做好高速公路档案管理工作之我见

赵艳莓

随着我国高速公路建设的快速发展，高速公路档案管理形式也出现多元化趋势。如何在新形势下做好高速公路档案管理工作，为高速公路建设、养护等提供更好的档案服务，是高速公路档案管理人员需要思考的一个重要问题。

一、高速公路档案在高速公路建设中的作用

高速公路档案是指在高速公路建设和养护过程中形成的对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。高速公路档案分为科技档案、文书档案、会计档案、实物档案、声像档案等几大类。档案内容主要是工程档案资料、监理档案资料、施工档案资料和日常维护档案资料。其中工程档案资料包括工程准备文件即工程开工以前在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件和建设工程项目竣工验收活动中形成的竣工验收文件；监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等，包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的施工质量保证资料、技术资料、安全资料等，是严格按照规范编写真实的反映施工现场的技术、质量情况的实物资料、视听、图片、影像资料等。此外，还包括工程竣工驗收后施工单位必须提交的竣工图和高速公路在日常维护过程中形成的档案资料等。这些档案资料具专业技术性强、档案载体形式多样等特点，是高速公路建设与管理的真实记录，是高速公路日常管理、养护维修、更新改造、新建工程设计和施工等各工作中不可或缺的重要组成部分。

2009年4月，我们配合审计部门提供了青银高速公路管理处鹿泉、宁晋、南宫服务区广场、清河停车区广场变更单价审核报告精装饰工程结算、大学城配电线路工程预算审核报告等档案资料，使我们管理处顺利通过了审计；2010年11月，我们利用高速公路建设征地档案资料，彻底解决了赵县收费站土地权属问题，并挽回经济损失两万元；2011年上半年，我们通过提供竣工图、科研成果成果证书、合同、计量支付资料、管理制度、统计数据等档案资料，顺利通过了交通运输部“迎国检”专家组对全线公路的评估；此外，我们还为评职称的专业技术人员提供了大量的人事档案文件，为他们顺利通过职称评定提供了档案服务。

二、高速公路档案管理存在的主要问题

1.档案人员配备不足，素质参差不齐。高速公路在建设管理过程中产生了大量的档案资料，档案管理工作十分繁重，但是受编制的限制，并且档案管理并不是高速公路管理的核心业务，每个单位仅配备1到2名档案管理员，而且大多数为兼职档案员，没有系统学习过档案知识，由于高速公路系统内的档案内容大多属于专业技术方面的，有自己独立的内容及分类整理方法，要求档案管理人员是既要懂高速公路管理专业知识又要懂档案管理知识的复合型人才。有限的管理人员满足不了工作需求，影响了高速公路档案的规范化管理。

2.档案信息化水平不高，资金投入偏少。高速公路档案载体形式多样，档案信息的种类和形式也逐渐丰富，传统单一的档案管理模式已经满足不了信息时代档案工作的需求。而我省高速公路系统的传统档案资料数量庞大，档案数字化建设无疑是一项艰巨的工程，档案数字化过工程中所需要的管理软件及其硬件设备，都需要更多的资金投入。

3.档案意识淡薄，领导不够重视。由于档案业务非高速公路系统核心业务，长期以来又缺乏宣传，领导对档案管理工作缺乏足够的重视，造成高速公路档案管理工作难以开展。

三、解决问题的对策

1.提高档案人员专业素质，培养复合型档案人才。定期对档案管理人员进行全面、系统地培训，尤其要加强档案管理相关法律法规的培训；其次，要进行高速公路档案管理必要的基础知识以及计算机基础知识的培训，完善他们已有的知识结构体系，提高他们的专业技能，使他们具备扎实的理论知识，具备较强的职业素养、较强的责任感、较高思想觉悟水平。

2.完善高速公路档案管理工作的各项制度。要加快高速公路档案管理工作的有效开展，就必须尽快制定和完善一系列的工作制度。以青银管理处为例，我们制定和完善了《高速公路档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《高速公路档案借阅利用制度》《高速公路档案管理人员岗位责任制》《高速公路档案管理人员四参加制度》等一系列档案管理制度，管理制度中明确了管理人员的职责，形成问责制，并加强管理人员间的相互监督，及时发现管理中出现的漏洞并及时解决，确保档案管理工作的有序进行。

3.提高高速公路档案管理工作信息化水平。要不断强化高速公路档案管理人员信息化意识，提高档案信息化管理水平，并注重在档案管理工作实践中的应用。现代技术条件下，信息化管理技术已经被广泛应用到不同领域、行业中，高速公路档案管理信息化是必然趋势，也是提高档案管理与档案服务利用效率的有效途径。应增加资金投入，配备计算机、扫描仪等必备硬件，应用档案管理软件进行高速公路档案的收集、整理、保管、编研和提供利用，从而提高高速公路档案的信息化管理水平。

4.充分利用业务外包，加快高速公路档案数字化。2005年，国家档案局制定了《纸质档案数字化技术规范》，要求对纸质的档案进行数字化处理。由于高速公路档案载体数量繁多、形式多样、存在较多大纸质档案，而专业人员的缺乏和资金的不足，就造成了高速公路档案数字化的困难。档案业务外包则可以有效解决这些问题。档案外包服务机构拥有档案管理的专业水平，服务范围规模化，工作效率高，成本低，因此，将高速公路档案数字化业务合理地进行外包，不仅可以充分利用外部资源，使有限的经费效益最大化，而且也会大大加快高速公路档案数字化步伐。

（作者单位：河北省高速公路青银管理处 ）