降低纸张浪费率

——王顺娟 张安琪 杜 锐 魏清清

降低纸张浪费率

——王顺娟1张安琪2*杜 锐1魏清清1

针对医院评价办公室纸张浪费率高的现状，遵循PDCA循环，通过QC小组活动，寻找纸张浪费率高的要因，从制定科室考核节约成本规定；培训、指导双面打印方法；强化二次墨盒维护管理等方面进行改进，使纸张浪费率从10.78%降低到4.32%，有效节约了纸张，提高了员工业务素质及节约意识，为构建节约型医院提供了借鉴。

纸张；浪费率

First-author's address Dongli Hospital, TianJin, 300300, China

小组概况(表1)

表1 小组概况

名称节能QC小组注册时间2012年2月注册号2012-02-2成立时间2013年4月课题类型现场型活动时间2013年4月-2014年2月人数4人活动情况集体活动10次,出勤率100%活动课题降低纸张浪费率

1 选题理由

(1)社会需要。构建节约型社会，实现全面协调可持续发展，是科学发展观的要求,已成为全社会共识。构建节约型社会进程中，控制能耗总量，节能降耗，尤为重要[1]。

(2)医院需要。医院年度计划中提出要减少行政办公用品的开支。小组统计，仅2013年1月-4月评价办公室实际用打印纸2 152张,其中由于各种原因造成的浪费232张，浪费率为10.78%。节约型医院的建立，需要合理、科学、高效地利用各种资源，降低运行成本，优化医疗服务[2]。

2 现状调查

小组对评价办公室使用打印纸张进行统计，根据统计数据绘制纸张使用统计表。

由表2可知，纸张浪费率平均达10.78%，降低纸张浪费率迫在眉睫。

3 设定目标

3.1 目标确定

根据现状调查，结合实际，确定本次活动目标为：纸张浪费率降低为5%。

3.2 目标设定依据

(1)目前纸张使用正确率仅约90%，改进空间较大。

(2)科室成员均为中专以上学历，具备学习使用计算机绘制、填报表格材料的能力。

(3)据了解，同级同类医院评价办公室纸张浪费率基本在5%左右。

由此可见，活动目标可以实现。

表2 2013年1月-4月纸张使用统计

月份(月)共使用(张)正确使用(张)浪费(张)浪费百分比(%)14454004510.1125014505110.1735685006811.9746385706810.66平均5384805810.78

图1 纸张浪费率高的原因分析

4 原因分析(图1)

5 要因确定(表3)

要因确定一：科室考核无节约成本规定

2013年6月查阅本部门管理规定及制度，在科室考核制度中未发现“节约成本”规定。为要因。

要因确定二：无定期检查维护墨盒制度

2013年5月查阅本部门管理规定及制度，在科室管理制度中有“墨盒检查维护制度”。为非要因。

要因确定三：二次充装墨质量差

采用本科室、外科室的二次充装墨盒打印机及办公室的原装墨盒

打印机打印同一份10页文件，并在纸张上做隐蔽标识，将文件拆分混合后，请科室其他人员筛选打印质量差的单页。挑选出的不合格的4页纸均是用本科室打印机打印。进一步对比发现，本科室墨盒喷头部分阻塞。为要因。

要因确定四：未经过电脑、打印机维修技术培训

现场检查科室人员培训记录，科室全体人员均参加过科室组织的电脑、打印机维修技术培训，考核成绩均在90分以上。为非要因。

要因确定五：未进行双面打印方法培训

查看培训记录，发现科室人员均未进行双面打印方法培训。现场统计科室人员双面打印8张文档，其中3张错误，浪费率为37.5%。为要因。

要因确定六：打印时间紧

查阅打印材料记录发现，每月出版医院简报时间紧，从准备打印至审核材料时间1小时，审核合格后至开始打印时间1小时，2013年1月-4月仅1次从准备打印到开始打印时间要求为2小时。为非要因。

表3 要因确定

序号末端因素确认内容确认方法确认标准负责人完成日期1科室考核无节约成本规定是否有纸张浪费统计管理规定及节能规范现场检查有节约成本规定王顺娟2013.06.05-06.072无定期检查维护墨盒制度是否有墨盒检查维护制度现场确认有墨盒检查维护制度王顺娟2013.05.12—05.133二次充装墨质量差二次充装墨质量现场检查、对比打印效果与原装墨盒无显著差异王顺娟2013.05.13-05.154未经过电脑、打印机维修技术培训是否有电脑、打印机维修技术培训现场检查培训记录有培训,人员100%参加,考核成绩平均90分以上魏清清2013.05.15-05.165未进行双面打印方法培训是否有双面打印流程培训,操作是否熟练现场查看培训记录、查看流程及操作有培训,人员100%参加,均能熟练进行双面打印魏清清2013.05.20-05.216打印时间紧通知打印至交付材料时间现场查看打印材料记录通知打印至审核材料时间<1小时,审核合格后至交付材料时间<1小时王顺娟2013.05.20-05.217打印量大打印数量现场查看打印材料记录一次打印3种及以上材料或一种材料要求打印500份及以上王顺娟2013.05.20-05.218未学习掌握多种排版格式排版格式现场检查至少掌握3种排版格式王顺娟2013.05.21-05.23

表4 对策表

序号要因对策目标措施地点完成时间负责人1科室考核无节约成本规定制定科室考核节约成本规定将节约成本纳入科室人员月考核(1)制定科室绿色浪费行为规范及节约成本规定;(2)进行节约自律意识教育;(3)加强纸张浪费统计管理;(4)将节约成本情况纳入人员月考核科室2013.06.20-07.20王顺娟2未进行双面打印方法培训培训、指导双面打印方法全科人员100%接受培训,100%正确操作(1)对打印方法、页面格式等设置进行讲解;(2)根据培训情况安排“一对一”培训,10天后进行测评;(3)制定双面打印流程评价办公室2013.06.20-06.30魏清清3二次充装墨质量差强化二次墨盒维护管理打印文本质量与原装墨盒无显著差异(1)使用打印机驱动程序自带软件工具清洗喷头;(2)使用手动清理打印机喷头;(3)加强墨盒喷头清洗培训;(4)做好清理墨盒喷头记录评价办公室2013.06.10-06.20魏清清

表5 2013年6月-10月纸张使用情况统计

时间(月)共使用(张)正确使用(张)浪费(张)浪费百分比(%)6565534305.317570542284.918538512264.839587568193.2410517500173.29平均555.4531.2244.32

要因确定七：打印量大

通过现场查看打印记录，没有1次打印3种及以上材料或1种材料要求打印500份及以上的记录。为非要因。

要因确定八：未学习掌握多种排版格式[3]

给每名工作人员发放一份文档，要求现场采用至少3种格式排版操作。检查发现，科室每个人均掌握了3种及以上排版格式。为非要因。

6 制定对策(表4)

7 对策实施

实施一：制定科室考核节约成本规定

(1)制定科室绿色浪费行为规范及节约成本规定[4]。

(2)加强节约自律意识教育[2]。

(3)加强纸张浪费统计管理。

(4)将节约成本情况纳入人员月考核，每月纸张零浪费者绩效成绩加分[5-6]。

效果：节约成本纳入科室人员月考核。

实施二：培训、指导双面打印方法

(1)对打印方法、页面格式等设置进行讲解。

(2)根据培训情况安排“一对一”培训，10天后进行测评[5]。参训人员为评价办公室人员，培训内容为计算机基础知识培训及双面打印操作训练，测评考核分别为98分、99分。

(3)制定双面打印流程：打开被打印文档→点击任务栏文件→打印→打印份数→确定→把打印好的纸张反放在打印盒上且正面朝上→点击被打印文件→打印→打印份数→确定。

效果：全科人员100%接受培训，100%能正确操作。

实施三：强化二次墨盒维护管理

(1)使用打印机驱动程序自带软件工具清洗喷头。

(2)使用手动清理打印机喷头。

(3)加强墨盒喷头清洗培训。

(4)做好清理墨盒喷头记录。

效果：打印文本质量与原装墨盒打印文档无显著差异。

8 效果检查

8.1 目标值对比

通过组织实施，小组对2013年6月-10月使用纸张进行统计，见表5。本次活动圆满达成了预定目标值。

8.2 经济和社会效益

通过活动，科室纸张平均浪费率由10.78%下降至4.32%，全年可节约打印纸约300余张。不仅达到了节约成本的目的，而且增强了员工的节约和环保意识，并带动了其他科室积极投入创建节约型医院活动中。

9 巩固措施

为了巩固取得成绩，使“措施”变为员工的自觉行动，制定了相应管理办法，并纳入日常管理中。

通过2013年11月-12月的巩固，小组进行了巩固期效果自查，纸张浪费率分别为4.42%、3.76%，说明降低纸张浪费率的成果持续有效。

10 总结及下一步打算

10.1 活动体会

(1)该课题实践证明，无论是在管理上，还是在工作中，开展QC活动，都是保证质量、提高效益的有效途径。

(2)通过本次活动，小组成员感受到科室管理水平得以提高，并增长了自身的知识。

(3)纸张打印合格率提高，减少了浪费。

(4)QC活动开展期间，与医院开展“创建节约型医院”活动相衔接，为医院开展和实施好这一活动发挥有力推进作用。

10.2 今后打算

将进一步改进质量管理小组的制度保障，同时加强培训，追求创新，促进小组活动开展，持续提高工作质量[7]。

下一期活动课题：降低照明器具用电量。

[1] 韩风春.资源节约型社会建设的问题与对策[J].中共福建省委党校学报，2013(8)：90-95.

[2] 郭鹏飞，刘孟楠，蒋 鹏，等.开源节流 节约型医院建设研究[J].管理观察，2016(12)：145-146,149.

[3] 王彦博.巧查Excel表格中一列中重复数据[J].电脑知识与技术(经验技巧)，2012(2)：44-45.

[4] 兰银霞,王 荣,吴小丽.一次性医用耗材管理中品管圈活动的应用分析[C].中国中药杂志专集：基层医疗机构从业人员科技论文写作培训会议，2016.

[5] 朱丛梅.QCC在ICU一次性耗材管理中的应用[J].安徽卫生职业技术学院学报，2016(1)：28-29.

[6] 姜管徐,田拥军.建设资源节约型医院[J].解放军医院管理杂志，2007(10)： 780-781.

[7] 庞兴梅.如何改进质量管理小组活动[J].科技视界，2012(30)：344-346.

Reducing Paper Waste Rate

WANG Shunjuan,ZHANG Anqi,DU Rui,et al.//Chinese Health Quality Management，2017,24(2):74-77

For the high paper waste rate in the hospital evaluation office, the PDCA cycle was followed through the QC group activities to find the causes of high paper waste rate. Measures were taken from several aspects to reduce the paper waste rate from 10.78% to 4.32%, which included the formulation of departmental cost-saving provisions; training and guidance double-sided printing method; strengthening the secondary cartridge maintenance management, etc. The paper was effective saved, the professional quality and conservation awareness of staff was improved, and it provide reference for building conservation-oriented hospital.

Paper; Waste Rate

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.2.23

2016-09-21

张安琪

张安琪：天津医科大学基础医学院临床五年制2013级四班本科在读

E-mail：zanljf@163.com

修回日期：2016-10-21

责任编辑：吴小红

王顺娟1张安琪2*杜 锐1魏清清1

1 天津市东丽医院 天津 300300 2 天津医科大学基础医学院 天津 300070