企业内部合同审查的方案设计

赵怀岗

[摘 要]企业内部合同审查是企业防范法律风险，实现经营目的的重要手段，从知识体系、技术层面、沟通等各方面均对合同审查机构和人员提出了更高的要求。为充分发挥合同审查的作用，需要从审查原则、审查依据、审查标准、审查技巧等方面进行企业合同审查方案设计，从而提升合同审查的价值贡献。

[关键词]合同审查；方案设计；企业

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.10.183

市场经济作为契约经济，不断发展完善的同时必然带动企业法律合同管理不断发展完善，需要加快促进法律管理与经营管理的深度融合，将法律审核嵌入管理流程，在确保合同审核全覆盖的同时，不断提高审核质量。这意味着对企业的合同审核机构审核质量做出了更高的要求。企业内部合同审查作为一个系统工程，涉及审查原则、审查依据、审查标准及相应的审查技巧等多方面的内容，需要设计一套完整的方案。

1 审查原则

（1）合法审查原则是合同审查的根本前提，合同必须符合国家法律要求，不能违反法律强制性规定。任何违反法律的合同都是无效的，不能实现合同的目的，最终无法满足企业的签约需求。

（2）同步审查原则主要是指把合同的审查与商务过程文件审查相结合，两者相辅相成。只有对商务过程、商务文件透彻了解，才能追溯合同条款的渊源，从而保证合同条款符合企业的签约目的。

（3）平衡审查原则指将风险把控与实现经济目标相结合的原则。企业内部合同审查要坚持风险把控和经济目标实现兼顾的原则，使两者尽量达到平衡。不能过分把控风险，而使商务合同谈判和签约活动陷入僵局，无法根本实现企业的经济目标。

2 审查依据

（1）合同审查依据法律审查，首先是指依据《合同法》审查，合同条款的约定要符合《合同法》平等、自愿、公平、诚实信用、合法等基本原则。也要符合相关部门和地方性法规的规定。《合同法》是对于合同订立的一般原则性规定，是普遍适用的规范化要求及原则性条款，其他法律法规如果出于行业交易安全的需要，在符合《合同法》立法原则的基础上有更细化的规定，那么应该作为审查的依据优先适用。

（2）企业内部控制表现在合同管理方面，主要是识别合同签署和执行过程中的风险点，继而设置关键控制点，进行风险的有效防范。可以说，合同审查本身就是内部控制及风险管理的一个重要工具和手段。因此，合同审查工作作为企业合同管理内部控制的一个重要环节，应遵循企业内部控制规章制度的相关要求而开展。[1]

（3）商业惯例审查要包括国际认可的、行业通行的、权威协会认可的商业惯例等。商务活动中，合同双方当事人对于争议焦点的条款往往会更易接受商业惯例的标准。比如合同的违约责任条款，除了在符合法律规定的违约金比例范围内，如何确定具体违约金比例，往往会看整个行业内商业惯例是多少。合同审查人员如果对本行业有丰富的实务经验，依据商业惯例进行合同审查，有利于较好地把握尺度，既把风险控制在可承受的范围，又能有效推进商务谈判进程。[2]

3 审查标准及技巧

（1）形式方面的要求及文义审查法。合同审查，从形式方面要求合同本身文义准确、简洁明了、逻辑合理、结构完整。按照合同形式方面的要求，可以采取文义审查方法：应从合同名称到合同结构做全面审查。如合同名称是否与合同内容一致、合同签约主体名称在合同抬头处和落款处是否表述一致；合同履行期与有效期是否一致；条款文字表述之间有没有矛盾等。

文义审查要充分关注字面背后的交易背景，只有充分了解和追溯合同文本形成的过程、双方谈判中的立场、观点，才能保证合同条款的具体描述符合双方的真实意思表示。

（2）实质方面的要求及对照审查法、条款分析审查法。合同实质方面的要求包括两方面：一是合同的约定符合法律的規定，主要条款完整。二是要求合同双方权利义务明晰、具体。针对合同条款合法、完备的要求，可以采取对照审查方法：

对照法律法规的规定，检查合同主要条款是否完整、合同条款有无与之相抵触之处。对于不一致的地方，要按照法律法规的规定修改或补充相应条款。合同条款合法、完整是合同审查工作的最低红线要求，不能逾越。

在符合法律法规的情况下，检查合同条款的表达是否准确、到位。针对合同权利义务明晰、具体的要求，可采取条款分析审查法。

要求合同权利义务明晰、具体是在合同条款合法、完整的基础上，提出的更高要求。合同双方的权利义务明确，除了要求合同中设置齐备相应的条款之外，更重要的是这些条款要具有可辨识性，能明确具体地表明双方的权利义务内容。这些条款越容易被辨识，权利义务越明确具体。[3]

采取条款分析审查法主要体现在对合同履行义务主体、客体、标准、期限、履行方式、违约责任等方面约定时，审查其易辨识性。如对履行主体，是否有对委托代表及代理人权限的明确约定；履行客体方面，商品的规格是否明确具体，服务的技术要求是否清晰；履行时间方面，延期交货具体的含义约定是否清晰；违约责任的约定须达到依约即能判断哪种行为出现便属于违约的程度。如果这些条款约定得没有辨识度，那么将是纠纷和争议的易发处。

（3）商务性方面的要求及会签审查法。企业合同是商务活动的结果，要求合同条款具有较强的可操作性。企业进行合同的内部审查时，要根据合同类型、签署的背景、企业经营目的、合同相对方的特点，对合同履行中会发生的情况和问题，进行预判并形成相应的针对性条款，提高合同条款的可操作性。如根据合同标的特性，对标的的测量及计算约定误差范围、对服务的完成约定可量化的验收标准；根据合同相对方的资信及强势程度，设定不同标准的防范性条款；根据合同背景及类型特点，增加实用性条款等。[4]

对此，可采取会签审查法。企业各部门根据自己的职能分工，对相应条款提出可操作性的审查意见。一般而言，通用条款主要属于商务部门和法律部门的审查职责，包括合同主体的名称或者姓名和住所、标的、违约责任、适用法律和争议解决方式等。对于专用条款，如健康安全环保条款、保险条款、政府批准条款等，要发挥相应业务部门的职能和优势，提出专业的审查意见。

以某企业为例，合同的经济性由商务部门负责；技术性由业务部门负责；财税保险合理性由财务部门审核；质量健康安全环保的内容由HSE部负责；合同相对方的资信，合同条款是否完整、确切、公平、合理，合同条款是否符合交易惯例和具有可执行性，双方的权利义务是否明确，由法律部门、商务部门、业务部门负责；合同条款是否违反法律法规的强制性规定，是否符合内部规章制度的规定，合同逻辑及用语是否清晰、准确，授权委托等手续是否齐备等由法律部门负责审核。

综上所述，从知识体系方面而言，合同审查人员需具备多种知识体系才能出色审查合同，不但要懂法律，懂经济、财务，还要懂行业专有知识。[5]在技术层面上，合同审查人员在审查时需能将法律强制性规定与行业惯例有效地结合起来，促成合同商务目的的实现。在沟通能力方面，要能发动相关会签部门的积极性、发挥会签部门的优势提出会签意见。在经验储备方面，合同审查人员要根据每类商务项目的特点，总结对应的责任条款范围、技术规格要求、施工程序等，作为经验储备下来，形成企业合同审查人员的软实力，提升价值贡献。

参考文献：

[1]王保平.企业内部控制操作实务与案例分析[M].北京：中国财政经济出版社，2010.

[2]曾慧萍.浅谈若干国际贸易惯例与合同条款之间关系的处理[J].福建商业高等专科学校学报，2006（3）：15-18.

[3]张建义.公司法务工作中合同审查和风险防范[J].法制与社会，2014（9）：77-78.

[4]吴江水.完美的合同——合同的基本原理及审查与修改[M].北京：北京大学出版社，2015.