对企业档案管理的几点意见和思考

马丽英

【摘要】企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。目前很多人没有认识到企业档案管理工作的重要性，企业档案管理的现状不容乐观，还存在诸多问题亟待改进。

【关键词】企业；档案管理；现状；措施

一、企业档案管理工作的现状

1.服务意识差，档案信息资源开发力度不够

虽然在企业发展过程中，档案管理工作必不可少，但因其工作属性的原因，相对其他部门而言还是属于边缘部门，企业资金和人事安排都不尽完善，有的档案管理人员是兼职，有的档案管理人员工作岗位变动频繁，这些都容易造成档案管理出现漏洞，档案资料丢失，机密档案泄密等，无法给企业决策提供必要的信息资源。

2.档案管理分散，不利于资源共享

档案管理基本原则要求档案管理工作实行统一领导，分级管理方式，保護档案的安全，这样有助于资源共享。企业档案管理在企业运行中发挥着重要作用，需要长远保存的档案要由企业档案部门统一管理，其他各部门不能分散管理，也不能把档案据为己有。统一管理有助于维护企业档案的完整性，提高档案的安全性。现阶段，一些企业的人事档案、基建档案、财会档案等没有进行统一的管理，还是由各部门分散管理，有的甚至无人管理，有的也意识到了档案管理的重要性，配备了专门的档案人员，但由于档案管理水平参差不齐，档案的安全、完整还是无从保障，不利于资源共享，也不能给使用者提供快捷的服务。

3.档案人员整体素质不高，更换频繁

档案管理是一项政治性、服务性较强的工作，加强档案管理，需要工作人员热爱本职工作，既懂科学技术，又懂档案管理工作的专业知识，具备较高的政治素质和业务能力。但一些企业对档案管理存在思想认识上的误区，认为档案管理是操作性、常规性的工作，不需要什么专业技能，只要识字就能做好此工作。很多单位的档案人员年龄偏大，知识文化水平较低，没有经过档案专业培训，整体素质不高，很难适应新形势下企业档案工作需求。同时，企业改制后，各部门精简人员，企业档案人员更换频繁，档案的收集、整理、保管工作不能持续进行，不及时归档、整理，致使有的档案丢失，落到各部门或者个人手中，对以后档案的利用工作造成难题。

4.档案馆藏良莠不齐，档案鉴定工作开展不力

档案管理并不是一成不变的，为了保管有价值的档案，应剔除销毁失去保管价值的档案，突出重点，分类管理，提高档案管理的质量，为档案的利用及资源共享打下良好的基础。一般来说，很多企业的档案只要进了档案室，就会永远藏匿于档案室，有些档案没有了任何价值，不能发挥任何作用，长期积压使库存爆满，致使新的、有价值的档案不能及时进馆。这主要是因为档案鉴定工作开展不力，未成立专门负责此项工作的机构。

5.管理设施不齐全，不能满足档案保管需求

档案管理的目的不是为了获取利益，主要是为了体现社会效益，一些企业领导比较注重企业经济发展，不注重档案管理，这也使档案管理滞后于经济发展。很多企业档案管理部门没有专门的经费，档案管理设施不齐全，不能满足档案管理的需求，不利于档案的安全、完整保管，从而造成不了弥补的损失。

二、改善企业档案管理的措施

1.提高档案管理人员的素质

企业在发展中必会留下大量的档案资料，如工程图纸、技术资料等，这些档案资料对企业的运行发挥着重要作用。档案管理人员素质的高低会影响企业档案管理的优劣，提高企业档案管理人员素质，是提高企业档案管理水平的需要。首先，企业档案管理人员要具备较高的职业道德素质。这就需要档案管理人员树立服务意识，提高服务质量。同时档案人员要尊重历史，根据史实入档、用档。另外，档案人员还要有较强的保密意识，不私泄外泄，确保档案安全。其次，档案管理人员要具备专业素质。这就需要企业档案人员注重专业知识与技能学习，认识到档案工作的重要性，不断扩大自身知识面，以适应信息化社会的需求。最后，企业档案管理人员要具备创新意识。企业档案管理工作要具有开放性，需要创造性学习，用新思维对待新问题，提高档案管理层次。

2.充分开发利用档案信息资源

档案管理的目的是提供利用，提高档案管理水平，是要给企业提供良好的信息服务。因此，企业档案管理要充分开发利用档案信息资源，为企业发展提供有力的保障。首先，建立网络化系统。企业制定网络系统时，考虑档案网络化建设，开发档案信息资源库，使企业各部门能快速获取所需档案资料，达到资源共享的目的。通过网络利用资源，不会造成文件的丢失，也有助于档案的归档。档案人员通过计算机可以随时对档案进行归档、分类、整理工作，有效减轻了档案人员的负担。其次，推进档案的数字化进程。企业档案管理对有重要价值的档案资料要进行数字化，有些档案由于保存年代已久，拿出来使用的话很容易损坏，要注重对这些档案的保管，并对这些有重要价值的档案进行数字化处理，以便永久保存。最后，加强档案信息安全保障建设。注重档案信息化建设的同时，也注重对计算机档案管理系统的管理，配备防病毒软件，确保信息安全。

3.强化企业档案管理标准化建设

企业档案管理首先要确立归档制度。企业所有人员都有建立档案、保管档案的义务，不能私自截留档案。档案归档有明确的日期限制，如行政管理、生产技术等方面的管理类文件一年归档一次；产品开发、基本建设等方面文件材料要在项目完成后半月内归档等。企业档案归档制度的执行，需要档案人员监管，相关人员积极配合。其次，遵守档案管理流程。企业档案管理要遵守流程，主要有管理部门、文件整理、档案分类、档案编号、归档、保存档案、清理档案等方面。最后，完善档案管理制度。要建立健全的档案管理制度，主要包括档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度等。

结束语

企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

参考文献：

[1]胡京津.浅析当前企业档案管理中存在的问题及对策[J].档案天地，2010（10）.

[2]闫建榕.加强企业档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2010（6）.