档案管理在企业职工养老保险的问题和对策

郝镇

摘 要：企业职工基本养老保险作为社会保障体系一个重要分支，对于社会的和谐发展以及保证国泰民安方面起着重要作用。并且，随着社会养老保险事业的完善和发展，我国愿意投保的居民越来越多，不少企业也为员工购买了养老保险以保证员工年老后可以在社会养老保险的帮助下安然度过晚年，用户的增加大大提升了保险基金筹的集量。企业职工保险档案管理的建立在此背景下显得尤为重要。继续延续以往传统的社会养老保险档案管理方式，已经违背当今时代背景下社会保险事业发展的需要。因此，创新和改革企业职工养老保险档案的管理才是王道。本文将在分析和探讨企业职工养老保险档案管理中存在的问题的基础上，提出与之相关的解决策略。

关键词：档案管理；企业职工；养老保险

前言

企业职工档案的建立需要依靠职工管理部门在进行职工招聘和考核等工作时，将职工个人的经历、业务技术水平、工资福利以及参保情况等信息记录下来，以此作为全面考察职工并依法维护职工合法权益的依据。但是目前企业养老保险档案建立的情况却不容乐观，在我国社会主义市场经济越来越成熟的背景下，由于不少企业对于建档没有给予充分的重视加之对于档案管理不规范，导致职工档案缺失或记载错误的情况时有发生，这严重影响了养老保险对于职工合法权益的正常保护，并对企业的稳定发展构成威胁。基于此，企业方面一定要重视职工档案工作的顺利进行，为企业和职工着想。

1档案管理在企业职工养老保险中存在的问题

在翻看企业职工养老保险档案时，可以发现其中存在不少问题：由于人事档案管理的水平不高，导致很多职工退休的条件得不到及时的办理和审核，不能适时地享受本该拥有的养老待遇。另外，目前不少地方社保机构在审核档案时发现其中关于职工工作履历、以及是否从事特殊工种等信息的记载尚不明确，增加了后期完善的难度。因此，对于职工养老保险档案的记载一定要力求真实、准确、详尽，并对收录的档案进行规范化的管理。接下来我们将详细分析企业职工养老保险档案中出现较为频繁的几个问题。

1.1部分企业对于职工档案的记载不准确

很多企业的职工档案中对于员工个人信息的记载都存在或大或小的错误，比如姓名中的错别字以及立档时年龄填写的错误等情况都数见不鲜。而出现这些情况的原因大约有以下几个：首先，企业在招聘员工时，没有及时给员工设立一份个人档案，由此导致招工登记表等材料的欠缺；其次，企业在设立职工养老保险档案时，忽视了职工的定职定级表等材料的归档，导致个人材料内容不尽完善；三是部分企业在改制之后，没有与职工签订相关的劳动合同，致使职工的档案中缺少了《劳动合同书》等法律材料的保護。

1.2部分企业对于职工档案疏于管理

有的企业由于资不低债面临倒闭的风险，在人力资源部门被迫解散以及档案管理人员的事业之后，职工档案由于得不到有序的管理，往往导致职工档案遗失情况的发生，威胁职工养老保险的领取和享用。

2针对档案管理在企业职工养老保险中存在的问题提出的解决对策

2.1制定人员培训计划，不断提高业务素质

企业职工档案作为职工参加保险的原始记录，是职工在退休之后享受各项福利待遇的一项重要材料，与每个职工的切身合法权益密切相关。因此，为了推进档案管理工作不断进步，我们首先要对企业专职档案管理人员进行相关技能培训，以确保专职档案管理人员队伍的规范性和可靠性，主要有以下两种方式可供参考：其一，邀请高校里研究档案管理的专家对职工提供理论培训，给员工灌输先进的档案管理工作理念；另外，也可以通过鼓励档案管理职工参加省市档案局组织的专业培训，使档案管理工作者从外部源源不断的获取新的档案管理信息，构筑自己新的管理理念。总之，考虑到职工养老保险档案在维护企业形象以及保护职工合法权益方面在目前和将来将发挥的重要作用，不管是职工档案管理机构还是职工个人都要致力于增强职工养老保险档案管理和责任感。

2.2引入信息化管理手段对职工档案进行有效管理

由于信息化时代的到来，各种数据急剧膨胀，而传统的手工编辑和检索职工养老保险档案的操作方式，不仅费时费力，还不能保证数据统计的准确性，已经难以跟上时代发展的潮流。因此，应在了解自身企业发展的实际情况的基础上，推广网络传媒、数据库等高科技信息网络技术在档案管理中的应用，实现信息资源的共享与整合；还可以安装档案管理软件，开展永久性的计算机录入和存储档案信息的工作，从而不断提高检索档案的速度和质量。基于此，企业还要培养一批计算机技术过硬的档案管理人员，使之能够熟练应用各种信息系统来进行档案管理，提高为职工服务的水准。企业还可以在养老保险业务中增加一系列档案信息查询服务，方便退休员工查询和了解自己有权享有的社会福利待遇，确保档案管理和档案检索工作的有条不紊。

2.3深入开发档案信息，更好的为人民服务

要深入挖掘企业职工养老保险的利用价值，让其更好地为投保员工服务，将档案管理工作转移到社会保险工作服务重点上来对待。另一方面，要设法提高社会保险档案的使用效率，在对员工的各项基本信息进行立档之前，都要积极做好相关资讯的筹备工作，以确保企业职工养老保险档案的万无一失。

3结语

综上所述，随着社会主义市场经济的不断发展，职工社会养老保险档案已经覆盖到全国各地的企业，职工档案的内容也不再仅仅局限于职工的工资审批晋级等方面，而是更加注重职工养老保险、医疗保险等的投保和使用。社会发展的齿轮仍在不停的转动着，档案管理工作所面临的形势也在不停的变化，要想经受住考验，企业方面要不断更新职工养老保险档案管理的理念，拓宽为职工服务的领域，根据实际情况建立新的服务机制，牢牢把握住档案管理工作发展的脉搏，切实为民务实，了解和满足人民群众的需求，做为职工着想的优秀企业管理者和档案管理员。

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