试论如何优化事业单位档案管理制度

高兴凯

【摘要】我国档案管理工作在实际运行过程中十分困难，因人口数量多，档案资料数量巨大。在进行档案管理工作时，需要极大地耐心与责任心，利用先进的科学技术进行科学有效的管理。本文主要针对现阶段我国事业单位档案管理的现状进行分析，提出合理建议，争取早日实现我国档案管理工作的高效、有序。

【关键词】档案管理；优化制度；事业单位

事业单位和政府部门一样属于公共服务部门，他不同于其他民营和个人单位，服务性和公共性是其主要职能，事业单位的运行不以获利为目的，主要是为了推动社会公共设施和公共服务的建设，为我国居民提供更加快捷、更高质量的服务。档案管理工作同样也是事业单位的一项重要工作，对事业单位工作的正常运行有着十分重要的意义，但事业单位工作量大、种类繁多、部分工作不透明都给档案管理工作带来了阻碍。因此，如何优化事业单位档案管理工作制度对事业单位的工作质量起着关键性作用。

一、事业单位档案管理的重要性

事业单位工作性质特殊，种类复杂，在工作时需要进行记录、存档，这导致事业单位储存资料量巨大，进一步加大事业单位档案管理工作的难度。目前我国的事业单位运行情况没有进行全面的公开化和透明化，部分工作具有一定的隐蔽性，故对事业单位的工作情况进行检查时，只能通过对档案资料的检查来对事业单位的工作状况进行检查和监督，所以事业单位的档案管理在事业单位的整体运行中占有重要地位。事业单位的管理水平也可以通过档案管理水平来体现，所以事业单位在进行档案管理过程中，一定要充分认识档案管理的重要性，建立科学规范的档案管理制度，保证档案管理质量，有提高档案管理效率。在档案管理过程中，事业单位还要充分认识到档案对单位以及社会的发展都会产生重要影响，如果档案资料没有符合相关规定会对事业单位的运行造成一定困难，也会给人民群众留下管理不利的印象，故档案管理是保证事业单位正常运行的重中之重。

二、事业单位档案管理制度中国存在的问题

1.缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作十分容易被忽视，因其具有服务性的性质。造成这种现象出现的原因可能是事业单位没有对档案管理工作起到足够的管理意识，对档案管理工作的认识程度不高，同时缺少必要的人力物力支持，这些都会导致档案管理工作被忽视。事业单位可以采取一些有效的手段提高对档案管理的重视程度，例如将档案管理工作纳入年终工作考核中，这样有利于档案管理工作的顺利进行。

2.没有建立完善的档案管理制度

现阶段我国的档案管理现状是没有科学规范的管理制度，为了促使档案管理制度的形成，我们可以在进行档案管理工作时制定规范守则，对档案内容进行全方位的覆盖，简化档案管理工作，是复杂的工作量简单化。对于事业单位来说，可以通过提高执行能力来加强对档案的管理，实行责任制度，增强档案管理人员的责任心，在保证管理质量的同时提高管理效率。

3.缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

4.缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。

三、优化事业单位档案管理制度的途径

1.重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。

2.重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档

案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

3.加强档案管理人员的专业培训

新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术，所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐，對档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。

4.加强电子档案管理与纸质档案管理之间的关系的优化路径

纸质档案管理方式在目前事业单位档案管理工作中存在主要方式。随着数字化时代的迅速发展，档案管理数字化已经成为了档案管理工作的必然趋势，档案管理数字化可以有效提高档案管理工作效率及管理水平方面。如果事业单位没有普及数字化化档案管理的情况下，也可采用传统纸质档案与电子档案管理相结合的形式，利用计算机技术开展档案管理工作，来促进事业而单位档案管理数字化的发展。在实际工作中，我们也可采用传统的方式进行档案信息的收集，把档案信息材料录入计算机中，由它来进行快速分类生成电子档案资料，从而发挥现代化技术在提高档案管理效率方面的作用。

四、结语

档案管理是事业单位必不可少的工作内容，不仅仅具有日常工作的特性，还是保障事业单位工作正常进行必不可少的一项关键内容。事业单位的全部工作人员，尤其是档案管理专业人员都要重视档案管理的重要性，建立全面完善的档案管理制度以保障事业单位高效正常的运行。

参考文献：

[1] 李海珠，都蕾.试论事业单位档案管理的创新思路[J].今日中国论坛，2013（10）.

[2] 刘玉贞.论事业单位档案管理现状与应对策略[J].办公室业务，2012（4S）.