信息化背景下如何加强电子档案管理

摘 要：在信息化普及的现代，如何利用信息技术实现档案的有效管理是许多单位面临的严峻问题，很多企业已经实现信息技术与档案管理的契合，运用电子化的档案管理模式，但是电子化档案管理模式仍需要进一步改进和加强。

关键词：信息化；档案管理；电子化；管理模式

在信息技术的应用下，档案管理也迎来了前所未有的巅峰时代。至今为止，很多档案管理可以充分利用信息技术稳妥管理档案资源，实现电子档案信息的快速传递、储存、收集与共享等，但是在这个过程中不可避免存在一些问题与差错，因此档案管理机构在做到管理信息化、服务便捷化的同时，要充分发挥现代化的信息技术在档案管理的作用，找出信息技术在档案管理中存在的主要问题，研究问题产生的原因，提出合理的解决对策，总结经验教训，实时掌握问题的动态，在当今的信息化时代背景下加强电子档案管理，提高电子档案资源的利用率，满足用户对于档案的需求。

1 电子档案管理的作用

电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。

1.1 管理电子化

在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

1.2 资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，檔案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

2 从操作内容分析电子档案管理的优势

2.1 真实性

相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。

2.2 操作性

传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。

3 从操作环节分析电子档案管理的优势

3.1 鉴别整理

传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。

3.2 存贮

传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。

4 信息技术在电子档案管理中的改进

4.1 提高电子档案信息的安全性

将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。

4.2 提高档案信息电子化的覆盖率

目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。

4.3 满足用户的多元化需求

用户的要求是随着时代的变化而变化，对数据库的功能要求也越来越多，例如提高档案资源的利用率，提高档案资源的读取速度，减少档案资源的浪费，更加注重电子档案资源的分类与整理等等，这些都要求数据库功能不断完善，同时也要求更多的数据库开发人员提高专业素质，不断的补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。要求档案管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理、信息技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时相关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强对档案管理信息化的理解和实施，提高档案管理水平和服务水平力，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平。

参考文献

[1]靳启颖. 信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D]. 四川大学， 2015.

[2]俞娜. 电子信息化背景下高校档案管理的创新[J]. 信息化建设， 2016（06）.

[3]常晶. 计算机技术运用于电子档案管理分析[J]. 工程与技术， 2016（13）.

作者简介

李剑飞（1978-），山东，天津市住房公积金管理中心。

4