实施文档一体化，推进档案信息化建设

陈莞露

摘 要：文档一体化管理模式可以在一定程度上提高档案信息化建设。因此，应采取建立健全档案管理规范、系统规划档案管理软件等一系列文档一体化管理系统等措施，推进档案信息化建设。

关键词：文档一体化；档案信息化；建设

在档案信息化建设的过程中，实施文档一体化管理是社会信息发展的结果，对于档案管理的方法和手段都產生了较大的影响。不断加快档案信息化建设的脚步，实现档案资源的有效利用，这将是档案信息化建设的重要组成部分。如今，计算机的飞速发展，为实行文档一体化管理提供了较有力的支持。很少有人使用书信的形式进行交流，电子文件的出现使档案工作不断向文件管理方向发展，从而在一定程度上促进了档案资源的开发。

一、文档一体化管理的内涵

文档一体化是从文书和档案两个方面进行考虑，实现从文件生成、办理、归档等一系列管理，在一定程度上保证文件的完整性、数据的一致性、档案的安全性等。在档案信息化建设过程中，运用文档一体化的管理方式就是为了保证信息的完整性和真实性。从文件信息的生成到归档，整个过程都需要档案工作人员的管理与控制，将文件信息可以重复运用，从而在一定程度上提高了档案工作的效率。在实际的档案工作过程中，文书和档案两方面的工作可以由多人承担，也可以由一人承担。对于文件流量较小的单位可以由一人进行文书和档案的管理，对于文件流量较大的单位，则可以分人分组进行管理。文档一体化的管理模式已经成为档案信息化管理过程中所推行的方式。

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的发展，要将文书和档案进行有机结合，从而实现文书和档案工作的高效率。文档一体化的管理模式是利用管理系统将公文与档案进行结合，再利用文书处理中形成的数据，从而避免档案工作人员对信息的重复处理，使得文件的收集、运转、统计、归档等工作形成一个有序的整体，使档案部门摆脱繁琐的任务。

二、实施文档一体化，推进档案信息化建设的策略

1.完善档案管理规范

实施文档一体化的管理方式来推动档案信息化建设进程，是需要一定的财力、人力和物力作为支持的，需要有关部门建立相关的平台来实现文档一体化管理。在构建平台的过程中，相关的档案管理机构要不断强化自身的管理力度，并完善档案管理规范，从而为规范化的档案管理提供有力保障。在规范档案管理的过程中，肯定需要购买相关的办公用品，这就需要严格按照相关的购买规定，对文件信息实行合理科学的分类。除此之外，要对档案信息管理人员进行定期的培训，从而使得档案信息管理人员的综合素质不断提高，可以更加全面地认识档案管理工作的认知和内涵，掌握更多有实际价值的档案管理技能。

2.系统化地规划档案管理软件

部分档案机构的管理软件无法兼容其他档案部分的软件，这就在很大程度上降低了档案信息的利用效率。所以，要不断规划档案管理软件，结合文档一体化过程中的实际问题，以全盘管理的角度作为分析的出发点。首先，档案管理部门要选择高智能、高应用性能的系统软件，从而让文件信息可以自由地在部门内部进行无障碍输送，这将是实施文档一体化管理的基础条件。其次，要针对档案管理中的差异性进行研究，根据不同部门的工作内容来确定档案保管的时间范围和方式方法。最后，要保证档案信息的安全性。随着互联网的不断发展，信息的安全性不断受到侵袭，要避免文档在使用过程中遭到病毒、黑客的攻击。除此之外，要将文档进行合理科学的分级整理，并运用相关的加密技术保证信息的安全性。为了保证档案信息的完整性，档案管理人员应在初期使用纸质和电子相结合的方式进行保存，当确认电子档案无误完整之后，可以考虑将纸质档案进行销毁。

3.加快办公自动化进程

如今，计算机技术在教学中的应用已经渗透到了各个学科，且在人事、科研、学籍管理中也应用广泛。电子文件的出现，大大提高了工作的效率和质量，以纸质文件为主的档案管理模式已经不复存在。随着档案种类、内容、数量的极速增加，面对不同人群对文档提出的不同要求，档案工作人员引进了自动化系统软件，实现信息资源共享、数据处理、网络传输等需求。除此之外，办公自动化系统软件可以将重复劳动的几率大大降低，也可以直接打开计算机进行网络检索，从而在一定程度上减轻档案实体的磨损，提高档案的利用效率。

总而言之，档案信息是十分重要的信息来源。随着社会的飞速发展，传统的纸质档案管理模式已经不能满足现代人的需求，实施文档一体化管理模式是必然选择。文档一体化的档案管理模式不仅可以提高档案的利用率，还能使档案的自身作用最大化，从而在一定程度上促进档案信息化的建设，让档案管理更加规范。

参考文献：

[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J]. 办公室业务，2014（19）.

[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（2）.