浅谈如何实现档案规范化管理

桑冬梅

摘 要：档案作为一种信息资源，是维护历史真实面貌的一项重要工作。实现档案规范化管理是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。如何实现档案规范化管理，作者指出了做好档案管理工作的意义，分析了当前档案管理存在的不足，提出了从组织管理、完善设施、规范归档、开发利用四个方面进行改进和提高。

关键词：档案；规范化管理；途径对策

1 做好档案管理工作的意义

档案作为一种信息资源，是单位在履行职责的过程中开展的各项事务工作产生的真实、原始的记录，是维护历史真实面貌的一项重要工作。实现档案规范化管理是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。规范化、科学化的档案管理，是每个单位必须做好的一项基础性工作，建立一套适应本单位业务特点、体现单位规范化、科学管理水平的档案体系，能够为单位各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。

2 当前，档案规范化管理过程中存在的不足

2.1 对档案的认识不够，重视程度不高

当前，很多工作人员包括单位的领导干部对档案管理工作的重视程度不高，只注重单位的基础业务和经济业务，而忽略了档案管理的重要性，仅仅停留在文件资料的收集归档、保证文件档案不丢失、不泄密，能应对外调和领导查阅就行了，这种错误的认识和轻视的思想直接影响着档案管理的规范化水平，阻碍着档案作用的正常发挥。

2.2 档案的保管保护设施不健全

部分单位注重将资金投入到能够看得见的明显成效的工作中，不愿投入足够的经费配备档案保护保管设施，使得很多档案管理设备不全，无法满足档案存放与保护的需要。

2.3 资料整理归档不规范、不科学

虽然每个单位都规定了归档资料移交的时间，但是在实际工作执行力的欠缺，或多或少存在一些资料的移交延迟，给档案管理人员的集中归档带来了一定的影响，特别是重要资料的延期，使得归档过程中存在断节的现象。

2.4 档案开发利用效率不高

当前，很多单位的工作人员对于档案的开发利用仅仅停留在日常文件资料的查阅，而缺乏对档案的编研，特别是一些基层单位根本没有编研的历史，各项档案均是单独的分散的文件，使得档案的利用效率不高。如，需要查阅某单位的组织机构变动情况，只能从文书档案中逐个查找历年相关文件，大大延迟了利用效率。

3 实现档案规范化管理的途径对策

3.1 强化组织管理

3.1.1 完善管理体制

明确责任领导，成立档案管理工作领导小组；完善人员配备，在有确定的专职档案管理员的基础上，确定每个部门的兼职档案人员，明确岗位职责和分工；要完善档案管理体系，因地制宜，制订并落实归档、保管、保密、利用、安全保卫等一系列行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用，不断提升档案管理的能力。

3.1.2 强化队伍建设

不断加强档案管理队伍建设，制定档案知识培训计划，有计划、有重点、有步骤的开展以《档案法》、《档案管理条例》等为主要内容的档案知识培训，提高档案人员档案管理、保护、保密等法律知识；重点抓好对专职兼职档案人员的业务知识培训，不断提升档案人员的专业技术能力和日常档案管理能力。

3.1.3 注重职责履行

将档案管理工作纳入目标责任考核之中，同步检查，同步考核，明确档案资料整理与收集等方面的考核内容，并定期对重点存档资料进行指导管理和督导收集，对发现的问题及时进行整改和完善。

3.2 完善保管保护条件

档案保管保护是档案工作的一项重要工作，要将档案用房严格按照相关规定实行库房、办公室、阅览室分开，并对基础设施进行封闭性处理；档案库房符合档案保护要求，内置符合规定要求的硬件设备；加强对相关设备的检修、维护工作，消除事故隐患，保证各种设备正常运转。

3.3 认真开展资料归档

3.3.1 抓好归档工作

根据档案管理相关规定，结合单位实际情况，制定文件材料归档制度，及时收集各种需要存档的资料，确保应归档的各种文件资料、案卷、实物不遗漏、不丢失。归档中，实行三级把关制，使归档资料格式、字迹等均符合档案保管要求，从而确保归档文件基本完整、准确。

3.3.2 规范整理与编目

制定档案分类、档号编制和实体排列办法等规章制度，使档案管理规范、完整，便于进行整理、保管与信息资源综合开发利用。根据单位业务情况，将档案进行分类，并按照特定的编码进行排列归档，确保归档资料科学分类、排列有序、编目编号系统规范。

3.3.3 强化保管与移交

坚持归档资料集中统一管理，单位所有的纸质档案、实物档案、声像档案、电子档案一律由档案部门保管，做到档案存放整齐统一，符合规范，并制作档案存放示意图，使得管理和利用更有效、更方便。

3.3.4 推进档案数字化建设

利用计算机、扫描、数字成像、数据库、多媒体、存储等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，将单位内部的OA系统与档案管理专业软件链接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，并建立案卷和文件目录数据库处理，实现全文数据库。

3.4 积极推进开发利用

3.4.1 完善档案编研

对每年的资料进行编研，撰写组织机构沿革、业务基础数据汇编、大事记、领导班子名录等，并装订成册，便于查阅利用。完善荣誉室建设，将单位发展的历史荣誉进行统一展示和管理。

3.4.2 提高服务水平

档案管理人员要有具備良好理论修养及纯熟的专业能力，熟悉各门类的档案管理及软件操作，迅速、准确的提供服务，以满足单位各种需求。

随着社会的不断发展，只有实现了档案管理的规范化才能满足单位的发展和社会的发展需求，所以作为档案管理人员必须提高思想认识，重视档案管理工作，完善规章制度，完善基础设施，按照相关规定认真开展文件资料的归档，从而实现档案管理工作科学化、规范化的目标，开拓档案管理的新局面，以便更好的促进单位持续健康发展。