精益生产理论在企业会务工作中的运用分析

楼甜甜

中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 精益生产理论发展到今天，已经变成一种管理理念、企业文化。精益生产理论在会务工作中的运用能够提升会务工作的工作效率和服务水平。本文在总结当今企业会务工作的存在问题的基础上，运用精益生产理论的“精益”的原则、“团队工作法”、“目视化管理”、“抵制浪费”等理论对企业开展会务工作的具体实践进行了运用分析，以期对当今企业更好地开展会务工作提供一定的借鉴意义。

关键词 精益生产 企业会务 运用

一、会务工作的概念与作用

会务工作是办公室工作的重要组成部分、是企事业单位推动工作的重要载体。日常会务包括党委会、办公会（例会）等，其他包括联席会、研讨会、座谈会、工作（务虚）会、业务（学习）交流会、经营分析会、大会筹备会等等。会务工作在贯彻、执行党和国家的路线方针政策，解决问题、决策事项、布置工作、调研交流、学习经验、总结宣贯、统筹协调、统一思想、提高认识等方面发挥着很大的作用。

企业会议沟通上下、联系内外、衔接左右、推动各单位及单位各部门之间相互配合，是企业领导者宣贯管理发展理念、统筹各方面工作和下达工作指令的重要方式，会务工作的质量关系到发展理念的传达质量和工作目标的达成情况，从而直接影响企业的发展。

二、精益生产理论应用于企业会务工作的必要性

精益生产是对日本丰田公司的“丰田生产方式”进行的总结和赞誉，是当前工业界最佳的一种生产组织体系，在20世纪60年代逐步完善而形成，并在经济大萧条的大背景下充分发挥其优势使丰田公司保持良好的业绩从而引起全世界的关注和研究。

精益生产理论发展到今天，已经变成一种管理理念、企业文化。会务工作引入精益生产理论有利于更加科学规范地开展会务工作，有利于优化完善会务管理办法，提高会务工作的服务质量和工作效率，从而提升整体组织管理和服务水平。

精益生产理论在会务工作中的运用是使会务工作适应当今社会专业和精细化发展的新形势、推动会务工作从粗放型管理向精益化管理的必经之路。

三、企业会务工作中存在的问题

企业会务工作中存在的问题大致包括以下几个方面：

1.会前准备工作不够充分和细致，易出现遗漏和疏忽之处，造成不必要的麻烦，影响会务工作质量。如筹备前期未召集工作人员召开工作协调分工会、筹备工作计划书不够详细，细节有疏漏或各项工作没有责任到人，造成工作前后脱节甚至不能顺利进行，工作不够细致则会出现与会人员名单中出现姓名拼写错误、人名与职务不对应等现象，给参会人员造成许多不便。

2.会议开展过程中，工作人员未能很好地做好秩序维护和现场保障工作，如遇突发状况容易出现混乱的场面。如与会人员入场时未安排好入场引导人员导致入场时间长、会场嘈杂无秩序，影响会议按时召开；又或会议进行过程中，发生设备故障、议程调整等突发状况时工作人员未能在现场快速发现、处理或调动应急预案的话，进程会被打断、会场会出现“冷场”的局面；

3.会后未能及时交流总结和反思，总结经验、吸取教训、提出改进措施，而是以会议议程结束而草草收场，易导致恶性循环。

4.会议名目繁多，会山会海，大型会务环节设置多，时间长、效率低，会议质量不高，间接导致会务费用成本大，支出多，脱离“精简办会”的原则。

四、精益生产理论在会务工作中的实际运用

1.“精益”的目的：取“精”字中的完美、周密、高品质；“益”字中的利、好和增加，更有“精益求精”、“尽善尽美”的含义。运用于会议筹备工作中，就是要求精心组织，细心办会。会务工作看似简单，其实琐碎繁杂，每一个环节都包括诸多细节。一套科学合理可行的工作方案是办好会务的前提和重要保证。

“精”要求精心谋划。首先要制定一份详尽的工作计划书，覆盖会务工作的全过程，包括经费的预算、场地的勘察、座位的安排、参会人员的确定和通知、会议日程的拟定、席签的制作、会议材料的准备、会议物资的采购、主席台的布置、设备的调试、灯光摄影、会场背景音乐的准备、会场引导及礼仪人员的安排、食宿的安排、交通的安排、新闻记录和报道的安排等等。尽量做到全覆盖、无漏项、无缝隙。

“益”则要求精益求精，尽善尽美。争取把会议中的每个环节、每件小事办好，在每个细节上精益求精，不容忽视、不忍粗糙，重具体落实、重质量和效果。讲究专注地做好每一件事，在每个细节上精益求精。

2.精益生产强调“团队工作法”，就是要求一个团队里的工作人员都要积极地参与，起到决策和辅助决策的作用，保证工作协调顺利进行。

为举办一场会务组成的所有工作人员就是一个团队，其目的就是保证一个会务工作任务的圆满完成。“精益‘体现在团队工作法上有两层含义：一是目标要精，首先全员要树立“会务工作无小事”的意识，把每场会议办成精品工程为目标，按照高标准、严要求严控会务工作的质量；二是落实要精，首先要求工作计划尽可能详细，细化工作流程、量化任务，并责任到人，团队里的每个人要把本职工作做到位，对其工作目标负责，这样首先确保各个环节无缝对接，使会务工作顺畅运转。与此同时，团队个人要服从统一管理，如果统一不起来，就是一盘散沙，每个人各走其道，各行其是，将会影响目标的达成，团队合作法就是要求团队每个人心往一处想，劲往一处使，相互提醒和帮助，处理好分工协作和通力合作的关系，保证会务工作顺利开展，任务的圆满完成。

3.精益生产理论中的目视化管理是指生产过程中根据视觉感知进行分析判断的管理办法，目视化管理也就是强调要重视现场的情况，运用于会务工作就要重视会议现场的状况，很好地开展会中服务工作，提升现场服务水平。

会中服务的质量很大程度决定了辦会的质量。因为会议期间最易出现突发状况，必须要时刻警惕，时刻保持良好的服务热情和清晰的头脑，冷静快速地处理问题，比如重要与会人员的变动、会议议程的临时变化、音响灯光等多媒体故障等。在与会人员入场阶段，由于人员多、时间紧、会场及座位安排不熟悉，会出现混乱的场面，会务人员就应时刻关注，积极引导，安排与会人员快速有序入座，保证现场秩序。会议进行时，一方面要时刻关注会场人员的需求，及时妥善满足需求，确保会议顺利进行，另一方面，提醒会场人员保持会场安静氛围，将手机调成静音或震动状态或友善提醒到会场外面接听电话等。在开展目视化管理的同时应注意工作方式和艺术，既要谦卑有礼、尊重他人，又要严谨细致，统筹全局。

4.精益生产理论还有重要一点就是持续改进。丰田的创业发展史是一部持续改进的历史，“持续改进”已经上升到了一种非常重要的企业文化的高度，“持续改进”就是丰田公司永不停歇的动力。运用于会务工作就是会后及时总结建档、改进提升。

一次完整的会务工作不应以会议的结束而结束，正确的做法应在会议结束的第一时间召开一次总结交流会，由会务工作人员一起评估各个实施环节，梳理会议的亮点、不足、遇到的难题及个人心得和意见建议。针对不足，提出可行性的解决方案和措施，进行复盘演习，防患未然，针对亮点，不断总结和升华，推广学习和发扬，持续不断改进，从而提升会务接待的整体水平，也推动了精益生产理论在其他工作领域的应用。

5.“谁也不许浪费”-彻底杜绝浪费是丰田致胜的一个法宝。运用于会务工作中就是顺应时代潮流，精简办会。

党的十八大会议提出了“精简节约”的精神，办会应谨遵“简洁、高效”的原则，做到“精打细算”。首先，在制作会议预算的时候应将节俭的因素考虑其中，做好明细，避免不必要的浪费，做到隆重不铺张、简洁不简单，在有限资金预算上争取会议的最优质；其次精简会议场次和环节，节省时间，节约能耗和物资，保证会议效果的前提下提高工作效率，切实打造节约高效、求真务实的新型会议模式。在市场竞争日益激烈的今天，只有懂得杜绝浪费的企业，才能在市场中游刃有余。

五、结语

在新形势下，精益生产理论在企业的发展中日益发挥出它的强大的生命力，在后续工作中应继续对其细节和内涵进行深层次的思考，充分发掘它对企业会务工作的促进、规范和指导作用，使企业会务工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1] 阮立军.跟丰田学精益生产方式[J].标杆之道（企业篇），2010（06）.

[2] 文迈红.浅谈企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2014（11）.