企业档案管理存在的问题及对策的思考

范卫华

摘 要：企业档案是企业在生产经营活动中形成的历史记录，是国家档案信息资源体系的重要组成部分，是企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，企业只有结合自身档案特点，管好、用好档案，才能更好地为企业生产经营服务。

关键词：企业档案管理；存在问题及对策思考

企业档案记录着企业发展的足迹，承载着企业发展的历史，企业档案管理工作是当代企业管理不可分割的一部分，为企业建设做出了重要的贡献，但是我们也看到企业档案管理工作还存在不少薄弱环节，不能适应现代企业发展的需要。本文结合自己的工作实际通过对当前企业档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施。

一、企业档案管理的重要性

档案在企业的发展中占有举足轻重的地位，是企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了企业的发展历程，而且还涵盖了大量的人才资源、生产资源、科技资源和知识信息，推动了企业经济的快速发展。做好档案管理工作，能使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，促进企业的可持续发展。

二、企业档案工作的存在的主要问题及原因

1.档案管理意识不强，基础设施配套不到位

企业管理者对企业档案管理工作的认识不够，缺少战略性的思考，档案管理人员缺乏主动性和创造性。加之基础设施配套不到位，硬件软件设施都比较落后，经费得不到保障，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高，严重影响了企业档案管理工作的开展。

2.档案管理力量薄弱，档案管理队伍不稳定

大部分企业的档案管理人员基本上是兼任，变动比较频繁，不易形成稳定的档案管理格局。没有经过专业培训，对档案的重要性、管理档案的要求、档案资料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟练，难以适应企业档案管理工作，致使企业档案存在有档不归、归而不全的短期行为，人为地造成企业档案资源的匮乏和浪费。

3.档案管理质量不高，档案管理内容存在缺失

档案管理员未接受过正规培训，对档案的管理只能停留在立卷归档的基本层次，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限等混淆不清。对年代久远的档案缺乏了解，无从进行管理。档案管理观念也较为落后，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式。档案收集被动，档案内容匮乏，档案载体的缺项，使档案工作没有丰富的物资主体，不能多角度、全方位地记录企业的历史面貌。档案编制形式和内容单一，以一次性编制为主。只追求编制成果的数量，严重影响了企业的档案管理的效率及档案在企业管理中作用的发挥，给档案管理工作带来了较大的困难，影响了企业的生存和发展。

4. 档案信息化建设滞后，档案信息资源利用率低

企业档案信息化建设一直处于比较落后的阶段。缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新，档案管理与利用远远适应不了档案网络化发展的需要。

三、加强和改进企业档案管理工作的对策

1.深化认识，强化主体责任感

要加强档案应用意识的宣传力度，使员工充分认识企业档案工作的重要性和档案的宝贵性，才能重视档案管理工作，真正把档案管理工作纳入企业的建设和发展规划中，保障企业档案工作得到足够重视。同时加大资金投入，改善企业档案管理的基础设施建设。

2. 建立健全档案管理制度，规范企业档案管理行为

企业档案管理工作极具管理性和科学性，其专业的工作内容和特点构成其独特的管理模式。企业要结合本单位档案工作的实践经验和档案技术管理标准，把对企业档案管理的先进观念、原则、做法及要求融入系统管理工作中，把档案管理落实到档案收藏的质量、资源利用、服务效益等方面。

3.规范管理，科学立卷，提高档案质量

一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明；三要规范档案管理工作。实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用。

4.创新档案服务机制，科学规范档案工作流程

在充实档案内容、提高档案质量的基础上，要有目的、有重点、有计划地对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供服务。要不断创新档案服务机制，促使档案管理现代化，积极主动地为企业的经济建设服务。

5.加强档案队伍建设，配备高素质档案人才

随着企业现代化改革的不断深化，企业档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，这就需要通过教育和培训不断提高干部档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。

6.加快信息化建设，开发利用信息资源

根据企业档案信息化建设的需要，把企业档案信息化纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案资源上内部局域网，资源共享，进一步提高档案管理现代化水平，实现档案信息利用服务网络化，档案管理工作自动化，信息管理法制化。

7.切实做好企业档案的安全防护工作

企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定，投入资金，配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案，我们要采取更为严密的安全措施，进行重点防护。同时还要做好涉及企業知识产权和商业机密的档案的安全性的保护。

总之，新形势下，档案管理工作者必须要做到与时俱进，不断加强基础建设，提升自身专业与综合素质，利用信息技术大力开发企业档案信息资源，并积极探索创新档案管理理念与方式，推进档案管理工作的先进性、有效性的实施，为社会经济发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]徐辉.国有改制企业档案工作存在的问题及对策[J].湖北档案，2004（12）.

[2]倪慧敏.改制企业档案工作存在的问题与对策[J].档案与建设，2004.