浅谈信息时代与年鉴编纂

俞富江

[摘要]地方年鉴是以年为期系统记载、汇集上一年度自然社会历史发展进程性的资料和重要的文献信息。我国年鉴事业自上世纪80年代以来，经过各级地方志部门的不懈努力，如今年鉴编纂工作已步入正常的轨道，笔者认为，提高思想认识、创新组稿模式、优化篇目设计、加快编纂进度、革新传播手段是信息时代下做好年鉴编纂工作新的关键，这不仅有利于推动年鉴编纂工作，也有利于确保年鉴编纂质量。

[关键词]信息时代；年鉴；编纂

进入21世纪，随着信息时代的到来，对年鉴编纂工作提出了新的要求。年鉴编纂工作就是通过收集大量资料信息，并进行筛选加工浓缩，其“信息密集载体”、“资料性工具书”的定位已成为人们的共识。然而，人们对信息的关注、需求和依赖是前所未有的，对年鉴资料性工具书的要求也越来越高。当前，年鉴编纂工作中尚有不适应时代要求的地方，主要表现为：年鉴的信息量较少、信息质量较低，传播速度较慢等。年鉴如何适应信息时代的要求，笔者认为应从以下五个方面做起：

一、提高思想认识，强化年鉴的生命力

年鉴是一个地方信息的载体，按照信息论的观点，一部真正实用的、有价值的年鉴，必须具备信息来源、信息组织和信息畅通三个基本条件，这一点已普遍为人们所认识。但长期以来，大多地方年鉴编纂都经历了由下而上、再由上而下的发展过程，大多走过了由“民办”到“官办”的曲折道路，许多年鉴在信息编纂方面还存在一些问题。具体表现为：年鉴中一般信息多，具有重要价值的信息少；静态信息多，动态信息少；微观信息多，宏观信息少；通用信息多，具有鲜明地方特色的信息少；地方发展优势信息多，发展劣势信息少；反映成绩信息多，失误与挫折信息少；记述行业部门信息多，与群众生活息息相关的信息少。总之，普通读者认为年鉴是“官书”，真实地反映了目前年鉴的社会价值和年鉴质量存在的通病。

导致上述现象出现的主要原因：在于一些年鉴编纂者忽视了年鉴是信息载体的基本属性。要改变这种状况，就要提高年鉴编纂者对信息含量和质量在年鉴中地位的认识，强化“信息是年鉴生命力”的观点。同时要处理好两个关系，一是“官办”和“民需”关系。“官办”可以保证年鉴正确的政治方向和权威性，得到人力、财力上的支持，但并不等于把年鉴办成官方的文献资料书，只有增加老百姓要知道的信息资料，才能使年鉴真正为民所需、为民所用、才具有生命力；二是处理好形式与内容的关系。一部年鉴质量的好坏，是否适应读者的需要，其框架结构、篇目设计、条目的撰写、语言文风等方面固然重要，然而，其内容的信息含量多少与质量优劣显得尤为重要。特别是在信息时代，如果忽视了后者，年鉴只能成了华而不实的废品。

二、创新组稿模式。拓宽年鉴的信息渠道

编纂年鉴是一项艰巨、系统的文化建设工程，涉及各个方面，必须动员社会一切力量共同完成。缺少任何一个部门或行业的参与，都会使地方年鉴丧失完整性。各单位的供稿任务，是年鉴编纂中最为重要的基础性工作。在新的历史时期，出现了许多新事物、新情况和新问题。如果按照年鉴编纂起步时那样，通过行政命令完全依靠单位供稿来全面反映社会各个层面已经是难以完成了。如何来解决这个问题呢？从近年来年鉴编纂先进单位的经验和做法来看，那就是创新组织编纂的新形式，改供稿制为采编合一制。年鉴编纂人员要在稳定各行政、企事业单位撰稿员队伍的基础上，加强年鉴工作业务培训，提高年鉴资料的质量，确保信息准确、全面、系统地反映各单位的真实情况。对有关部门反映不到、反映不全的领域或行业以及人民群众关心的社会热点、难点问题资料的收集，年鉴编纂人员必须深入到社会各阶层开展调查研究，拓宽收集年鉴资料的信息渠道，收集和整理供稿部门缺少的第一手资料，即原始资料，从而提高年鉴的资料价值。

为此，笔者认为，年鉴篇目是地方志部门花费相当精力，广泛参考、借鉴年鉴先进单位成功篇目，并结合当地实际情况而制订的，一般来讲它的涵盖面较为广泛，遗漏点较少。各供稿单位要紧扣年鉴篇目，精心组织收集资料、编写稿件，尽量做到重点突出，详尽反映该单位分管的本职工作的基本情况和发生的大事、要事、新事、特事，既谈成绩经验，又谈存在问题；行文规范，综合性条目和专题条目清晰、语言数据规范；内容详略得体，避免交叉重复；图片、图表资料、人物资料和适用信息资料提供要全面。这是供稿单位尤其需要格外注意解决的。“众人拾柴火焰高”，编纂年鉴需要借助众人之手才能做好信息资料搜集、整理工作，这就是人们常说的“众手成鉴”的道理。

三、优化篇目设计，注重年鉴的索引代码

篇目是年鉴设计的蓝图，是纂写的提纲，也是搜集信息资料的向导。篇目是否合理、科学、可行，是年鉴编纂能否成功的基础。通常情况下，年鉴篇目设计的基本原则：按照当代社会分工、科学分类及当地实际，力求做到门类齐全、分类科学、归属得当、排列有序、结构严谨、层次清楚、时代鲜明、特色突出。年鉴是年度信息记载的延续，可以把续修归纳为对首轮志书的“续、增、删、并、补”。续：即续写各项事物在上卷年鉴后的情况。主要体现年度政治的进步、经济的发展、社会的前进和文化的繁荣。凡是在上卷年鉴后，继续存在和变化着的事物，都在记述之列。也就是要保留上卷年鉴篇目中的相关篇目、分目、条目。增：上卷年鉴篇目中没有的，或是新产生的事物需要记述存史的，在年鉴篇目中增加，或篇目、或分目、或条目。删：上卷年鉴之后，已经不再存在或已经没有存史价值的事物，年鉴篇目中不再出现。并：上卷年鉴之后，继续存在，变化不大，但也有必要记述，可以将相近类型的分目、条目作合并记述，只简要记述大的方面、变化的方面。补：对上卷年鉴中某些方面或某条重要史料遗漏者，应在续卷相关分目或条目中补记。

如今，身处信息社会，信息资源的共贮、共知、共享，已成为人们共同关注的课题。一部内容丰富、编排科学、检索方便的地方年鉴，才是一部完整的、有实用价值的年鉴。目前，地方年鉴在信源、合理存贮方面都花了很多功夫，但信息传输渠道比较单一，难以实现快捷、准确、有效的检索目的。然而，只有采用索引代码信息符号，通过代码把文字信息转化成特定的信息符号（数字、字母或其他符号），然后按照一定的规则排列成符号序列供读者使用，才具有簡洁、明快、便于识别和排序等特点。在编制传统的纸质版年鉴时，用代码形式编制索引，既经济又实用，是构建新型年鉴的理想选择。

四、加快编纂进度，缩短年鉴的出版周期

加快编纂进度，缩短出版时间，增强年鉴的时效性。如果说质量是年鉴的生命，那么时效性就是年鉴提高实用性的关键所在。一部年鉴从篇目设计、资料收集、审查验收、到付梓成书，大部分需要十个月。与信息时代的高效率要求是不相称的，导致的结果必然是降低年鉴的时效性。为此，必须改变以往的编纂方式，在提升效率上下功夫，在保证年鉴质量不受影响的前提下，加快编纂进度，缩短出版周期，力争在半年内出版高质量的年鉴，以增强时效性，充分发挥年鉴的资政作用，为推动本地社会经济建设和各项社会事业协调发展服务。

在编纂年鉴过程中，要提高工作效率，运用现代化办公手段，特别是计算机和网络技术的应用。各供稿单位既要有样稿，还要有备份的优盘，以减少重新录入、校对等重复劳动。有条件的地方还可实现计算机联网，直接从网上传送资料。编辑人员如果能熟练掌握文字编辑系统，能从网络上载取所需信息资料，则可大大提高工作效率。要采用电脑等现代化编纂手段，加快成稿速度。随着电脑等现代化办公工具的普及，也给年鉴编辑带来了极大的方便，编辑人员应熟练掌握电脑制版操作技能，使编辑工作完全实现无纸化，从而缩短编纂出版周期。

五、革新传播手段，完善年鉴的服务功能

随着电子技术的发展、电子出版物的出现，纸质出版物终将被电子出版物所代替，年鉴也不例外。但是，年鉴也可通过网络等一系列现代化手段扩大自身服务范围，通过网络浏览、查阅年鉴，可以极大地扩大读者群，使得志书信息传播得越来越快，面也越来越广，充分发挥了年鉴作为资料性工具书的功能。同时，有条件的地区应及早制作电子版年鉴并上网。通过将年鉴的数字化处理，使人们可以在互联网上方便查阅年鉴信息，破除传统年鉴携带不便、不易传播的缺点。建立完善网上方志馆功能，将历卷年鉴通过扫描等方式进行数字化转化，让一般公众翻阅历卷年鉴成为可能。今后新出版的年鉴也可增加数字化发行渠道，通过网上商店、网络购买的新型购物方式，进行年鉴的数字化发售，让更多人能够第一时间阅读到新近出版的年鉴，以增强年鉴的服务功能。