高校教务档案管理问题研究

陈晓明

摘 要：本文将教务档案管理置于高校治理现代化的背景下，从几个方面重点解析并阐述教务档案管理在现实过程中所遇到的问题，目的是探寻出提升高校公共服务水平的方案，打破传统的教务档案工作方式，从而实现教务档案管理的现代化。

关键词： 教务；档案管理；现代化

一、高校教务档案管理的内容及重要性

高校教务档案，众所周知，是在高校管控和实际教学活动过程中形成并根据特定的归档准则统一管理在一起的拥有重要储存意义的教学管理文件资料的总体。

（一）高校教务档案的成分

高校教务档案是高校在教学程序运转中所形成的具有重要储存意义的各类资料的历史记载，它是全校师生以及教学管理工作人员的劳动成果的结晶。本文将教务档案按照资料类、籍贯类、考卷类、教学规划类、教务保管类和章程规则类进行区分[1]。

（二）高校教务档案的重要性

从高校教务档案管理的重要性来看，笔者将其概括为如下三点：

1.具有查询凭据功效

高校教务档案从属于高校档案管理体系，它是教务管理工作的历史记载，教务档案拥有凭据功效，其原因就是教务档案初始性好，这是其他信息所不能替代的，所以，教务管理工作者要深入地开展工作，探寻高校教学教务的本质和目的，拟定各种参考模板，解决各类师生的特殊情况等等，这就必然要参考教务档案的管理模式。

2.为校务决策提供依据

高校教学档案可以给学校教务决策提供强有力的理论支持，它可以为教务档案保管人员提供决策性、引导性、连续性以及拓展性的提供丰富的理论依据，为高校实施教务管理的工作人员提供强有力的历史依据，为院校领导组织教务活动和教学决策，乃至确定教学改革方略提供合理的有力的支持。

3.为教务管理提供资料和经验支持。

在实际工作中，教务管理人员之所以可以正确地制定教学规划制度，除了要有新的管理观念，还要结合以往的资料和经验，从中摄取老方法的优点，避开缺点，取长补短，制定新的教学管理制度，为提升教务和教学工作质量提供重要的实践支持。

二、高校教务档案管理中存在的问题

（一）高校教务档案管理信息化程度低

高校教务档案管理的特点是数据量大，整理和统计以及信息传递都比较复杂[2]。如果利用网络信息技术进行档案管理，可以提高教务档案管理工作的效率，但是，由于高校教务档案保管人员很大一部分由教务秘书或者行政工作人员兼职担任，缺乏技术过硬、综合能力强的档案专业人才队伍，而且高校没有建立完善的档案管理网络技术平台，大部分院校的教学档案承载体依旧是纸张，导致高校教务档案管理信息化程度比较低。

（二）高校教务档案管理者整体素质不足

教务档案保管工作与其他教务工作有很大区别，教务档案管理保密性较强，这就要求工作人员具有极强的责任感，也需具备丰富的教学管理经验和档案保管业务水平。但是，大部分院校的教务档案管理工作不尽如人意，这里的原因绝大部分就是档案保管工作者的整体素质不足。

（三）档案归档不及时，利用程度低

目前部分院校在教学档案的运用方向基本处于停滞状态，经常是关注了“进”而忽略了“用”，也有由于归档的实践推迟，使用起来不方便，不管出于什么原因，都使教务档案失去了应有的利用功效。

三、高校教务档案管理规范化的对策

（一）提高思想认识，增强对档案管理工作的关注程度

档案管理是枯燥且繁杂的工作，同时档案保管的重要意义需要在一段期限之后才可以表现出来，但是并不能因为时效性长，就可以忽略对档案保管工作的注意。从领导层面上讲，院校领导需要对档案保管工作给予高度关注，要加强领导在体制上和技能上给予协助和支持。

（二）档案管理者需加强自身修养，提高自身专业技能

高校教务档案管理是专业性和技术性都极强的工作。一方面，檔案管理人员要具有极高的道德修养、人格修养以及专心致志恪尽职守的爱岗敬业精神；另一方面，档案工作人员需要不断提升专业文化技能拓展，使自己成为综合能力强的档案专业人才，确保完成高校教务档案信息化的建设。

（三）完善教务档案管理信息平台

虽然纸质档案管理比较全面细致，具有长远稳定不变等特征，但是，与传统的纸张档案相比较，非纸质档案的载体更加多元化，资料的操作性、复用性、远程传输性等优势会体现的淋淋尽致，必将成为现在和今后档案管理的重要方式。各大院校可以使用计算机网络，创建出教学档案管理系统，实现教务档案管理的信息化。信息资料存档时，通过编写合适的工作流程将需要归档的信息进行整合编排。同时，档案管理者也需积极拓展教务档案的应用功能，使之能积极的为教学研究等工作提供数据支持。

（四）建立完善的档案管理制度，实现教务档案管理现代化

当前，一些高校教务档案管理在收集、整合、分类、归档等工作上都不尽人意，目前教学的重要任务之一是改革创新，建立完善的档案保管方案，制定适合学校教务管理规律的档案管理章程和规则，使教务档案管理更加合理。实现高校教务档案管理由传统模式向现代模式的转化。

参考文献：

[1] 杜成金.高校教务档案的价值功能及规范化管理路径研究[J].科学管理，2014（11）.

[2] 郑丁晗.高校治理现代化背景下教务档案管理的“新常态”[J].学校管理，2015（06）.