浅析企业商务采办存在问题及对策

李茜

摘要：当下很多企业都意识到商务采办的重要性及必要性，大部分采用招投标的方式进行采办方面的管理和控制，但是其在很大程度上都流于形式了。本文从多个层面指出企业商务采办存在问题，并从可行性角度提供优化改进对策。

关键词：企业采办；问题；对策

中图分类号：F270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）033-0000-01

一、企业商务采办存在问题

（一）缺乏现代商务采办的理念

企业商务采办过程中，仍以传统的采办方式为主，就是根据自己的需求去找供应商并询价，这就给暗箱操作提供了可乘之机，供应商就可以借此向商务采办人员行贿，以此达成交易；甚至有一些商务采办物品中涉及到一些熟人，这就使商务采办过程整个成了一种关系交易，而非“货比三家”。目前很多企业都通过招投标的方式来选择供应商，但是招标信息一发布，还是存在很多供应商暗地里做工作的现象。在这样一个相对封闭的传统商务采办理念占上风的企业，这种运作模式在很大程度上加重了企业的负担，束缚了其发展壮大。

（二）商务采办成本意识淡薄

很多商务采办员都认为把明面上的采办产品价格降低即可实现物流成本的控制，对其中的运输成本及交流成本没有计算在内，致使总的成本还是比较高；同时商务采办人员不会与供应商谈判，将某些可以由供应商承担的成本包揽在企业的头上，因此给企业商务采办成本造成了负担。在企业层面上，对商务采办成本的核算没有一套合理的体系，如材料成本会计仅通过商务采办物品的价格来计算成本，而期间运输费用不在其列，对于商务采办人员与供应商之间进行交流所花费的差旅费也不计算其内，这样就致使商务采办成本比较分散、难以统计，企业无法对商务采办成本进行核算并控制，使其处于失控并疯长的地步。

（三）商务采办人员的综合素质低

在企业商务采办队伍中，很多人员都没有专业的商务采办管理知识，这就导致其对商务采办的流程、成本控制、要求等不能进行科学的预测和控制。商务采办人员综合素质低下，致使企业在商务采办过程中不能按照科学的采办流程——事前调查、实验分析、结果测算等，无法对整个商务采办活动进行一个真实有效的测算和把控，进而影响企业的商务采办效率、质量、成本等。

（四）供应商管理不稳定

在企业的商务采办过程中，对供应商的约束及处罚比较少，这就致使供应商在价格不满的情况下，停止供货，导致企业处于被动的地位。同时在商务采办过程中存在这样的现象，大的供应商对订单不屑，商务采办只能选择小的供应商，但小厂家的稳定性不强，其承受风险能力较差，进而导致供应商的不稳定情况。另外，市场供求关系的影响也致使供应商管理上的不稳定，供小于求时，供应商占上风，价格高昂，供货不及时；供大于求时，供应商占下风，蜂拥而至，价格低廉，供货及时。造成这种局面的主要原因就在于企业商务采办上的失策，以及对供应商管理上的失控，没有建立供应商的评审及考核制度。

二、解决商务采办管理中的问题对策

（一）建立和完善商务采办制度

针对原有的传统商务采办管理制度的缺陷，企业可以引入现代商务采办管理理念，比如引入电子商务采办、网络商务采办、招标投标方式等，在一定程度上尽可能规避商务采办腐败。同时要建立和完善商务采办管理制度，比如要商务采办物品必须由所需部门提出申请、商务采办部门进行库存核对后进行批准、商务采办人员的市场调研、对供应商要货比三家，对其价格、质量、供货时间等综合考虑，进而向企业提出供货商的评审意见，组织各部门进行评审再对其进行确定，防止商务采办人员一方独大，职位腐败。同时在商务采办制度中加入事后评估一项，商务采办物品与商务采办人员的绩效考核挂钩，摒弃了原来的商务采办货物一到就完事的做法，使其对商务采办人员自身造成一定的威慑作用，促使其规范商务采办。

（二）加强对物流商务采办成本的核算和控制

首先在商务采办成本节约方面，商务采办部门可以通过与相关部门的协作及沟通交流，选择适宜的商务采办方式进行商务采办，比如较为实惠的电子商务采办，或者在地域上尽量选择本地化商务采办等，从而为商务采办环节节约成本。其次加强对物流商务采办成本的核算和控制，还要求商务采办人员选择合理的成本和算法，比如现在流行的物流作业成本法，它可以充分利用物流商务采办成本过程中的数据，将其从财务会计的数据中抽离出来，进而对其进行合理的分析和配置，从而规避了传统会计将间接成本平均分摊的做法。

（三）提高商务采办人员自身素质

作为商务采办人员，道德素质的培养首当其冲，提高商务采办人员的道德素质，让人员是为商务采办工作，而不是以拿回扣为本职，这样才能从自我做起，杜绝商务采办腐败。其次要提高商务采办人员的商务采办专业知识及技能，要提高其专业管理水平，让商务采办人员学会制作商务采办计划，控制商务采办成本，具备一定的谈判水平及价值分析能力、市场预测能力等等，从而真正为企业以合理的价格商务采办到最佳的产品。另外随着经济全球化进程日益推进，企业可能要有很多从海外商务采办，商务采办人员要具备相对的外语水平及沟通技巧，并对地区的经济等影响因素关注，以便及时采取措施，防止企业资产收到损失等。最后，商务采办人员要提高自身产品技术方面的相关知识，对产品更加明确，对商务采办要求及质量要求也就能进一步严格要求，从而对商务采办产品的质量进行严格把控。

（四）制定供应商管理办法

在选择供应商的时候，要对其价格、质量、诚信等综合考察，并组织各相关部门进行会审，之后才确认其合格与否，而不是由商务采办人员一口说了算；在选定供应商之后，也要对其质量、价格、诚信、供货及时性进行考察，并制定一个时间段，比如一年或者半年对所有的供货商进行復审，进而确定其是否能继续供货。其次在签订供货合同时加入约束条款，供货不及时要有什么处罚措施等，进而对其产生约束作用；同时针对其价格等因素，在合同上也可以规定至少多长时间保持这个价格等等，进而避免供应商哄抬价格等时间的发生。而针对很多供应商半路倒闭或者停止供货现象，可以通过合同对其进行约束，也可以通过多选择几家供货商进行解决。

参考文献：

[1]孙小涵.基于供应链集成的集中采购业务流程研究[D].江苏大学，2010.