二是法制化。党的十八届四中全会提出，全面依法治国，加快法制化进程，档案管理也应遵循法制化方向，坚决摈弃档案管理工作中出现的有法不依，有规难落实的现象，强化管理监督职能，强化档案法制化思想认识。三是信息化。办公自动化、信息化已经取代了传统的纸质化，大数据被应用到了社会发展的各行各业，档案工作要丰富管理手段，就要瞄准信息化进行改革创新，大力推崇信息化建设，将档案工作由自闭封闭型转向全面开放型。

4 档案工作管理体制和运行机制的改革创新措施

改革创新不是一句口号，需要档案管理机关、企事业单位领导、档案工作人员齐心协力，拿出“大刀阔斧”的勇气，敢于向习惯叫板、向传统开刀，摈弃惯性思维，真正推动档案工作管理体制和运行机制的改革创新。

（一）转变认识，将改革与传统良性结合

单位领导应高度重视档案管理在单位建设中的重要作用，从顶层设计中把档案管理工作提上议事日程，增强工作的事业心和责任感，可成立单位档案管理领导小组，具体负责档案管理的开展，并择机召开档案管理形势分析会，总结经验和不足，及时查找出问题隐患，改进工作方法。可以在单位中挖掘宣传档案管理工作中的优秀人物，发挥他们的“辐射”作用，引导全体人员认识到档案管理的重要性，以带动单位档案管理工作的发展。同时，树立创新思维，将创新与原有传统良性结合。创新并不是盲从的，而是要立足于原来的基础，总结档案管理工作好的做法和经验，对此进行深入的总结研究，找出工作中的瓶颈因素，继而寻找改革和创新。

（二）完善档案管理制度，实施技术创新

随着科技的发展，档案管理方法也要随之不断提高，必须形成相对应的科学的档案管理体系，建立起健全的档案管理制度。比如建立档案利用、归档和收集、保管等等，做好档案资料的保管期限和归档等制度。单位可将这些制度纳入岗位考核和日常考评中，做好隨机的考核和总结，真正把制度落到实处，推动档案管理工作的全面发展。同时，应加大技术创新，推动档案工作信息化管理，把现代信息技术、计算机技术和通信技术运用到档案管理的保存、处置和管理中，提高工作效率。当前，传统手工操作已远远达不到档案管理工作的要求，单位应建立自己的档案管理数据库，利用网络及办公自动化系统，实现档案资料的系统化、网络化。可在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。也可开展网上服务业务，实现如查询、搜索和评价等功能，打破单位内部间界限，互通信息，从而达到资源最大限度地开发利用，并能为单位管理者提供及时准确的信息。

（三）创新档案工作人员培训与管理

档案保管员的素质高低直接决定着单位档案管理水平的高低，因此，单位要加强档案管理人员的培训。首先，要抓好业务培训，这是提高档案工作者业务和政治素质，完善优化知识结构的迫切需要，也是培养档案工作者对解决档案事业发展中遇到的新问题和新情况能力的需要。不仅要学会相关的管理知识，更重要的是要学习通过科学化、信息化手段来管理档案方法。可通过举办培训班的方式，系统培训档案管理工作流程及相关计算机软件使用，并注重平时工作中的帮带督导，培养档案保管人员发现问题、解决问题的能力。还可采取“请进来”和“走出去”相结合的方法，与先进单位挂钩结对，提高单位档案管理人员的综合素质。

其次，要建立健全的竞争机制做保障。要结合当前人事管理改革，借鉴先进管理经验。对于档案工作者要建立起相应的竞争机制，可实行按岗定薪、定期综合考评等手段促进工作积极性，细化考评标准，并将考评结果与职务聘任、加薪升迁等挂钩，充分体现出人才竞争机制的作用，激励档案工作者积极主动的提升自我修养和能力素质，压力转化为动力，主动适应社会发展和科技进步给档案工作者带来的新要求。

5 结语

综上所述，档案管理是一个单位的重要历史财富和信息源泉，单位领导应高度重视起此项工作的重要性，大力加强档案工作管理体制和运行机制的改革与创新，建立完善起相应的档案管理制度，加强科学化管理水平，努力提高档案管理人员的综合素质，多措并举提高档案管理的科学化水平，以促进单位管理的高效化。

参考文献

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