文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

严劲芬

摘 要：新时期背景下，文书档案管理工作的重要性逐渐突显出来，特别是经济社会的发展，为文书档案管理工作的开展提供了平台，但同样也面临严峻挑战。为此，应科学合理地运用现代管理手段与方法，注重文书档案管理工作，尽可能增强文书档案管理工作人员素质，促进文书档案管理工作效率的提升。文章将文书档案管理工作作为研究重点，阐述了其中存在的问题与解决对策，以供参考。

关键词：文书档案管理工作；问题；对策；分析

文书档案能够真实记录各项工作，并且被当作重要凭证，为历史查证提供有价值的参考依据，同时还能够正确地指导各项工作开展。而文书档案管理工作人员应正确认知文书档案的重要作用，进而发现工作中的问题并解决，进一步增强文书档案管理工作的水平。

一、文书档案管理工作的重要作用

近年来，文书档案管理工作在资源开发方面发挥着关键性作用，具体表现在文书档案的凭证与参考作用两方面。为此，必须要不断强化文书档案工作，以保证资源开发的作用得以充分发挥。而文书档案能够真实地记录历史，具备法律效用，不同于其他文献，因此，文书档案记录的客观性比较明显。对于文书档案记录的方式而言，涵盖了当事人手稿、当事人声音与形象文件，所以真实性特征突出。而文书档案可以真实地反映出实践活动的广度，进而为认识自然并改造自然提供有价值的理论参考依据。

二、文书档案管理工作问题解构

1.文书与档案工作衔接不合理。文书档案管理工作在各行业中的作用不断增加，而通过对文书工作和档案工作开展状况的研究与分析可以发现，两者间存在紧密的联系，但同样也有所差异。为此，在文书档案管理工作开展过程中，必须要对两者关系予以正确地处理，进一步增强工作质量与效果。然而，文书工作和档案工作在衔接程度方面并不理想，管理体系与制度也尚未完善，对文书档案管理科学性以及规范性产生了直接的影响，同样也阻碍了文书档案管理工作水平的提高。

2.文书档案管理工作人员素质有待提高。因文书档案管理工作的重要性不断增加，所以，只有提高工作人员综合素质才能够满足工作的具体需求。然而，大部分单位文书档案管理工作人员的专业水平不高，所掌握的基础知识也不全面，综合素质有待提高。在实践管理中，工作人员的操作不熟练，导致工作规范性与标准性严重缺失，直接影响了文书档案管理工作的开展。为此，基于档案管理工作的改革，应强化文书档案管理人员素质，为档案管理工作的可持续发展提供有力保障。

3.文书档案管理工作被忽视。目前，大部分单位文书档案管理工作都没有得到领导重视，究其原因，档案管理工作的发展时间不长，尚未被社会重视，且在认知文书档案资源重要作用方面存在偏差，所以直接影响了文书档案管理工作的效果。另外，在实践管理过程中，在文书档案管理工作中的投入力度也不到位，难以直接形成效益且落实效果差强人意，对文书档案管理工作的质量与效率带来了极大的影响。

三、完善文书档案管理工作的有效途径

1.重视文书与档案工作的衔接效果。在文书档案管理工作中，文件与档案质量的影响作用较大，所以，必须要高度重视两者衔接的规范化，这同样也是推进文书档案工作开展的前提条件。而在实践管理中，一定要增强对于文书档案管理工作的重视程度，认知文书档案管理的重要作用，确保文书材料归档与立卷更加准确，实现文书与档案工作发展的一体化。其中，审核文件材料的过程中，一定要检查纸张文体与大小，增强文件的标准性与规范性，以免出现字迹不清晰与胡乱涂改的问题。为此，需要对各种材料进行全面收集，确保文件发放的准确性，根据详细的要求登记并补充，进一步促进文书档案工作的开展，增强档案管理水平。

2.强化部门间互动。为了增强文书档案利用效率，最关键的就是要收集文书档案，确保档案質量。在这种情况下，需要注重部门与部门之间的互动，使工作人员能够主动了解不同部门的数据信息，掌握全新材料，全面优化文书档案管理工作，进一步促进文书档案管理工作效率的提高。另外，还应当适应单位未来发展趋势，为决策提供有价值的参考依据，实现文书档案管理工作的全面发展。

3.建立并健全管理制度。在市场经济快速发展的背景下，文书档案管理工作全面推进，所以，需要建立并健全管理制度，才可以有效地促进文书档案管理工作的开展。其中，应尽可能细化程序与规定，重视实用性与操作性，将管理制度的监督作用与约束作用充分发挥出来。在签发公文的时候，一定要按照公文签发条例进行，不允许发放无效文件，在经过复审与核对以后才可以送至相关部门。若文件内容要修改，也应当遵循程序要求复审，尤其是幅面的尺寸与字体字号等，保证文书档案管理的规范化，增强文书档案管理的实际作用。另外，还应当重视发文稿纸与文件处理单等内容要准确简洁，保证文件发放范围更加合理，有效控制文件数量，以免文书档案管理工作出现质量问题。

4.定期开展文书档案管理工作人员的培训活动。文书档案管理工作的实践过程中，要想保证工作开展的有序性，必须要定期组织专业培训活动，确保工作人员综合水平的提升，从根本上提高文书档案管理工作的质量。其中，在收集文书档案过程中，要严格检查文字规范性，并在分类方式的帮助下有效整理并利用文书档案。另外，文书档案管理应统一，尤其是文号的编发与标题制作以及文件选用和附件等等，经过仔细核对以后，根据具体程度登记并传阅，以保证文书档案归档的正确性。同时，文书档案目录编号要科学，确保文书档案查阅更方便。通过对计算机等现代化设备的运用，明确档案目录与检索条件，进而确保文书档案利用率。在这一环境下，文书档案管理工作人员必须要不断强化自身技能，对网络信息系统予以完善，全面优化文书档案结构，全面提高文书档案管理的水平。

四、结语

综上所述，单位档案管理水平的提高同样要求文书档案管理工作不断完善，给予文书档案管理工作高度重视，为档案资料使用价值与质量的提高奠定了坚实基础。为此，应结合不同单位的文书档案管理状况，全面收集文书档案，加大相关规章制度的完善力度，在提升文书档案管理工作人员综合素质的基础上，实现文书档案管理工作的可持续发展。

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