提升地铁档案服务能力的思考

姜红

成都地铁面临建设时序突然加速、集团管控模式调整、项目投资方式多元化、米字型骨干网开通运营、行车间隔进一步压缩等重要考验和巨大挑战，对档案信息需求和服务力度提出了更高的要求。针对档案部门融入和参与地铁建设的接入点，如何提升服务意识、挖掘服务深度、深化服务层次、打造地铁档案服务品牌，实现新形势下地铁档案服务的跨越式发展，是亟待探索的重要问题。

一、地铁档案现状分析

成都地铁已开通运营4条线路、共计里程108公里，目前管线迁改、主体施工、盾构施工，轨行区及机电设备安装调试等多工况、大体量的450公里项目同时开工建设。针对地铁工程参建单位多、投入大、工期长、涉及面广、专业性强等特点，公司档案管理工作的重心就放在了项目档案的管控上，深入施工现场、业务指导、案卷检查、验收归档就成为档案服务的重点。随着公司2020年将实现运营500公里以上、在建150公里以上的“650+”加速成网发展战略的实施，档案数量逐年增长，档案服务范围日益扩大，对档案的信息需求和服务力度提出了更高的要求。找准工作的着力点，通过库藏档案信息为公司的发展战略和运营管理情况提供参考，及时输出档案信息为地铁投资、建设、运营、开发、经营和管理活动的开展提供决策支持，彰显地铁档案服务工作的特色和亮点，档案部门责无旁贷，更需要主动参与和融入其中。

二、提升地铁档案服务能力的路径

截止2016年底成都地铁公司库藏档案88556卷、57948件、照片档案13284张，电子光盘14565张，图纸资料18.22万册；每年为审计取证、专项稽查、项目评审、法律诉讼等提供利用10000卷/1000人次以上。通过对成都地铁档案管理工作现状和建设发展动态的研究，笔者认为立足需求，着力提升地铁档案服务能力可以从以下几个方面进行创新和推进：

1.更新服务理念，提升服务意识

明确档案的服务属性和服务的价值取向，找准档案工作在地铁建设发展大格局中的角色与定位，更新服务理念，把库藏丰厚的档案信息资源，当作公司财富来保护和管理，作为公司资产来经营和开发。

首先，可以主动了解和研究公司各部门（单位）各类型利用者对档案信息的需求情况，围绕、跟踪重大活动或一个项目（管理决策、项目申报、工程建设、开通运营、专项评审、财务融资、内外审计）的规划、启动、实施、持续创新的全过程开展跟踪服务。同时对阶段利用档案比较集中的部门（单位），开通绿色通道，在掌握已存在的客观档案需求情况基础上，超前预期未来需求动向，进行有针对性的“一站式”主动配合查找调卷，满足其档案信息需求的集成性服务。

其次，可以加强“多跨半步”的协同意识，发挥部门专业能力，超前进行谋划，变后端为前端，推出差别化利用服务、精细化优质服务、特色化超值档案服务。根据不同阶段公司的工作重点和不同利用者的信息需求，围绕资金、合同、法务风险、审计等关键环节，对海量的库藏档案信息进行高效率过滤、分流，以一流的服务质量与高效的服务效率有序推进“专题定制”档案信息服务。

以公司需求为导向，不断练就服务内功，使地铁档案所涵盖的丰富的信息资源满足公司不同层次的信息需求，成为开展各项工作的有利助手，创建一个潜力无穷的服务平台。

2.创新服务能力，挖掘服务深度

充分发挥档案部门的优势，创新服务能力，可以利用完备的用户利用数据记录和分析，明晰地铁各类档案的利用率；制定并优化库藏档案数字化顺序；根据检索最多的关键词调整档案信息资源的开发建设力度。进一步挖掘服务深度，以数字化处理为契机，对库藏档案进行内容、结构、层次、类型上的优化，推进目录数据库和全文数据库建设。同时突出库藏档案信息资源特色准确选题，对库藏档案信息资源进行数据的挖掘、提炼与整合，建立以公司核心业务流程为主，涵盖各个环节，以主体专业为中心建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用率高的档案利用体系。如建立：《人事任免档案数据库》《集体及个人荣誉档案数据库》《地铁各线路立项、初设批复档案数据库》《创新创效成果档案数据库》《招投标及合同档案数据库》《地铁各线路竣工图数据库》《专题会议纪要档案数据库》《管理规章制度数据库》《项目结算档案数据库》等各种专题数据库。将大量的档案信息有序化，提高检索速度、检索结果和检索的指向性，及时为公司相关专业管理部门（单位）提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”的新模式，使檔案信息的潜能得到充分发挥，使档案服务工作全面“提质”“提速”。

3. 拓展服务领域，深化服务层次

充分利用库藏兼具原始性和记录性一体的、不可替代的“实物资源”的特长和优势，对公司的音像及实物等档案资源，进行必要的梳理和价值判断以及深层次挖掘，选取有限资源，以多姿多彩的方式服务于公司加快实施轨道交通加速成网计划的发展战略。可以运用公司网站载体，开辟专栏，将公司在建设和管理等活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、奖牌、证书等各种实物荣誉凭证的档案实体图片、公司重要活动、重大事件、庆典活动、典型人物的宣传图片、地铁各线路工程专题影像文件以及地铁公司各时期的地铁纪念卡、地铁模型进行整合和浓缩编辑，集图、文、声、貌于一体，建立电子化“成都地铁档案记忆”陈列室。通过设置网上展厅，实现展览馆网同步展出，让档案“走”出档案柜，以可观、可感的方式记录成都地铁史的永恒符号，无法忘怀的印象。通过深化服务层次，倾力打造具有成都地铁特色的档案文化展示平台，全面展示地铁发展壮大成果、积极向上的企业文化形象，为公司健康持续发展创造良好的社会氛围。

4.增加服务价值，打造服务品牌

围绕公司“加速成网”，实现“650+”目标的工作重点，本着发挥档案的最大价值，挖掘档案的深度资源，不断加强档案编研工作，使“死”的档案发挥“活”的价值。

一方面档案人员可以对库藏档案按专题进行系统、深度梳理，同时了解利用者的档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，下真功夫编写出一些特色性、针对性、参考性、指导性、实用性较强的档案信息编研成果，实现档案利用量的扩大与质的提升。比如：《成都地铁建设项目各系统归档文件资料整编指导书》为指导地铁施工、监理单位掌握各标段规范化归档服务；《成都地铁建设招投标、合同汇编》为经济案件诉讼、经济纠纷责任认定等维护公司合法权益服务；《成都地铁各线路建设大事记》及《成都地铁各条线路建设及概算情况简介》为地铁项目政府审计和内部审计工作服务；《“数”说辉煌——成都地铁建设规划情况基础数据汇编》为筹融资、会计核算与项目决算、预算管理等各项财务工作服务；《地铁各线车辆设备信息管理指南》为车辆设备的可靠运行和日常维护管理提供参考和依据服务；《地铁新闻、图片集萃》为提高地铁文化传播与影响力服务。

另一方面还可以主动与地方高等院校就地铁档案信息资源深度开发利用签订战略合作框架协议，利用高等院校的人才和智力优势，开发具有地铁特色的高质量的档案编研精品，为后人留下鲜活的地铁发展成就和民生变化历史记忆。

通过开拓思路打造服务品牌，积极谋划新的编研课题，变被动需求提供利用为超前主动的信息资源共享服务，既满足了档案利用查考的便捷需要，又打造了具有地铁特色的文化品牌。

综上所述，更新服务理念、创新服务能力、拓展服务领域、增加服务价值，永久传承、弘扬地铁精神，档案人员需要进一步加大探索与实践力度。以多层面、多角度增加档案服务容量和档案服务层次为有利契机，主动作为，加快业务创新，用新的观念研究问题，用新的思路推进工作，加大档案工作在城市快速轨道交通投资、建设、运营和开发等工作中的信息服务支撑作用，推动成都地铁档案服务工作整体水平向更高层次发展。

（作者单位：成都轨道交通集团有限公司档案信息中心）