行政单位内部控制体系建设优化分析

张琪

[摘 要] 我国当前行政单位控制管理的问题是控制环境弱化，基础会计处理不规范，控制活动发挥失效，以及国有资产流失严重。行政单位需要逐步完善岗位责任制，实现预算全面管理，通过加强财政支出审核规范零余额账户授权，强化资产后期监管，健全人事管理体系，加强信息交流沟通，推动内部控制贯彻落实，以完善内部控制体系，提升行政单位职能。

[关键词] 行政单位；内部控制体系；建设；优化

[中图分类号] D523 [文献标识码] A

Abstract： There are problems for the management of administrative units in China in terms of weak control environment， irregular fundamental accounting， failure of control activities， and serious drain of state owned property. Administrative units should improve the system of post responsibility step by step， realize overall budget management， enhance the audit of fiscal expenditure and the authorization of zero balance accounts， strengthen asset supervision in later periods， complete personnel management system， intensify information exchange， and promote the implementation of internal control. In doing so， the internal control system could be improved for promoting the function of administrative units.

Key words： administrative unit， internal control system， construction， optimization

一、行政單位自身控制的现状

（一）控制环境的弱化

由于一些特殊原因，我国在对行政单位的内部控制方面存在一些空白的地方，甚至存在部分单位对财务人员工作不重视，使得财务人员没能参与到单位重大事务的决策之中。

（二）基础会计业务处理不规范，普遍存在舞弊现象

在诸多行政单位中，存在部分单位对于单位内部的原始凭证管理不符合规范、会计数据的核算不认真仔细、财务数据失真失实现象时有发生。

（三）控制活动发挥失效

1.单位内部控制制度不健全。在单位内没有形成很好的条文规范，导致部分单位在处理资金支出、预算管理以及单位资产的管理等诸多方面存在较大的缺陷或者制度不健全，使单位内部控制流于形式。

2.授权审批以及核查未能执行到位。在行政单位的现行管理中，大多数单位一直以来都是将单位领导签字同意的事项作为单位内的行政审批，使单位内部控制体系无法执行到位，形同虚设。另外，大多数单位内部对于单位的固定资产以及财政款项没有定期核查的机制，致使单位内部许多资金无法审计到位、审计脱节现象严重。

3.对于不兼容的岗位配置以及管理不当。有许多行政单位，由于单位编制少，人员不足，一个人同时兼职多个岗位的事务，岗位不兼容现场时有发生。

4.财务管理方法落后，“收支两条线”未落实到位。当前还有许多行政单位只为了自己单位的利益而全然不顾国家利益，在自己的管辖范围内盲目执法获取非税收收入以及将单位房屋出租获取费用等方式来为单位增加收入，这些收入并没有上缴国家财政，而是作为单位自己的小金库来为单位内部人员谋取福利，这些行为严重影响了党和国家的形象，同时也影响了政府了公信力。

（四）国有资产保护不到位，流失严重

行政单位的资金都是由国家直接拨款获取，许多单位认为国家提供的资金不用即是浪费，对于单位财政毫无节制的使用，在购买物资、处理物资时经常存在公物私用，公物低价卖出等现象，国家资产流失严重。

二、完善行政单位内部控制体系建设需要完成的主要框架设计

（一）进一步健全行政单位管理制度，逐步完善岗位责任制

其一，以职责来划分岗位权限。根据业务的需要来划分分管领导，同时通过下文明确分管领导的职责以及单位内的每一个部门每一个人的职责以及权限，使得单位内的各项职能能够有条不紊的运转。

其二，对于单位内不兼容的职务实行不同人员办理。不兼容的职务主要有以下几种：授权审批、财务支出管理、审计以及会计记录等，这些职务必须由不同人员担任。

其三，实行岗位考核制度。考核内容为该人员的工作职责是否到位、工作流程是否合理。通过考核来进一步明确员工的工作职责，单位负责人还可以通过考核来实现对员工的监管职能。另外，还可以将考核结果作为单位内人员的晋升依据，提高行政单位人员选拔的透明性及公平性。

（二）实现行政单位预算全面管理

1.预算编制。在进行编制预算时，不仅需要考虑到上年度全年经费的使用情况，还要考虑到下一年度可能需要用到的支出，然后在此基础上科学预算出下一年度行政单位的行政经费，预算编制小组在制定完下一年度单位的预算后形成报告，需要将该报告提交单位党组成员审核，审核通过后提交上级部门申报预算资金。

2.预算执行。该阶段主要是单位内将全年的预算按季度或月来划分预算。另外，行政单位还需要建立一套完善的预算执行考核方案，明确每一次预算执行的责任人，确保预算使用得当。行政单位财务管理人员每个月或者每个季度都需要制定出预算执行的分析报告，该报告主要是支出预算在执行时的情况以及经费使用状况，通过该报告可以令单位领导了解预算执行的情况。

3.预算调整。预算在执行过程中，如果预算执行与预算报告存在较大的偏离时，需要对预算进行分析，然后根据情况对预算情况进行调整。预算执行存在偏差，如果是因为在执行过程中因人为挥霍浪费致使预算不足，则预算不能进行调整；如果是因为一些客观无法避免的原因导致预算不足，如因为公共事件等导致预算不足，则可以对单位预算进行适当调整，确保行政单位各项工作顺利开展。

4.预算分析与考核。行政单位预算执行结束后需要对预算进行分析，主要是分析预算执行数与最初的预算之间存在差距的原因，为后期更好更准的编制预算提供基础，还需要对预算的整个周期进行分析。另外，还需要对预算整个周期中涉及的领导层、工作人员等进行考核，做到公开透明，力求实现行政单位预算全面管理。

（三）加强行政支出管理，规范零余额账户授权

行政单位需要加强对财政支出情况的审核，同时责任追究制度也应该配套使用，行政单位领导应该不定时对单位财政预算支出情况进行审核，核实支出情况以及相关程序是否合理或手续是否齐全，确保财政资金使用在制度下运行。

（四）协调单位资产管理与预算管理，强化资产后期监管

1.单位预算与单位资产购进相结合。行政單位各部门或人员应该根据相关制度以及流程提交本年内需要使用的设备或者相关服务的申请，在提出申请时还需要备注相关固定资产的市场价格以及购买目的等说明，将相关文件提交单位领导小组商定，领导小组根据单位的财政预算对相关申请进行审批并进行答复，如果同意购买则按相关程序进行，如果因财政预算不足无法批准申请，则需对相关申请部门或个人进行说明。另外，在进行固定资产采购时，为避免在采购环节出现贪污腐败现象，应该严格规定单项采购金额超过1万元或者总金额在5万元以上的采购项目一律采用政府招标采购的方式进行，对于小额采购则可由两个人采购的方式进行。

2.资产验收以及记录。行政单位应该健全固定资产验收制度，在资产购买后，行政单位应该安排人员对相关资产进行验收，验收工作由验收小组完成，验收小组应该由单位的财务管理部门以及固定资产的使用部门共同执行。验收工作完成后，应该对固定资产进行记录同时张贴条形码以及设备信息卡片等，为后期资产盘查提供便利。

3.强化资产后期管理。对于已购进资产，需要不定期对其进行保养维修，以提高其使用期限，降低隐患。完善固定资产报废流程，对于已过使用年限的固定资产需提前报送领导审批，待审批同意后尽快对其进行报废工作，报废工作由后勤管理部门、使用部门以及财务部门共同完成。

（五）健全人事管理体系

行政单位没有权限对本单位人员进行人事管理，都是由相关部门统一管理，因此行政单位无权自行开除职员，只能通过考核与激励的方式来加强行政单位内部的认识管理体系。另外，健全人员退出机制，对于主动提出退出的人员，需根据相关程序完成退出，确保单位持续运转。

（六）加强信息交流沟通

行政单位不是一个独立的机构，需要与外部进行有效交流沟通促进单位的发展。行政单位作为国家机关，是政府的服务窗口，需要根据自身的工作特色构建适合自己的信息平台，通过信息平台发布相关信息，提升工作效率，逐步实现电子办公。信息平台的构建，需要行政单位多方面信息共同组成，因此需要汇集行政单位内部的人事信息、业务信息、财务信息以及其他信息，实现信息在单位内沟通无阻碍。另外，通过信息平台还可以使信息在经过多重传递后产生质变的情况，提高信息的质量，因此行政单位在加强管理人事以及其他的同时，还需要加大对单位内信息交流沟通的关注力度。

（七）强化单位监控力度，推动内部控制贯彻落实

第一，设立独立审计人员。行政单位可以设立独立的审计人员，对行政单位内部的所有财务、会计以及其他业务进行审计，审计发现存在的问题，并及时向领导汇报，同时提出整改措施。第二，外部监督协助配合。外部监督作为行政单位的辅助监督机构，通过行使监督职能发挥行政单位内部监督机构所无法行使的监督功能，使行政单位的运转真正做到阳光透明。第三，责任制与奖励措施齐头并进。行政单位的运转存在的各式各样的问题，不能单纯依靠惩处措施来解决，还应该要采用奖励措施予以辅助。因此，行政单位在规范和明确责任制的同时，还需要不断加强在奖励措施方面的建设力度，做到奖惩适度，最大化的激励行政单位内部人员的工作效率，使行政单位内部控制体系能够发挥其应有的效能。

[参 考 文 献]

[1]石元玲.探讨行政事业单位内部控制现状及对策[J].现代商业，2015（23）

[2]王荔.浅析行政事业单位内部控制现状与对策建议[J]金融经济，2014（9）

[3]胡晓梅.浅议完善行政事业单位内部控制的对策[J].企业家天地（理论版），2014（8）

[4]吉新.浅析行政事业单位内部控制现状与对策建议[J].财经界（学术版），2015（12）

[责任编辑：史朴]