浅议房地产档案的信息化管理

刘璐

【摘 要】档案信息化是社会发展的必然趋势，房地产档案信息化管理是一项专业性和技术性很强的工作。档案信息化管理要注重人才队伍的建设。提高管理人员自身综合素质，努力培养文化素质高，专业性强的综合性管理人才。配备与现代化管理相适应的硬件和软件设施，重视档案信息资源的收集、管理、信息数据库的开发建设。合理利用房地产档案信息资源，推进档案信息化管理工作健康有序的发展。

【关键词】房地产； 档案； 管理；信息化

在信息化高速发展的今天，加强档案信息共享与安全储存是社会发展的需要。特别是房地产档案工作者，面对堆积如山的房地产资料及档案，如何探索出一条适应时代发展需要的房地产档案信息化管理途径，是目前房地产档案管理工作者值得深思的一个问题。下面就房地产档案的信息管理工作谈几点个人的看法：

一、传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，而信息化管理，使传统的以纸质为载体的档案信息转化为电脑读取的电子文件档案。既节约了存储空间，又方便快捷查阅。同时降低了档案的管理成本。

二、房地产档案信息化管理，主要是从传统的纸质的实体档案管理转化为数字化、网络化的管理，从而提高人们对档案管理和查询效率。在传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工来完成各类档案的收集、筛选、整理、编目等工作，工作量大且效率不高。而进入档案信息化管理后，大大提高各项工作的效率。纸质档案在长期多次反复借阅中，不可避免地会发生磨损、勾画、涂改等现象。而档案信息化，会大大提高档案在查阅过程中的安全性，使得档案原件能够得到很好的保护。建立档案信息化管理后，档案可以随时在网络平台上进行共享，使得档案信息更新更加及时，也更加确保了档案的准确性、完整性。那么怎样才能将房地产档案的信息化管理工作做的更好，笔者有以下几点认识：

1.提高档案人员的专业素质。

档案工作是一项既枯燥又烦索、服务性强又不被人理解的工作。要做好档案管理工作，首先档案工作者要具有良好的职业道德、强烈的事业心和责任感。要有勤恳认真、实事求是的工作作风。 淡簿名利、不记得失的奉献精神。其次，档案工作者自身要有过硬的专业素质和文化素养。各部门在挑选档案管理人员时，应该注重责任心强、忠于职守、实事求是、踏实好学的专业人员，同时档案工作者应积极主动学习档案管理专业知識，并熟知档案相关法律法规，以提升专业管理水平和业务能力。但就目前而言有很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的档案管理人员因频繁调动等因素，专业知识欠缺、自身素质不过硬。还有临时调用人员，缺少工作热情，当一天和尚撞一天钟，根本无从谈及工作质量及效率。所以说，档案工作人员的自身素质和所具备的专业知识，直接关系到库存档案的质量。要想更加规范化的管理档案，那么档案工作人员首先需要做的就是提高自身的综合素质，提高信息化的工作技能。主管部门有责任对档案工作者进行定期培训，让他们及时掌握先进的管理经验和技术，从而有效提升档案管理的整体水平。

2.加强监督机制增强保密意识。

档案工作要建立强有力的监督机制，需有专业人员来管理。目前，档案管理工作只是依靠行政管理来监督，不能很好的发挥法律监督作用。有些地方领导重视程度不够，相关的规章制度不能及时落实不到位，导致了大家对档案工作缺乏应有的认识，丧失了档案工作的重要性。紧急时还会临时抽调人员完成档案信息的收集录入，由于对档案知识欠缺，造成档案信息收集不全资料缺失，以致档案信息管理质量不高。所以，档案管理部门需要加强对档案信息化的监管力度和重视程度。其次，在档案信息化给我们带来许多优势的同时，也给我们带来了许多危险和麻烦。随着科技的发展，保密工作的难度也会越来越大。档案信息的保密工作是档案工作者的一项长期而艰巨的任务，任何时候都不容忽视。提高档案工作人员的综合素质，加大保密宣传教育力度，经常组织档案人员学习相关的保密法律、规定，增强保密意识，严格管理制度，防止信息泄漏。

3.对档案信息化既要重视使用更要重视管理。

房地产档案的查询工作在房地产管理工作中占据了较大的比例。一些管理部门只重视档案的查询功能，却忽略了档案的信息管理工作。有些部门仍旧在延续老式的管理方法，不仅费时、费力，更不能很好的对档案进行管理，导致工作量大、质量不高效率低下。有些部门虽然配备有电脑、扫描仪、打印机等先进设备，但对档案管理只是局限于输入、查询和打印等一些常规的简单操作，根本无法很好地完成档案信息的分类、汇总等工作。电脑只是用来存储档案信息和档案目录，而检索和借阅仍然需要手工来完成。档案管理人员的工作效率普遍不高，所以，档案工作需要大量培养高素质的专业人才来推动档案信息化的进程。

4.加强防范意识确保系统安全。

在信息化高速发展的今天，我们实现档案信息的化管理，同时也存在病毒入侵的危险，会给我们的工作造成极大的危害。局域网连接或在不久的将来可能会实现全国联网，信息共享。在方便人们生活工作的同时，我们可能会受到病毒入侵、黑客来访等现象对系统的危害。因此，信息管理人员需要掌握一定的计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。在使用档案信息化系统时候，应该时刻提高警惕，加强防范意识。确保档案信息系统的正常使用，从而满足社会各个阶层的需求。

三、结语

档案管理工作自动化，信息管理法制化。采用数字形式安全存储档案，实现档案信息资源共享是时代发展的需要。

建立完善、规范的档案信息系统，提高系统检索效率，是档案信息系统建设的努力方向。 探索更加先进的手段和方法，加快档案信息的开发利用，是档案信息系统建设的最终目标。