新能源ERP系统中财务模块使用中存在的问题讨论

张建斌

近年来，随着ERP系统应用的不断深入，笔者所在的新能源行业大部分企业也逐渐开始使用了ERP系统，ERP系统对管理效率的提升与业务规范化等起到了很大的推动作用，但不可否认在新能源行业中实际的应用ERP管理系统中，存在很多的问题是需要关注解决的，这样才能最大限度的完善ERP系统，为企业的发展提供有力的支持，下面就新能源行业使用ERP系统中存在的问题进行讨论。

ERP（Enterprise Resource Planning）直译是企业资源计划。在1993年由美国Gartner Group咨询公司首先提出，主要的观点就是把物资流、资金流、单据流实时进行全程监控，对实际业务每个环节能够进行全程的监控，并实现及时反馈纠正的一种管理方式，是以计算机和网络为基础的实际管理应用，目前大部分国内国际公司广泛采用该管理方式。国内代表软件公司有用友和金蝶，国外的是SAP和ORACLE等公司。笔者全程参与了两个大型公司的ERP上线工作，确实ERP系统的应用对管理工作上的提升有质的改变，尤其是数据的规范性和大量事务性工作的效率提升性上印象深刻，但不可否认的是ERP上线过程中有很多问题需要关注，这样才能更好的发挥ERP系统的能力，为企业创造更多的价值。

一、在实际业务模块与财务核算模块使用上存在次序颠倒的问题

笔者了解到有些企业部署公司的ERP项目，在公司全部实际业务还没摸清规范化之前，就定时间定指标强行开始上线工作，一般都是先运行实际已经比较标准化的财务模块，业务部分有的公司要延后数年才能和财务形成数据交换，实现ERP系统的主要功能，ERP初始的的作用就是办公自动化。典型的应用包括日常业务的审批、出入库业务的电脑化管理、报表处理等，出发点只是以电脑代替手工，提高日常事務性工作效率。ERP另一个的作用是数据分析。在ERP实际运行起来以后，会产生大量的数据，提供出从不同的角度或维度的有用信息，这就为发现日常管理中那些不足提供了进行分析的数据支持。ERP第三个层面的作用是业务流程管理的规范。ERP使用的最基础工作就是绝大部分的业务规范化、程序化，这是应用计算机进行管理的基本要求，ERP系统上线可靠性的质量关键控制点也在这里，如果不能实现业务的规范化，ERP工作则会无法下手，这也是进行数据分析的基础工作的一部分。比如电力行业最主要的基本业务工作是“两票三制”，“两票三制”是我国电力行业广泛采用的日常生产运营的基本管理制度。两票指工作票、操作票；三制指的是交接班制度、巡回检查制度、设备定期试验轮换制度。通过实际电力业务的实际使用跟踪，基本上对任何人为责任事故的发生，均可以在其“两票三制”的执行问题上找到原因。在上述基本电力业务还没有按照本企业的实际情况规范完成前，先上线财务模块，实际是一种舍本逐末的做法，这样的好处实际是财务模块由于已经有了会计电算化20年的基础，基本所有业务可以全部计算机操作 ，基本的日常核算业务流程早就实现了标准化，因此可以比较快的应用上所谓的“ERP”，实现面子工程。这样实际是与ERP的根本目标是冲突的，ERP主要的工作重点是对具体公司业务进行整合达到模块化、标准化的时时管理，形成通过电子计算机技术全程监控公司各各业务节点的运行情况，以提升管理的效率和水平，更快的适应外部的业务变化，提升企业的应变能力。ERP系统实际上加大了企业的管理精度，把企业内外的大部分资源整合在一起，形成一种集成化标准化的管理体系，将企业实际生产经营过程中有关的人员、物资、技术等要素有机地结合在一起。通过对日常经营过程的物资流、业务中的信息流和财务工作的资金流进行有效地管理协调，使企业所掌握的各项资源最大化地发挥作用实现高效的管理，同时为降低成本和减少决策成本提供基础的信息支持。在具体的ERP上线工作中，实际应该是在全部业务流上线以后，最终在应用财务模块，这是最基本的一个ERP应用的过程。目前我国财务软件的价格是比较便宜的，但ERP系统中的财务软件的价格则是非常的昂贵，这样用昂贵的价格只是实现可以用很低廉的代价就可以实现的功能，除了是面子工程外，笔者看不出有什么特殊的价值来，更不用说是对管理的提升了。而且容易出现供应链系统与会计系统脱节上的问题，出现重大漏洞无法弥补，是ERP系统实施效果大大折扣。

二、系统采取个别关键用户制度，不是全面用户进行培训，使系统使用不规范，在实际使用中出错率高，延误了工作效率

具调查不到50%的ERP用户称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。不清楚系统的功能，公司就无法让业务程序自动化，也无法更快完善系统功能，更谈不上利用ERP来实现业务目标。而系统升级、功能增加、维护等成本也将更盲目、成本极高，一般ERP部署在这种条件下是很难发挥其应有的价值。ERP的投入和产出与其他固定资产设备的投入和产出比较，并不那么直观、浅显和明了，投入不可能马上得到回报，见到效益。ERP的投入是一个系统工程，并不能立竿见影，它所贯彻的主要是管理思想，这是企业管理中的一条红线。它长期起作用、创效益，在不断深化中向管理要效益，其中如果广大的职工不能全部明确自己的ERP工作职能和基本的操作思路，只是由个别人员明白使用，根本起不到所谓的以点带面的作用，其实ERP的主要价值还是最终体现在人身上，即把个人从繁琐的日常事务性的工作中解放出来，多注意管理中存在的问题，业务环节中是否存在漏洞，进一步优化管理工作，这样才能实现ERP的应用价值。而在培训不足的情况下强行推进，广大的职工由于不熟悉操作老是出错等问题，会产生为难情绪，或消极抵触情绪，这样对ERP工作的推进会得不偿失，实际上失去了使用ERP的工作意义，使大量的资金投入的ERP毫无价值可言，如果这样，实际已经宣告ERP上线工作已经失败。

三、会计系统核算单据审核容易形成走形式，忽略了单据发票的审核

ERP一个重要作用就是办公计算机化，也可以叫办公自动化，体现在企业中一个重要表现就是审批业务全部通过计算机网络完成。同行的模式比如业务单据的审批过程由原来的业务单据上签字变成了计算机上的文件点击审批同意，最终的审批单由打印机打印出来，同时在财务模块可以自动生成财务凭证。由于我国特殊的国情，大量的业务还需要使用各式发票作为入账的合法依据，使用ERP审批时间长了，往往会忽视对合法入账依据的审批，很多审批环节会忽略掉对原始单据的审查，在业务比较多的情况下，会直接点过重要的审批流程。虽然审批速度加快了，但审批质量大大的下降了。

四、存在安全问题，对网络的要求比较高实际使用效果缺乏评价与监督，无后期量化的反馈

由于受构建ERP系统平台时的技术条件、网络产品、通信协议等方面限制，存在硬件设备质量不过关、操作系统平台安全漏洞、服务器配置有误、系统设计缺陷、网络协议漏洞、缺乏有效监控手段等各类安全隐患。企业内部员工或外界黑客和其他入侵者为了获得不当利益、窃取商业秘密、猎奇心理等原因进行各类恶意破坏行为。再加上当前我国信息技术与世界经济发达国家相比仍有一段距离，办公自动化安全软件的研发及对互联网病毒和黑客的防弊措施还不到位。因此我国使用办公自动化软件中存在的这些问题一时还难以彻底根除，还需要我们采取行之有效的防范措施。由于ERP系统实际使用中对网络的严重依赖，如果网络一旦中断的话，会造成公司整体业务的瘫痪，中断了日常业务的管理，很可能使公司受到无法承受的损失。笔者接触的大量新能源企业基本都处于不断改变自身适应ERP的过程中，很少企业能对应用ERP系统给出量化可靠的评价指标，就如广为流传的说法“企业不上ERP是死，上了ERP也是死”那样，具体效果很难监督。

（作者单位：北京京能新能源有限公司内蒙古分公司）