教务工作辅助工具集的设计与开发

刘昌宇+王路+王千千+张喆+唐铖+宋扬+李烨阳

【摘 要】本文以江苏省徐州工程学院各二级学院的教务工作为研究对象，对各二级学院教务科进行细致的采访调查。通过对收集的采访数据进行梳理、提炼，明确各二级学院教务人员在线下办公过程中遇到的普遍性问题及一些辅助工具集的需求。根据相关人员工作中所遇到的问题及需求，设计出功能完美，运行稳定的教务工具集，力求紧密贴合教务工作人员的实际情况，最大程度地解决各个学院教务人员在工作中遇到的困难。

【关键词】教务工作；线下；辅助工具集

中图分类号：G434 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2017）07-0196-02

一、教务工作现状

现阶段，随着网络科技的高速发展，教务工作人员，特别是各高校教务工作的办公方式更加趋于现代化，工作方法更加新颖，工作速率大大提高。然而，由于教务工作的复杂性、教务数据的大量型和时效性、数据处理的多样性等因素，这些系统只能实现既定的功能，无法完全满足教务工作人员日常办公的需求。如：每逢节假日需要补课的课程信息统计、试卷流动的每个环节产生的文档管理、均衡安排监考的人员与场次等等，这些相关表格都需要脱离网络教务系统由教务人员在线下人工处理。但是相当部分的教务人员的办公自动化能力欠佳，在处理上述文档时经常遇到技术障碍，或者因处理的数据量巨大但又不善于进行批量自动化处理而耗费大量的精力与时间。其实这些问题以办公自动化的专业眼光审视，都是有规律可循的，在把握这些规律的基础上进而将这些问题的解决方案以ExcelVBA的方式去实现，就可以形成一个为解决日常办公难题、提高工作效率的办公工具集，作为网络教务系统在线下的有效补充。以后工作遇到这些问题，便可以轻松调用。因此，教务工作辅助工具集的研究存在着极大的需求，具有一定的实际价值，是实实在在的生产力。

二、辅助工具集的设计与开发

（一）设计与开发的目的

本项目的总体目标旨在通过针对教务工作线下办公中常见问题的分析，基于Excel和VBA设计出常用工具集，从而帮助教务人员更好地完成日常办公任务，提高教务人员的办公效率。具体目标分解如下：

1.通过对徐州工程学院各二级学院教务部门的走访，进而结合访谈、调查问卷、统计分析等调查的方式，有针对性地了解当前教务工作人员在工作过程中遇到的技术障碍、工作需求。

2.对已获得的材料进行分类、整理、分析、统计、研究，了解工具集的需求方向与设计开发要点。

3.以Excel和VBA为基础进行工具集的设计，力求满足教务工作人员的工作需要，实现教务工具集的实用价值。

（二）设计与开发的原则

1.实用性：相关教务辅助工具集的设计与开发，必须与目标工具集产品的期望相吻合，要根据调查研究所呈现出来的问题，有的放矢地进行设计开发，力求保证教务工作辅助工具集的实用性。

2.无歧义性：对于用户、设计人员和测试人员而言，每一个需求只有一种解释，确保无歧义性的措施是使用标准化术语，并对术语的语义进行显式的、统一的解释。

3.可验证性：对于满足教务工作人员的工作需求以及工具集所提供的帮助，人或机器都能通过过程检查软件产品能否达到预期希望。

4.一致性：辅助工具集的各个需求之间的描述是不能矛盾的，要具有相对的一致性。

5.准确性：各个教务工作辅助工具集的设计与开发，必须以相关的技术为支撑，保证工具集的实用性和准确性，避免出现一些技术失误。

三、教务工具集的功能需求

（一）课务功能需求

1.问题描述：每逢节假日或其他特殊情况，面临补课调课的难题，人工去处理此类事务，投入时间精力较大，并不能完全避免时间或地点上的冲突，很容易出现一些基本性的错误，这就极大降低了教务工作的速率。

2.相关要求：为节省大量的时间，并保证一定的准确性，该如何智能地实现课程的调整？现课表多出现单双周安排，在原有的基础上，迅速实现单双周调课更智能，更快速有效。

3.材料支撑：教师课表、班级课表。

（二）考务功能需求

1.监考安排

（1）问题描述：在排教师监考表时，要考虑的因素较多，人工投入的精力较多，工作量大，且不能保证准确无误。有时同一时间，不同场次出现了同一个人监考。

（2）相关要求：时间上避开重复，若此人已在前面排过，友好地提醒该人已排過，已输入过。比如，如何可以根据第几周第几节哪个老师没课，筛选出可监考的具体老师名单；如何在这些老师中进一步筛选出1、2节没课的，3、4节没课的，对于没课的老师，优先安排第1、2节或3、4节没课的；如何实现考试时间避开重复，监考老师安排避开重复，在排表过程中避免重复。

（3）材料支撑：教师课表，考试时间安排表。

2.学生成绩管理

（1）问题描述：①教务系统中，对不及格的成绩有标识，导出系统生成具体表格后，表中并没有直观地显示出具体的不及格成绩的具体信息。②对学生成绩进行排名时，由于系统运行的局限性，有时需要人工计算成绩，并按不同要求计算带辅修、不带辅修的成绩排名，工作量大且繁琐。

（2）相关要求：如何筛选出不及格成绩，并带有明显的标志。按相关条件如何计算成绩排名。筛选不及格成绩，并带有明显标志。成绩排名计算，带辅修，不带辅修，按条件计算成绩排名。

（3）材料支撑：学生成绩表。

（三）数据审核与处理

1.毕业审核

（1）问题描述：需要了解学生不及格门数，学分数计算等相关信息的条件筛选，如果只人工处理，工作量较大。

（2）相关要求：对满足条件的学生信息作相关筛选，包括不及格门数、学分数、公选课大于25学分等，按条件筛选，迅速得出具体数据。

（3）材料支撑：学生成绩表，毕业信息审核表。

2.去重统计

（1）问题描述：在一列有许多老师或课程名字的数据中，有时会要求去除重复信息，人工去除的话，其具体数量太多，工作量过大，显得十分繁琐。

（2）相关要求：如何快速地计算人数或其他数量，并保证去掉其中重复值，多个课程名，多个教师名，去重统计人数。

（3）材料支撑：涉及计算数量的表格。

（四）归档

1.试卷

（1）问题描述：人工归档任务重，条理性差，不利于后期管理。

（2）相关要求：如何节省时间精力，高效归档。比如，可以运用打码机给试卷档案进行归档，给每个文件进行编码，将生成的条形码贴在文件上，最后只需要扫码就可以知道试卷的存储信息。

（3）材料支撑：试卷等信息材料。

2.毕业论文

（1）问题描述：人工对毕业论文归档任务繁重，易出现问题。

（2）相关要求：要尽可能地节省时间精力，做到高效归档。

（3）材料支撑：毕业论文等信息材料。

四、设计与开发的条件及不足

（一）对于已经设计、开发好的各个工具集应当划清各自的程序内容及应用范围，以便实现各工具集的独立性。

（二）该工具集应当有严格的权限管理，以保证系统的安全和信息的保密。

（三）由于开发能力有限、教务系统复杂、教务工作多样，对于很多方面未能提供确切的使用功能，在以后仍需继续设计、开发。

（四）因为该系统开发人员人数和经验等方面有限，系统性能并不能达到最佳，系统功能仍有待进一步提高。

五、结语

本文首先对当前教务工作的日常内容与规律性工作进行描述性研究和分类梳理，并开展深入的调查，并在此基础上进一步了解各二级学院教务人员的现实需求，从而有针对性地进行研究，实时調整研究方向，并在此基础上进一步进行辅助工具集的设计。通过观察，教务人员的许多日常办公任务与数据处理都是在线下完成的，属于单机任务，与网络教务系统关联不大，其工作效率的高低主要依赖于其本人的办公自动化能力。然而，很多人员甚至领导干部都简单地认为学校购买了网络教务系统，就能满足教务工作的全部日常办公需求，这其实是一个认识上的误区。本文从这样一个被忽视的角度来进行研究调查、进而进行辅助工具集的设计，这既紧跟时代潮流，贴近现实工作，体现出一定的创新性，又填补了相关工作的空白，对提高教务人员的工作效率，减轻其工作负担具有一定的意义。