论高校档案管理工作的创新方略

霍海波

摘 要：高校的档案管理工作是高校的重要工作之一，但目前大部分高校的档案管理工作存在诸多问题，如管理人员思想落后、管理体制不健全甚至缺失等等。高校档案管理工作不仅密切关系着高校教育科研工作的发展，更关乎全校师生的前途与命运。因此，在网络化高速发展的今天，如何使高校档案管理工作能够适应信息化社会发展趋势就显得尤为重要。本文通过分析高校档案管理工作面临的挑战，提出了高校档案管理工作面对当前严峻形势的几点创新思路。

关键词：高等院校；档案管理；创新

随着高等教育越来越普及，高校档案管理工作也愈加重要，因为高校档案保存着高校在教育教学、学术研究、行政管理等方面最原始的资料，储存着全校师生的智慧结晶，具有不可估量的价值。近年来，随着社会逐渐进入信息化时代，创新高校档案管理工作变得越来越紧迫。

一、高校档案管理面临的挑战

网络时代的来临，使得信息的传播方式更加方便快捷，但也为传统的档案管理工作带来了巨大的挑战。

（一）信息传播的实时化。传统的纸制档案管理，受时间与空间的限制较为严重，档案的管理与利用都是手工的。而在网络条件下，信息的传播更加快速，档案的收集、分类、存贮和管理都可以“实时”获得，网络时代是一个信息传输异常频繁、迅速的时代，档案用户之间、档案馆之间、档案用户与档案馆之间的地理距离已消失，要求新时期的档案管理工作必须与计算机和网络进行衔接，才能够为快速、准确和有效提高档案信息创造条件。

（二）信息传播的多元化。网络的出现，使得信息的传播领域更加宽泛，互联网在人们沟通方面的优势，使得计算机在档案管理中占有了重要的位置，它不仅逐渐取代了纸制档案，更对档案信息的收集、整理、保管等基础工作的手段提出了更高的要求。“纸制+数字化”的档案管理，成为高校档案工作的多元化新格局。

（三）公众需求的个性化。在网络时代，档案利用者对档案的要求更高，很多资料档案利用者都可以通过网络的搜索引擎轻松的获得。对档案部门的档案质量的要求更高，要求档案部门必须考虑到使用者的现实需求，进行“量身定制”，充分考虑不同用户对信息的特殊要求，才能够适应新时期的需要[1]。

二、高校档案管理工作的创新思路

（一）突出档案管理工作的主动性。1、积极建立档案管理网站。通过建立档案管理网站平台将档案的“收集、分类、存贮、利用”集成化。为学校的各部门分配用户名与密码，赋予一定的权限，相关的档案资料可以通过网站直接上传到高校的档案数据库中，积极组织各单位上传档案资料，提高收集工作的效能。2、推进档案信息的网上检索。在保证密级的前提下，在网站上公开部分档案的目录，使使用者能够直接下载，使档案的利用更加方便。要积极利用先进的网络技术，对传统的档案工作进行改造。档案管理工作要积极与“云计算”相结合，与“云服务器”代理商进行合作，将高校的档案上传到服务商的“云服务器”中，来对档案资料进行共享，为用户提供更加便捷的服务[2]。

（二）突出档案管理工作的互动性。1、建立读者信息反馈机制。要利用好论坛、QQ群、微博、微信等形式，积极与使用者进行沟通。在网络环境中，要广泛应用推广联机公共目录系统服务，为档案使用者打造互动的平台。2、与其它档案馆进行联动。要进一步与其它档案馆进行联动，实现档案资源的充分共享。充分利用好校园网、高校校域网、城域网，增强与其它学校档案馆的协作、相互整合，形成更大的档案资源，提高为档案使用者服务的实效性。

（三）實现档案管理工作的精细化。当前的档案管理要更加精细化、专业化，对相关的资料进行细分，使每个档案使用者都能够精确的找到自己所需要的资料。档案的精细化管理的内涵就是企业在规范化和标准化的基础上，对其收集、存储、利用的过程进行科学细化和合理优化的过程，以实现档案管理的专业化、工作方式标准化、管理制度化、职工职业化[3]。在实际工作中，高校可以利用“云计算”的精确定位功能，建立精确搜索矩阵，满足档案使用者的特定需求。要积极开辟“在线服务”功能，通过细分化的信息服务系统，提供高校的日常教学、行政管理、学术研究等模块的数据查询，契合网络时代下信息实时化传播的需要。

（四）探索档案管理工作的市场化。在信息化社会的今天，从信息资源开发与使用的角度看，高校档案馆的职能不断发生着变化，不再是单纯的资料收藏机构，而是高校各类信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的优势，创造性的探索高校档案管理的市场化运作模式，为高校的档案馆发展提供更强大的活力。可以将传统的高校档案使用过程进行商业化运作，针对用户需求在互联网上建立一个集“检索查询、特色服务、在线资料商店”为一体的网站，打造档案产业服务实体。将传统高校的档案服务范围，扩大到整个社会。可以为全社会的档案使用者提供“有偿”服务。要把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到社会活动中来，通过一系列社会活动，增强高校档案馆的影响范围。例如：高校可以利用自己的学科优势，结合海量的档案资料，开展经济、法律、管理待方面的咨询，广泛吸纳全社会的档案使用者。

三、结束语

网络时代的到来，使信息传播更加实时化、多元化，人们对于信息的要求也越来越趋向于个性化，这些都为新时期的高校档案管理工作带来了新的挑战和机遇。高校档案管理工作只有充分发挥自身主动性，将档案管理与网络相衔接，有效利用网络的各项优势，才能使高校档案管理工作更加精细化。不仅如此，还可以利用网络平台实现各使用人群之间的互动，实现档案资源的共享。只有不断满足网络时代对高校档案管理工作的要求，才能提高档案管理工作效能，实现资源的最大化利用。

参考文献：

[1]李群.浅析高校档案管理工作创新[J].黑龙江史志，2013（13）.

[2]高晓晶.数字化时代高校档案管理创新方法探讨[J].华章，2013（24）.