刍议事业单位档案管理存在的问题及优化措施

刘晓波

摘 要：科技与社会近年来的不断发展，有效带动了我国社会与经济的迅猛发展，而作为社会企事业单位中不可或缺的一部分，事业单位也必然需要做出相应的改变。档案是事业单位管理职能的核心部分，档案管理工作的好坏关系到事业单位的生产经营，如何加强档案管理就成为事业单位急需解决的重要课题。然而，纵观我国事业单位档案管理工作，因为各方面因素的影响，导致档案管理工作仍然存在一些问题函待解决。鉴于此，本文主要针对事业单位档案管理存在的问题进行了系统的分析，在此基础上提出几点优化措施，仅供参考与借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；问题；对策

事业单位档案涉及的内容较为广泛，其对事业单位人才选拔、考核以及各项工作的开展都具有重要的促进作用。将近四十年的改革开放，我国事业单位在这个进程中获得了长足的发展，相应的档案管理工作也日趋完善。在科学技术与信息化技术的推动下，我国生产力水平呈现为持续增长的趋势，而我国国民经济发展速度则始终保障在稳中求进的过程中稳步发展[1]。当前，我国正处于社会发展与经济转型的重要阶段，对事业单位提出了新的要求，档案作为事业单位发展进程中的关键载体，如何加强事业单位档案管理工作就成为社会各界共同关注的焦点。

1 事业单位档案管理存在的问题

（一）管理制度存在缺失

事业单位档案管理制度通过多年的发展，已经形成了一套管理制度，然而随着档案管理工作近年来的不断发展，传统的管理制度显然已经无法适应新形势下的档案管理工作需求。比如，传统档案管理制度中并没有针对档案标号、卷宗标题等进行统一规范，同时针对信息化档案归档也没有进行详细的要求，导致部分档案缺乏统一的卷内目录，并且在归档方面缺乏统一的标准，难以实现共建共享的目标[2]。

（二）对档案管理重视不足

檔案本身的类型非常多，事业单位档案管理涉及的内容也极为广泛。从宏观层面来看，事业单位档案管理工作关系到政府机构各项方针、政策；从胃管层面来看，档案本身涉及到各个事业单位内部的人事档案与文件资料。政府方针政策会对国家发展战略产生巨大的影响，档案管理的重要性自然不容小觑。针对个人来说，档案资料也是极为重要的。然而，因为事业单位领导层本身对档案管理的重视程度不足，过于追求单位的效益，认为档案管理工作本身无法产生直接效益，导致事业单位档案管理信息化、制度化建设缓慢，各项档案管理工作存在严重的滞后性，使得档案管理流于表面形式。

（三）档案管理人员综合素质参差不齐

正如上文所述，但部分事业单位因为对档案管理的认知错误，在档案管理队伍方面不够重视，档案管理人员基本都是以兼职的模式开展管理，大部分档案管理人员本身身兼数职。与此同时，因为缺乏系统的培训教育，档案管理队伍均缺乏相应的专业能力与基础知识，各个事业单位档案管理队伍综合素质参差不齐。由于档案管理人员基本采用兼职模式，只要出现原有岗位调动情况，则会导致档案管理队伍产生波动，人员存在较大的流动性，再加上档案管理队伍综合素质方面参差不齐，事业单位档案管理工作的开展较为混乱。

2 事业单位档案管理优化措施与建议

（一）完善档案管理制度

档案管理是事业单位高效、有序、稳定运行的关键保障，管理制度则是任何单位有序运转的先决条件。要想充分发挥档案管理的作用，必然需要建立健全相应的管理制度，使得档案管理工作制度化、规范化开展，这就需要事业单位做好以下几个方面的工作，保障档案管理工作的有序开展：首先，事业单位综合参考自身实际情况与档案管理工作现状，针对现有的档案管理制度进行有效的整理优化，并积极借鉴企业在档案管理工作方面的成功经验，进一步完善档案管理制度。其次，为进一步保障档案管理制度的有效落实，建立对等的奖罚制度，将档案管理相关的工作纳入到考核指标当中，针对工作能力与业绩突出的人员，不仅需要给予物质层面的奖励，同时还需要提供晋升渠道，在有效明确档案管理人员责任的同时，更好的发挥激励作用。最后，为进一步保障档案管理工作的质量，事业单位应当定期进行核查，通过构建科学合理的审查机制，以便于针对档案进行全面的审查核对，进一步保障文书档案的规范、真实以及完整[3]。

（二）加强档案管理宣传力度

事业单位领导层必须要高度重视档案管理工作，在日常工作中做好带头作用，将档案管理纳入到日常管理工作中来，特别是部分重要的档案管理工作，必须要纳入到日常工作议题当中，在事业单位内部大力宣传档案管理工作，使得各个部门均能够意识到档案管理工作的重要性，更好的配合档案管理工作的开展。与此同时，在事业单位办公会议中，应当适时提出档案管理模式、管理过程中的问题等，针对相关内容进行系统的讨论，共同研究相应的解决意见，使得档案管理工作能够上升到与其他工作平行的地位。除此之外，事业单位还可以组件专门的档案管理负责领导队伍，采用定期与不定期的模式针对档案管理工作情况进行系统的调查，以便于及时发现问题、解决问题。针对事业单位内部提出的一些档案管理可行性方案，领导层需要高度重视，一经采纳则需要给予足够的支持，使得整个事业单位内部能够树立注重档案管理工作的良好氛围。

（三）加大档案管理人员培训教育力度

档案管理队伍是决定事业单位档案管理工作好坏的重要因素，特别是处在“互联网+”时代，事业单位档案管理队伍不仅需要具备系统的档案管理专业知识，同时还应当全面掌握信息化技术，并且还需要具备责任心与思想素质。然而，正如上文所述，因为各方面因素的影响，事业单位档案管理队伍还存在综合素质参差不齐的现象，同时也存在复合型人才，使得档案管理工作制度化、信息化发展受到巨大的影响。因此，事业单位应当高度重视档案管理队伍的培训教育工作，通过以下几个方面的措施，全面提升档案管理队伍的综合素质：首先，事业单位内部应当进一步加大档案管理人员的培训教育工作，在档案管理部门开展多层次、多门类、多体系的专业知识培训教育，综合参考事业单位、档案管理部门以及档案管理队伍的相关需求，同时借鉴档案管理工作未来发展趋势，不断更新、完善档案管理队伍的知识水平。其次，事业单位还需要在内部组织档案相关的业务交流、专题会议，使得各个部门均能够参与到培训教育，进一步加强档案管理部门与其他部门之间的联系，能够在日后的工作中进行更好的协调合作；再者，邀请档案管理领域的相关专家，在事业单位内部进行档案管理知识讲座，进行档案管理发展态势、先进技术以及管理理念等讲解，进一步提升领导层管理水平与档案管理队伍专业能力；最后，注重档案管理队伍的继续教育与引进，在事业单位内部构建人才引进体系，并制定配套的晋升制度，使得档案管理部门能够引入更多的档案管理复合型人才，通过复合型人才带动档案管理队伍进行继续教育，实现共同进步的目标[14]。

3 结语

综上所述，事业单位档案管理工作是一项系统、繁杂的工程，随着我国社会与经济的不断发展，事业单位对档案管理工作也提出越来越多的要求。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，针对当前档案管理工作中暴露出来的问题进行系统的分析，制定针对性的优化策略，通过大胆的探索、积极的尝试，全面提升事业档案管理工作的质量。

参考文献

[1].国家林业局局长张建龙强调：着力提升森林质量 维护国家生态安全[J].热带林业，2016，（04）：1.

[2]董永卫，王超产.以生态文明建设为契机 加快转变森林培育方式[J].农业与技术，2016，（14）：193.