外贸函电礼貌性原则在间接言语中的使用

尚俊芳+董令

摘要：随着对外贸易的发展，商务函电在国际贸易中已成为与国外客商交流的主要媒介，文章以礼貌性原则理论为基础，系统阐述了礼貌本质的定义和礼貌本质的特点，分析介绍了在外贸函电中有效词语、时态、句型的有效使用情况，很大程度上有助于促进与客户的有效交流，解决商务沟通过程中的各种实际问题。

关键词：对外贸易 礼貌性原则 外贸函电

中图分类号：C912.3文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）03-0032-02

一、礼貌原则的定义和特点

1.礼貌原则的定义

礼貌对人类来讲是一种态度，在与别人交流中是不可忽视的重要组成部分。礼貌主体功能是选择有礼貌的方式来劝说接受条件的人，这些条件通常不利于他们。如果人们直接表达自己的感受、意见或想法，那就让人感到突兀，有可能导致合作失败。为了促进合作，国际商务人士要选择间接或策略的方式来表达自己的想法和感受，让对方能够理解深刻的意义，这就是所谓的间接言语行为，它也被称为礼貌原则。

2.礼貌原则的特点

一是特殊性。当贸易人员与外国客户沟通时，使用礼貌语式可以帮助双方减缓生硬语气，建设良好合作关系，在同等程度上有利于促进双方的有效沟通和长期合作。二是说服。礼貌不直接表达自己的观点和思想，而是选择更有礼貌或间接的方式来表达自己的想法和观点，这将更容易说服外国客户接受条件或要求。三是理解。在与外国客户沟通中难免产生一些冲突，沟通时使用礼貌的原则有助于提高对双方的理解。虽然有時交易失败，双方仍然建立良好的关系，为下次合作打好基础。

二、礼貌原则的应用

1.词语的应用

选择积极中立用语可以使对方在与国外客户沟通的过程中保持良好的心情。人们都喜欢赞美和赞赏，同时也希望自己的意见和思想得到肯定。所以我们最好用一些中立的作品和积极的话，同时拒绝在商务通信中使用一些负面的词语，这样可以使外国客户更容易接受国际贸易业务的要求或条件。中性词和积极的词语包括希望、高兴、欣赏、期待、满足和模态动词。例如：A：我想要知道你的要求，所以我能给你详细的价格表。B：我希望知道您的要求，所以我可以给您提供一个详细的价格表。

这里，B比A更有礼貌。尽管A和B表达了希望了解买方要求的含义，B对买家态度好，让买家乐意提供更多的采购信息。但是，A会给买方一种强势态度，你不想收到他的消息，拒绝沟通，这将使客户有压迫感，最后，买家可能会放弃这种合作。所以在与外国客户沟通的过程中，我们最好使用“希望”而不是使用“想要”，因为在这种情况下，我们可以注意到，“希望”比“想要”更有礼貌。

2.使用模糊语言

模糊语言的功能在商务信函中不可忽视。使用模糊语言可以清楚地说明谈话的深层意义，显示出合作诚意，更容易相互配合。

例如：你的价格比我们高一点。

“高一点”是以相对礼貌方式指出价格更高。 选择一些合适的模糊语，有助于更有礼貌地表达自己的要求，起到缓解冲突和提出建议的核心作用，促进商务往来中的相互配合。

3.有效时态的应用

一是现在进行时。商务信函中，呈现进行时态对促进有效沟通具有重要作用。它是表达自己的愿望、建议和希望的有效方式。

例如：A：我们想要你来支付运费。B：我们希望您可以为我们支付运费。

很明显，B选择一个更有礼貌的方式表达自己的愿望和要求。可以看出，现在的进行时态可以用来表达贸易人员的意愿、建议或要求。某种程度上，有利于表现卖方良好态度，促进国外客户快速订购。

二是现在完成时态。除了促进有效沟通外，提供完成时态也是服务重点业务往来功能的关键。当出口商想通知进口商的时间、地点或包装、发票数量等时，作者通常采用现在的完成时态来强调核心信息。

例如：A：我们提供的价格已经是相当低的价格了。句中，我们知道卖家已经通知买方，他们已经提供了较低的价格。因此，现在完成时态被用来强调较低的价格，这是一个有用的工具，显示卖家的价格是底线，也显示了卖家最好的合作诚意。

B：我们已经在装运前一个接一个地检查了所有货物。出口商通报进口货物已经检查了所有货物，强调货物包装非常完好无损。

以上两例说明，在商务通信中使用现在完成时态的最重要的功能通常是强调重要的信息，这将使得客户清楚地知道主要内容。因此，当我们想为卖家提供一些核心信息时，我们可以尝试在业务信件中使用现在完成时态。

此外，在商务通信中拒绝否定词，避免使用如不满意、需求、不能、必须、厌恶等不利于有效促进彼此间沟通的负面话语。多使用一些中立和积极的话，表明希望与对方有机会继续合作。

三、使用礼貌原则的效果

通过研究商务信函中有效词语、时态和句型的用法，使用礼貌用语有两个关键功能。

一是增加订单率。通过学习有效的话语，对外国人与外国客户沟通具有一定的现实意义。 不同地方，对于不同人，可以选择确切的词语、时态和句型来与别人沟通，这是更好地表达想法的方式、思想和观点，这将使对方更容易理解更深层的意思，最后有机会相互配合。因此，使用精确的词语、时态和句型是写出良好有效的商务信函的关键。此外，良好有效的商务信函也是合作的基础，在商务通信中，通过使用有效的词语、时态和句型来增加订单率有效用的。

二是实现整合理论与实践。多数情况下，许多学者更多地关注学习理论，而不是深入外贸实践。同时，外贸人员更多关注贸易实践，不重理论高度，导致理论与实践分离。商务通信中有效词语、时态和句型的用法，表现出卖家的良好态度和良好的公司形象，这是巩固与老客户关系，与新客户建立新关系的有利途径。对外贸人员来说，有利于整合理论与实践，促进与外国客户的有效沟通。

四、结语

国际商务通信标准，包括清晰、简明、考虑、具体、完整、合作、礼貌的原则。在此重点讲述了礼貌原则在外贸函电间接言语中的使用效能。由于文化背景不同，国际商人在谈判中经常遇到一些困难，使用有效的话语、礼貌的主体下的时态和句型可以建立礼貌的谈判方式，以解决问题为主，不伤害对方需求，劝说对方接受条件，并与同行建立长期的合作关系。同时通过将理论与实践相结合，强化外语业务中有效词语、时态和句型的使用方法，在一定程度上弥补了英语语言学理论与实践不完全的缺陷。

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责任编辑：孙瑶