浅谈如何做好电子档案管理工作

常凤

摘 要：当今科学技术的飞速发展，电子计算机、数码相机、绘图仪等数字设备在社会生活中广泛使用，产生了大量电子文件。随着这些新材料、新技术的应用于档案，如何加强电子档案的存储和管理显示出重要性和紧迫性。

关键词：电子档案；管理；现状

一、电子档案的概念

电子档案这一概念出现近10年，国家档案局于1996年成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”，1998年，王刚同志在全国档案局长会议上指出：要在1997年研究制定《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》。关于电子文件，美国联邦管理法规对规定为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息”。它可以记录在计算机能够阅读的任何一个介质上。我国对电子文件的定义是指人们在社会活动中形成的、用数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

二、电子档案管理在实际操作过程中存在的各种问题

（一）电子文件的鉴定

电子文件的鉴定，也存在着区别真假问题，档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则电子档案就失去了凭证价值。如在办公自动化系统中，电子文件的起草、修改到引发都在计算机上进行，它有便于修改、复制等特性，使得最能体现档案原始性记录与内容容易被删除或覆盖。没有草稿与打印稿的区别，也没有了正本与副本的差异，电子化档案的原始性和凭证性作用，很难认为的去划定一个界限。

（二）电子档案对环境的特殊要求

电子档案对环境的温湿度、灰尘、外来磁场和机械振动、光线等要求都有其自身的特点。纸质档案管理已形成一系列科学的规范的保管措施，电子档案由于形成时间短，归档的数量少，往往都是依赖于纸质档案管理环境中保存，档案管理人员对电子档案保护技术这个新领域也缺乏了解。如温湿度的要求，不适宜的温湿度对于纸张档案和电子档案均有影响，对纸质档案来说，高温高湿可促进纸张发生水解-氧化反应，使自己材料发生扩散变形，发生字迹蜕变和纸张发黄变脆。据实验证明，保存纸质档案的标准温度为14-24摄氏度。电子档案的载体不同纸质档案，其保存的理想温湿度为16-20摄氏度。灰尘对纸张的危害主要是磨损、模糊、发霉菌等等，通过手工的操作在一定程度上能够修复，进行挽救，减少损失。但对于电子化档案的危害就比较严重，灰尘一旦对电子档案造成危害，载体造成化学反应，所记录的信息可能就会无法读取，造成信息的全部丢失，无法进行修复。磁场与机械针对对纸质档案的影响微乎其微，但对电子档案的载体的磁性影响却非常显著，磁场作用于磁性载体，可能使磁性载体发生消磁，从而影响数据信号的读取。同样机械震荡也容易造成消磁現象。纸质档案相对来说是静态的、安全的，其保护的目标载体是纸张，保护纸质的文件形式即可。但对电子化档案而言，信息与载体是分离的，电子档案信息与载体的可分离性使档案信息随时面临着被修、盗窃，甚至被销毁的危险。电子档案还面临着一个隐形的杀手-计算机病毒。计算机病毒是一种程序，它通过计算机网络传播，一旦感染了病毒，它拷贝嵌入管理程序中，就能为所欲为修改、复制、删除其他程序，其危害性无法预料。电子化档案管理对于预防计算机病毒至关重要。

三、加强电子档案的保管。

（一）加强电子档案归档的组织领导

对于电子文件的形成到归档工作部门，要加强领导和组织管理，由主管部门负责人统一协调，指定专门机构或专人负责，责任到人。电子文件的形成、整理和归档工作，应由形成者或承办人按照归档要求进行收集积累，随即进行档案移交。电子档案的管理应由档案部门负责，电子档案形成部门要协助支持。为协调各部门的工作，要明确制定相关的规章制度、标准以及具体的规定，将电子档案的立卷归档检查、总结、考核信息管理列入工作目标管理中。

（二）加强对电子化档案管理知识的培训，以提高档案管理人员的业务素质和管理水平。

一是制定相应的继续教育课程，对档案人员进行电子化档案归档的管理培训。而是加强数据化工作操作的培训，特别是计算机操作培训，提高工作效率，充分发挥各种新科技设备的作用，加速现代化进行。三是加强交流与学习，开展合作与交流，走出去，引进来，推广先进经验，迅速提高档案人员实际操作能力。

（三）建立独立的电子档案管理库房

针对电子档案管理环境的特殊要求，提供和改造相应的条件。一是调整电子化档案适宜的温湿度，并进行长期的实验观察，总结出最合理的方案。采取更加严密的防尘措施，特别要加强防止外磁场的影响，远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并尽量避免强烈的机械震荡。二是借助网络信息管理部门的技术优势，加强对网络安全的防范。如在计算机网络中设置安全登录、限制权限等，防范网络安全。安装防毒软件，定期进行升级杀毒。不允许随便使用外来磁盘、光盘，如需使用应进行病毒检测，再确认安全无毒后方可使用。做到防范到每个归档过程，维护信息数据的安全。

（四）针对电子化档案管理软件硬件需求和目前实际情况，建议上级档案管理行政部门加强软件研发和研制，设计一种有针对性的专用应用软件，推广现代化管理软件，使同一环境中形成的档案电子化数据能相互兼容，相互转化，使档案管理现代化、标准化，实现电子化档案资源的共享。