海外工程项目的电子文档管理

魏绍波

摘 要 海外项目管理需要公司强大的“软”实力来支持，而文档系统是公司“软”实力之一。在设计或改善文档系统时，应综合考虑海外项目的特点，强化突出若干重要的功能。

【关键词】海外工程 文档管理

1 概述

工程承包市场上竞争一向非常激烈。而在海外市场上，中国公司和国际大公司同台竞技，拼价格、拼质量、拼执行、拼服务，压力重重。在这种残酷的竞争中，成功需要若干种努力；而失败，或许只需要一个理由。

中国公司在执行国内项目时，往往还意识不到自己的弱项和短板。计划没做好时就不计成本地赶工搞“会战”，项目执行完了也找不到充分的过程文档，变更索赔不行就在酒桌上解决，遇到困难就找高层打招呼绕道而过。而这些，在海外市场上则根本行不通。

海外市场相对比较公开、公平、透明。公司之间除了比拼硬实力之外（例如设备、资金、资质等），很多时候隐藏在后面的是“软”实力的竞争。这里所谓“软”实力，一般来说指的是公司的内部管理、文化气候、凝聚力等。而本文所关注的“软”实力，是企业执行海外项目时，其IT整体架构中文档管理的这个局部。

2 海外项目的电子文档管理需求

海外项目的业主和监理，执行的是西方式的思维：“说过，做过，还必须记录下来；否则就是白说了，白做了”。对于没有相应文档支持的申诉和主张，基本上不可能得到支持。而且项目的任何执行步骤，都必须按照规定的计划和程序执行，自己盲目赶工，其工作量可能得不到认可。不夸张的说，每一个实体工程的后面，都是另外一个外人看不到的“文档工程”。

事实上，西方公司正是因为有完整强大的系统支持，其现场工程师个人能力就显得没那么重要。相反，中国公司的很多信息和决策都是由项目中几个“能人”掌握和决定的，因此核心人员的离职就可能导致整个项目无法执行。而在西方公司，鲜见有因为个人的离开而对项目和组织产生重大影响的。

对于项目管理自身来说，一套高效的文档管理系统，对于公司内部不同部门之间的沟通，也具有非常重大的意义。设想一下，如果通过系统，设计部门的设计方案刚刚完成，采购部门就立刻知道了需要哪些采购清单。而施工部门的现场反馈，又可以及时在设计和采购方案中体现。所有的部门通过一个公共的平台沟通和交流，其效率不言而喻。而且事后自然而然地留下了一套完整的档案，项目交付时轻轻松松，不用等到交工的时候再去被动地“补”文档。

总之，对于海外工程项目，强有力的文档管理系统是项目管理的必然手段。

3 对电子文档管理系统的建议

笔者所在公司在海外执行项目多年，笔者本人曾经参与过公司的几次文档系统建设，并从中体会到了要想建造一个相对“完美”的文档系统，在设计初期就应该考虑到若干重要功能。现逐一介绍如下，供参考。

3.1 可靠，安全，可扩展

3.1.1 可靠性

包括海量文件的存储和处理、现场网络的不稳定、国际线路的规划等。

3.1.2 安全性

保证系统在遭受可能的各种攻击时不轻易崩溃，服务不中断。

3.1.3 可扩展性

项目文档的累积，使用人数的增多，都要求系统具有足够的可扩展性。

3.2 文档存储

三年河东，三年河西，项目的地点和人员都是不停流动的。而文档则应集中存放。网络许可的话建议主要存放于国内总部，否则也应存放于某个地区的区域中心。或者活动文档存放于项目执行地的区域中心，而将归档文档同步到国内总部。

系统的存储系统应该具有按照文档使用频率分区存放的功能，即对于经常访问的文件，应能存储在SSD磁盘区域，以加快访问速度和处理效率；而对于不经常访问的文件，则存储于普通硬盘或磁带。

3.3 统一编码

所有文档须都须在公司范围内统一编码。编码应综合考虑多种因素，包括项目所在国、业主、项目类型、项目阶段等。

3.4 授权和审计

以文档为主体对象，按需要授权给项目不同部门和管理角色，定期审计对敏感文档的访问和修改。

3.5 检索和查询

工程文档数量巨大，内容庞杂，因此优秀的搜索功能非常必要。全文检索是必须具有的功能，具有一定智能的模糊查询或者基于图片的查询，都肯定会给使用者带来便利。

3.6 文档生命周期管理

文档在系统里的创建、编辑、审批、发布、修订、反馈、存档、交付、关闭等等，都需要一套内部的流程来统一管理。

3.7 文件关系

文档之间不是孤立的，而是互相之间有关系的。例如某个文件是另外一个的支持说明。这些关系都要恰当定义并保存。

3.8 版本管理

对文档的修改历史，必须能追溯。所有历史版本，主要版本和分支版本，都要存档和能检阅。

3.9 订阅和推送

文档系统里文件众多，但是和某个具体的人相关的可能只是其中一个子集，因此文档系统必须要有发布和推送功能，把特定文件夾的文件主动推送给已经订阅该文档的人。

3.10 现场网络因素

施工现场的网络往往带宽有限（例如沙漠里的VSAT卫星上网），所以必要的压缩和传输加速功能，是客户端软件必须考虑的问题。

同样由于网络带宽限制，现场人员查看一个大文件时，后台系统必须能支持在线浏览。在线浏览时不需将文件完整下载到本地后方可显示，而是由系统后台处理，只将局部的文档片段呈现给远端用户即可。

有些项目现场所在地甚至完全没有网络，这就要求客户端必须有一定的文档缓存功能，并且在联网后具有相应的同步功能。

3.11 加密

文档在传递的过程中，包括在网络上的传输中，都要考虑一定的加密措施和手段，防止文档的丢失或泄密造成意外的损失。

3.12 邮件提醒

对于文档更新、审批、发布等环节，文档系统必须能用邮件提醒相关人员的注意。

3.13 临时授权

有些和项目相关的人员，可能不是公司正式员工，如果创建正式的账号和密码会比较麻烦。如果能对外部用户给予临时授权，在指定的时间段，对指定的文件凭密码访问，则会非常方便项目和外部人员沟通交流。

3.14 交付

不同的业主对文档的交付有不同的要求（格式、类型、内容等），文档系统要能针对特定的项目业主做出调整，项目完工后就能自然形成整套的交付文档。

3.15 移动终端和多语言

现在移动终端（手机、pad， 平板）等已经成为潮流，文档系统不但能在电脑上使用，同时也应能够在手持移动终端上使用，要兼容包括windows、IOS、安卓等多种操作系统，同时支持多语言界面。

4 总结

文档管理系统是海外工程的有力辅助工具之一。在开始建立或改善文档管理系统时，如果参考本文中提及的若干建议，无疑能帮助管理者、规划工程师、开发设计人员等做出更好的决策。

作者单位

中石化国际工程公司 北京市 100020