办公自动化背景下对文书档案管理工作的思考

王明罡

摘 要：在信息化技术的推动下，办公自动化系统在社会中的应用越来越广泛，办公自动化背景下文书档案管理工作表现为许多新的特点，办公自动化与文书档案之间的联系越来越密切。要想进一步加强文书档案管理工作，为事业单位的发展提供更好的服务，就需要深入探索文档一体化管理的有效举措，进一步整合文书档案管理系统与办公自动化系统。鉴于此，本文主要针对办公自动化背景下文书档案的特点进行了系统的阐述，在此基础上提出几点办公自动化背景下加强文书档案管理的途径，仅供参考与借鉴。

关键词：文书档案；办公自动化；措施；发展

作为档案管理中不可或缺的一部分，文书档案能够有效反映领导决策、研究开发、问题处理以及基本建设等各个领域的开展情况，文书档案管理工作的好坏直接关系到事业单位的发展。“互联网+”时代的全面到来，办公自动化系统的发展越来越完善，对文书档案来说，办公自动化的发展不仅是挑战，同时也是机遇[1]。如何应对办公自动化带来的挑战，抓住机遇，在文书档案信息化建设的进程中与办公自动化进行有效的整合，进一步提升文书档案管理工作的效率与质量，就成为新形势下急需解决的重要课题。

1 办公自动化背景下文书档案的特点分析

（一）文书与档案统一管理

文书本身是在各类活动进程中产生的，其本身具有极强的分散性，档案是根据文书对应的性质及一定的规律实施储存的，本身存在较强的系统性。传统理念中，文书与档案之间的联系密切，但其本质却存在巨大的差异性。办公自动化不断普及的形势下，文书与当作年之间的界限越来越模糊，文书均能够根据信息化分类实现检索利用。通过办公自动化，使得所有的文书均能够归纳到相应的资料库中，文书与档案成为有机的整体，真正实现统一管理的目标。

（二）管理效率大幅提升

办公自动化背景下，能够实现数据一次录入、多次充分利用。文书档案管理人员在完成资料编辑、签发以及著录等相关工作以后，只需要利用办公自动化系统就可以进行归档操作，仅仅需要较为简单的操作，就可以直接从文件处理系统转变为档案管理系统，并且办公自动化系统可以为文书档案提供相应的检索途径，检索的过程极为便捷。无论是从归档来看，亦或是从用户检索而言，基于办公自动化的文书档案管理具有极高的效率。

（三）多个部门共同參与

传统文书档案管理模式中，归档管理仅仅需要几个工作人员或者一个部门就能够完成相应的工作，文书档案管理则是以案卷作为基本单位。基于办公自动化，文书档案管理则是以文件作为基本单位，在进行文件处理以后，相应的文件能够通过办公自动化系统直接进入档案系统，相应的归档管理需要档案管理部门、信息技术部门以及其他部门的协同参与，在这个过程中，多个部门能够进行更好的交流、合作，互相之间的联系更为密切[2]。

2 办公自动化背景下加强文书档案管理的途径

（一）档案系统与办公自动化系统对接

事业单位在针对办公自动化系统进行调整设计的时候，档案管理部门应当参与到设计规划中来，防止办公自动化系统相应的文件管理功能与档案管理系统归档存在不兼容的现象。这就需要相应的负责人提前介入，主动与办公自动化系统设计人员进行交流，积极做好整体框架与流程的设计，使得文书档案管理系统能够与办公自动化系统更好的兼容，前期的文书处理与后期归档管理可以进行有效的对接，进一步提升两个系统文件传输的时效性、可靠性、准确性以及安全性。

（二）规范统一文书档案体制标准

办公自动化背景下，要向让文书档案完全融入到办公自动化系统中，进一步保障相关资料的安全性、规范性以及真实性，就必须要制定一套统一、规范的体制、规范，具体而言，主要包含以下几个方面：

1、文档管理

现阶段，许多事业单位仍旧采用文件、档案分开管理的体系，在一定程度上制约了档案管理与办公自动化的有效整合。这就需要事业单位全面规范档案管理体制，采用统一化管理模式，积极利用办公自动化系统，使得各个部门的文件管理能够直接与档案管理部门进行有效的交流、传递，同时通过制定相应的管理制度，使得各个部门之间能够进行互相督促，进一步保障文书档案的合法性、客观性以及真实性[3]。

2、业务流程

文件最初的产生到最后的档案形成需要历经一个流程，文书档案管理要向实现标准化、规范化管理的目标，必须要设计系统的流程管理规定，根据该流程管理规定来开展相应的工作。这就需要事业单位综合参考有关法律法规，同时结合自身实际情况与发展战略，进一步完善文书档案业务流程。

（三）加强文书档案安全管理

“互联网+”时代，信息技术与科学技术日新月异的变化，电子文件与档案信息安全问题已经成为社会各界共同关注的焦点。办公自动化背景下，要想进行文档一体化管理，必然需要高度重视信息安全工作。要想保障电子文件的信息安全，首先需要建立健全软硬件功能设计，综合利用电脑病毒防治技术、加密技术以及防火墙技术等各种技术来保障系统本身的完整性与安全性；其次，完善档案管理安全管理相关的规章制度，综合保密部门、文秘档案人员以及其他机构共同组成档案信息安全保密体系，进一步落实相应的安全保护职责；再者，全面提升相关人员的安全意识，针对办公自动化系统实施规范性操作，定期进行维护，并且需要构建相应的身份认证体系，分别设置对应的用户权限；最后，隔离办公自动化内网与外网，设置两层保护，第一层主要是通过路由器，利用路由器有效过滤屏蔽的服务与IP地址等，选择安全的地址进入到文书档案办公自动化系统，第二层主要是建立认证机制，针对各种网络攻击进行实时监督，全面屏蔽各类禁止内容。

（四）强化档案管理队伍培训教育

首先，事业单位档案管理部门应当加强文书档案管理人员的后继管理工作，通过制定业务考核体系、档案管理人员任免体系、继续教育体系等，进一步提升广大档案管理人员的紧迫感，使其能够主动投入到学习中。其次，事业单位应当综合参考文书档案管理工作的实际情况，制定针对性的晋升体系，在有效调动档案人员能动性的同时，吸引更多的综合素质过硬、信息技术专业能力强的档案管理专业人才，以此来充实档案管理队伍。再者，加大档案管理队伍的继续教育力度，通过主动开展多种类型的教育形式，包括讲座、委培等形式，积极进行档案管理专业知识、信息化专业知识的培训，全面提升档案管理队伍的专业水平、信息化水平，为文书档案管理工作提供更好的服务[4]。最后，建立文书档案管理人员与办公自动化系统相关人员的交流沟通体系，使得双方能够在日常工作中进行更为深入的交流、互动，在互相监督、互相学习、互相帮助的过程中，实现共同提升的目标。

3 结语

综上所述，办公自动化对文书档案管理工作来说不仅是挑战，同时也是机遇。这就需要事业单位意识到办公自动化对文书档案管理工作的重要性，通过档案系统与办公自动化系统对接、规范统一文书档案体制标准、加强文书档案安全管理以及强化档案管理队伍培训教育，使得文书档案管理工作能够与办公自动化进行有效的互动，进一步提升文书档案管理工作的效率。

参考文献

[1]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015，04：90.

[2]常青.档案管理系统与开发的办公自动化系统的数据交换方法[J].兰台世界，2015，20：31-32.

[3]谭捷.高校文书档案管理在办公自动化系统中的实施与研究[J].才智，2014，23：211.

[4]李莉.在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作[J].城建档案，2016，02：51-52.