做好规划档案管理工作的研究与探讨

摘 要：档案管理工作的目的在于为国民经济及其各项工作服务提供信息，为城市发展、规划提供正确的决策依据。党的十八大以来，档案管理工作随着经济的发展面临着更多的挑战，也引来了更多的机遇。本文将从档案规划管理的意义和特点为出发点，来探讨新时代下档案管理中存在的问题和解决方法，使其更有效率。

关键词：档案管理；问题与方法；工作探讨

城市规划档案来源于城市规划部门在日常各项业务，是城市规划部门对于其业务的总结与记录，为将来工作的备案资料，既包括城市规划的申请、证件、文件、方案，还包括相关部门的批示、相关会议纪要以及记录这些资料的光盘。所以，如何合理规划保存这些重要的档案，探讨妥善管理这些档案的意义，找出目前管理工作中的问题并解决，才是我们目前工作的中心。

1 规划档案的特点及意义

城市规划档案具有三个主要特点。首先，城市规划档案具有一定的法律权威性。城市规划档案是在相关政府部门依照城乡规划法所形成的关于建筑工程的一书两证的文件以及其他相关法律文件。这些档案汇集了几乎所有相关政府职能部门的相关意见，是土地使用和建设的重要依据，具有一定的法律权威性。在公民办理建筑物产权、产籍证等相关业务的过程中，城市规划档案可以起到法律凭证作用，这是其他的城建档案无法起到的作用。其次，城市规划档案的具有客观真实性。城市规划档案在相关文件上明确了城市建设工程的造价、功能、面积、性质、建筑单位等相关信息，是城市建设工程的最为客观和直接的反映。通过相关政府部门批复后的建筑工程是需要根据相关文件证明进行验收和监督的，只有满足规划档案要求的城市建设工程才是最为合格的。最后，城市规划档案内容具有广泛性的特点。城市规划档案的主要内容既包括兼职工程的报建、广告招牌、建筑功能，还包括规划的建设单位、建筑类型等信息，内容十分广泛。

城乡规划档案是我国长期城乡规划建设中形成的宝贵历史资料，做好城乡规划档案管理，对于推进城市化进程，促进城乡规划管理水平的不断提高有着重要的意义。

2 规划档案管理工作中存在的问题

当前城市规划档案管理工作中还存在较多的问题，主要包括：档案整理、归档的问题，档案利用率低，管理水平低下，信息水平较低，档案管理专业人才不足等。档案整理、归档的问题，规划档案在整理、归档过程中普遍存在遗漏，相关内容记录不准确，图纸缺页、破页，批复材料不健全等问题。档案利用率低，由于规划档案管理机构对规划档案的重要性重视程度不够，相关部门对于规划档案的查阅次数十分少，从而造成规划档案的利用频率、调档、查档、阅档等指标低，难以发挥档案作为工作和记载重要信息抓手的作用。管理水平不高，镇区规划档案管理水平低、分类不科学、上架不整齐、存放不规范，随意存放，没有制定规范的管理流程和调、查、阅档程序，调档、查档、阅档随意性大。信息水平较低，在镇区规划档案管理部门，特别是镇区政府部门，完全采用计算机管理档案、实现档案管理信息化操作的不多，目前依然采取传统的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制约了档案管理的效率和利用效果。.档案管理专业人才不足。新形势下，规划档案管理需要专业的档案管理人才。但当前规划档案管理工作人员大部分是业余的或者是年龄比较大的干部，年轻干部对档案管理工作不专业、不上心，不尽心，档案管理人员逐渐流失，镇区规划档案管理发展举步维艰。

3 提升规划档案管理水平的方法

3.1 坚持服务优先的理念，创新管理服务机制

城市规划档案的自身三个特点要求相关档案管理人员必须具有一定的创新精神，开拓相关服务领域，充分开发城市规划档案的作用，为整个城市的发展提供指导与依据。档案管理人员在思想观念上要与时俱进，不断学习新方法新理念，从而摒弃掉陈文旧规，改善管理方法和服务方式，加强档案管理人员的服务意识，从而积极地提供档案的重要服务性能，发挥规划档案的自身价值，为城市建设与发展提供实质性的服务。此外，档案管理工作需要简化利用手续，便于提供服务，加强检索性能的提升，最大化发挥规划档案的积极作用。

3.2 坚持科学化管理，将一切工作规范化

城市规划档案管理工作是一项综合性的管理工作，必须将各类信息载体与各类规划档案内容融为一体，进行统一的科学化管理，提升档案的管理效率，使档案管理更加的规范。在规划档案的管理过程中要加强对规划档案的保护性工作，对相关风险进行深入分析，建立相关机制，预防有关问题的出现。在归档过程对相关文件资料的破损以及确实状况进行详细记录，并深入分析，起到有效补救作用。通过科技手段你对相关资料进行备份保存，从而有效提高相关规划档案资料的使用寿命，发挥规划档案的深远作用。档案管理工作是一项目标性的管理项目，必须在充分分析城市发展的状况的基础上，最大限度地实现地梁管理，对管理目标进行剖析，全面落实相关管理目标，根据相关管理准则，做到每一项工作有章可循，使规划档案的管理实现规范化，实现现代化管理。

3.3 切实提升规划档案管理工作人员的自身素质

近年来，随着我国城市建设的不断推进，城市规模不断发展，各级政府部门对城市建设的要求更高，这在很大程度上对规划档案的管理工作提出了更高的要求。实现规划档案管理的完美管理，充分发挥规划档案的作用就必须要求建设一支有能力和水平的规划档案管理人员，这就要求我们在实际工作中全面提高档案管理人员的业务素质。具体方式包括：专业培训、档案管理课题讲座、现场帮扶操作、相关兄弟单位的实地考察等等。只有将这些工作落到实处，才能切实提升划档案管理人员的水平与综合素质。此外，除了加强对规划档案管理人员的档案管理培训的同时，还需要提升其相关技能，包括计算机技术水平、外语水平等，这样才保证规划档案管理者人员在实际档案管理中游刃有余，提升规划档案管理的有序化和科学化。

4 结语

城市规划档案管理对于城市建设的发展具有重要的指导作用，必须认真对待。城市规划档案具有法律权威性、客观真实性、内容广泛性等特点，在实际管理中存在较多的问题，包括：档案整理、归档的问题，档案利用率低，管理水平低下，信息水平较低，档案管理专业人才不足等。档案整理、归档的问题，规划档案在整理、归档过程中普遍存在遗漏，相关内容记录不准确，图纸缺页、破页，批复材料不健全等。这就要求在实际的档案管理中坚持服务优先的理念，创新管理服务机制，坚持科学化管理，将一切工作规范化，切实的提升规划档案管理工作人员的自身素质。

参考文献

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[4]胡冰. 浅谈如何做好城市规划档案管理工作[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2014（17）.

作者简介

严晓庆（1984-），女，江苏省扬中人，本科，毕业于盐城师范学院，中学一级教师，目前研究方向：规劃档案管理。