浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用

2017-05-10刘晶

科技创新导报 2017年4期

刘晶

摘要：计算机网络技术的不断普及有效改变了人们的生活方式，这一技术在档案管理中的应用也非常广泛，人们利用计算机网络技术也解决了我国档案管理中存在的诸多问题，在这一运用中，多媒体在档案信息化建设过程中的应用是最广泛的，该文主要针对我国档案管理信息化过程中运用多媒体技术的必要性进行了较为详细的分析，并针对应用过程出现的问题进行阐述，明确了多媒体在档案信息化过程中应用的相关事项。

关键词：多媒体技术档案信息化管理建设应用分析

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）02（a）-0133-02

计算机技术以及网络技术的不断发展，使得人们进入信息时代的脚步越来越快，现如今社会各个领域中对网络技术的应用也越来越广泛，档案管理工作也逐渐转向信息化建设，档案的信息化主要是指运用现代信息技术，以数字化建设为基准，对档案资源进行有效的开发和管理，并根据用户的实际需求提供相关的服务。多媒体技术在档案信息化中主要应用在处理文字、图形、图像、声音等档案信息上，并在此基础上建立具有实时信息联系的交互性计算机系统，再通过人为干预让计算机能够在处理档案信息的时候更加具有人性化特点。

1 档案信息化建设中应用多媒体技术的必要性分析

1.1 是档案信息化的必然结果

计算机网络技术的普及给我们的档案管理带来了全新的机遇，档案在载体、方式以及管理技术上都发生了非常大的转变，而随着现代信息技术的不断发展，信息量也在迅速膨胀中，现阶段的信息收集、整理等工作的效率已经不能满足档案管理领域的发展，对人们的需求也达不到预期。档案数据的数字化和信息化发展已经是我国档案管理工作中发展的一个大的趋势。但是在实际的档案管理信息化过程中，很多的工作人员文化程度不是很高，信息化过程中的工作效率都非常低，这些状况也会直接影响到我国档案事业的发展，而多媒体技术具有信息量大、直观性强、传播速度快等特点，对档案的信息化发展所起的作用是非常关键的。多媒体技术在我国档案管理中的有效应用极大地提高了档案管理的开发、信息利用等能力。用现代的科学技术手段也能够最大化地发挥出档案管理信息的真正价值，有效促进了我国档案管理模式以及管理技术和方法上的转变。因此，在我国档案信息化的建设过程中，运用多媒体技术也就成为了我国档案管理发展的一个必然要求。

1.2 檔案信息的存储方式更加多元化

多媒体技术为我们的档案信息存储提供了全新的选择机会。档案信息一般包括文字、影像等资料，而相对传统的存储方式只能被限制在纸张上，根本没有办法直观地去描述档案中的内容，档案信息化的发展也让档案的存储方式以及存储容量有了极大的提升，与此同时，多媒体技术的出现还能够进一步扩大档案资源的存储空间，而且档案资源的安全性也能够得到最大程度的保障。

1.3 多媒体技术的应用简化了工作的流程

多媒体技术的出现不仅有效简化了工作的流程，而且还提高了档案信息建设管理的整体水平。多媒体技术在我国档案信息化管理中的应用能够极大地简化档案管理中的相关流程，提高工作的效率，运用多媒体技术对档案中的文件进行扫描和分类，能够有效降低工作人员的工作量，进一步缩短工作的时间，降低工作人员的整体压力，实现了简化档案管理程序步骤的目的。与此同时，我们的档案管理人员运用多媒体技术对档案文件进行分类和归档还能够有效保证档案资料的全面性和完整性。通过多媒体技术，广大用户还能够直接下载档案中的资料，方便了档案工作人员跨部门提取档案信息，这一举措有效减少了工作人员的工作量，提升了档案工作的整体效率。

1.4 方便了档案信息的检索

运用多媒体技术还能够对档案信息进行智能化分类，并对其进行智能检索，实现用户的简单、快捷操作，有效保证了用户可以快速地获取档案资料信息。

2 多媒体技术在档案信息化过程中的具体应用

2.1 建立档案信息库

多媒体技术在档案信息化中可以建立档案信息库，这一信息库的建立主要是将档案管理中的准备系统、数字化系统、存储系统等集于一身的完整的档案信息处理系统。并将档案的加工制作进行有效的连接，进而形成一个有条不紊的工作流程，这对于控制信息、加强档案信息化建设来说都是非常有帮助的。

2.2 检索程序编制

多媒体技术在档案信息化建设中的运用可以实现档案目录信息的数字化，首先，我们将档案中的资料目录录入到计算机当中，随后制定一个相对完善的检索体系，然后再创建档案著录标引，进而实现电子检索，而建立档案目录数据库的目的就是将数字化的档案资源进行归类整理，这样也有利于发挥计算机的检索功能。

3 多媒体技术在档案管理信息化中应用存在的问题及解决对策

3.1 档案信息保护系统不完善

对于档案管理来说，对档案进行保护是必不可少的关键环节，但是随着档案信息数字化管理的实现，大量的用户档案都出现了泄露的现象，还有的用户信息被公然放到网络上进行买卖，这样不仅会影响到档案管理信息系统的正常运作，而且对广大用户造成的伤害是非常大的。用户个人信息的泄露，不仅会影响到用户自身，而且还会带来更多的信息犯罪，进而导致企业、个人、国家的财产都会受到极大的损失，再加上我们制定的档案系统本身就存在一定的漏洞，这样一来也会导致一些组织和个人利用档案管理中存在的漏洞获取档案信息，在档案管理出现上述信息问题的时候，我们的档案管理部门就要及时地对其进行处理，创建一个动态的、实时的信息安全保障体系，并对这一保障体系进行技术以及管理制度上的创新，不断提升档案管理工作人员的信息保护能力，进一步保护档案的资源安全，从而确保人民的财产安全不受影响。

3.2 规范档案管理的相关原则

要想实现档案管理的现代化，就一定要建立一个完善的档案管理规范和档案管理原则，必要时还要建立与之相适应的法律法规，并按照统一的标准来对档案信息化建设进行管理。由于我国的档案信息化建设相对比较晚一些，因此各个档案管理部门的管理在原则上并没有实现统一，这也就导致我们在实际的档案管理以及档案维护上存在很多的不便之处，基于此，我们的档案管理部门要进一步地完善档案的规范性，让档案在保管、传递、检索等各个环节都能够做到标准、规范。

3.3 进一步保护档案的知识产权安全

档案的知识产权就像信息数字化一样，并没有固定的形式，而且很多都是依附于外物而存在的，档案信息在网络传输的过程中，由于检索便捷，极易造成网络侵权，不管是小说还是摄影设计方面的知识产权只要在网上出现就一定会有侵权的行为。档案信息只不过是证明知识产权所有者的直观证据。

4 结语

在面对知识产权的侵权行为发生的时候，我们要及时控制住这一现象，国家还要根据这一情况出台与之相对应的法律法规，对网上的知识产权进行实时保护。与此同时还要积极地宣传档案资源中知识产权的自我保护知识，让人们都能够知法懂法守法，更好地促进我国档案信息化的建设。

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