浅谈物业档案管理问题及对策

向小玲

(四川建筑职业技术建筑学院 四川 德阳 618000)



浅谈物业档案管理问题及对策

向小玲

(四川建筑职业技术建筑学院 四川 德阳 618000)

随着物业管理技术的不断进步，人们消费观念的不断深化，要求物业服务企业增强核心竞争力。在内部管理机制建设上，档案管理对于提高服务质量发挥着至关重要的作用。本文对于现存的档案管理问题进行了分析研判，并提出了相应的解决办法。

物业服务；档案管理

物业管理档案资料涉及到基建档案资料、业主档案资料、日常档案资料等内容。在物业服务的过程中，物业档案是物业管理生产经营必须具备的基础性资料，更是物业管理企业长远发展、掌握市场主动必不可少的参考依据，对其自身的长远发展有着及其重要的意义。但是在档案存储、档案管理等方面还是存在诸多问题，如何做到合理管理、发挥自身价值，提升物业管理水平，使得物业管理持续发展已经变得非常必要。

一、当前物业档案管理存在的问题

(一)物业档案管理人员专业素质不高

当前状况下，大多物业管理企业并没有配备专业的物业档案管理人员，都是由前台或者客服人员进行管理，情况稍微好一点的则是将各类档案交给项目的兼职档案管理人员进行管理，但这些人员因为没有进行过专业的档案管理培训课程，所以他们在进行物业档案管理时并没有较高的专业素质。

(二)物业档案材料缺失情况较为严重

物业档案许多都是成套进行交接的，其中包括各项设施设备的买卖合同，产品合格证书，产品使用说明书，保修协议等，都属于成套档案资料。但目前物业档案管理的情况则是要么各项设施设备买卖合同与保修协议分离，要么是部分资料完全找不到了，档案资料缺失情况较为严重。

(三)物业档案管理不够规范、责任不清

物业档案管理在进行管理的过程中没有完善的档案管理制度来进行规范的档案资料整理及存档工作，甚至有些档案资料在未进行分类、排序就直接进行了存档工作，存档不规范。物业档案在形成的过程中，有需要进行档案资料传递的时候，而在传递的过程中，有时会不小心造成部分资料缺失，但因为没有相应的责任人，导致物业档案材料缺失责任不清，找回或补缺工作难以进行。并且物业档案在进行管理的时候还存在借阅过程，而在借阅时因为没有专业人员进行登记过程，所以在借阅或归还传递过程时也容易造成物业档案材料有所缺失，而缺失责任也无法确定。

二、物业档案管理问题原因分析

对于物业管理所存在的问题，进行相应的原因分析，主要则是物业管理企业对档案管理缺乏重视，未配备专业的物业档案管理人员进行物业档案管理工作；物业档案管理人员在专业素质方面参差不齐；物业档案管理工作的规范性还不强，管理人员职能不明确；物业企业管理人员档案管理意识比较差,物业档案管理水平比较滞后；物业档案还没有明确管理标准及归档范围，档案管理责任不清等原因。

(一)企业对档案管理缺乏重视

目前，物业管理发展趋势越来越好，因此物业管理企业对其工作中的客服岗位，管理岗位，工程岗位，环境岗位的人员配备及设施设备的配备都较为齐全、完整。但是由于缺乏对物业档案管理的认识及缺少对其重视程度，物业管理在管理过程中并没有为物业档案管理工作配备相关专业的管理人员及其相应的物业档案管理所需的设施设备等，这样便导致物业档案在管理的过程中得不到较为专业妥善的管理及存放。

(二)物业档案管理人员专业素质参差不齐

由于物业管理企业并没有为物业档案管理工作配备专业的档案管理人员，一般是由客服人员来进行代为管理，或者稍微好一点的做法也只是让物业项目相应的管理人员做物业档案的兼职档案员，但是这些客服人员并没有受过专业的物业档案管理培训课程，专业素质参差不齐，在进行物业档案管理时的能力也参差不齐，并没有专业的物业档案管理能力，所以在进行档案管理工作得不到理想的效果。

(三)物业档案管理工作规范性不强，职能不明确

物业档案的细分主要有业主档案资料，工程基建档案资料，秩序维护日常档案资料，环境清洁卫生日常档案资料以及综合管理档案资料。而这些档案资料大多是由客服人员或各部门人员进行各自管理，没有专门的档案室用来进行统一管理存放，各部门都存放着部分物业档案，导致物业档案在使用或借阅的过程中丢失或部分缺失，但也无法纠察丢失档案及其相关责任人员。

(四)物业企业管理人员档案管理意识较差

物业管理企业的管理人员对物业档案管理意识较差，在选择任用物业档案管理人员时，未组织其进行专业的物业档案管理培训，并且没有明确规定档案管理专业人员，不知道如何将物业档案进行整理归档，也无法确定档案资料的重要程度，导致在物业档案的存放杂乱无章，而物业档案管理因其管理水平滞后，也得不到良好的发展。

(五)物业档案还没有明确管理标准及归档范围

物业管理就目前来说，管理内容大致可以分为客户服务，工程管理，秩序维护，综合管理，环境管理五个部分，而相应的物业档案也大致这样进行分门别类，并没有进行详细的区分处理，导致档案并没有明确划分属性，在进行查找使用时费时费力。并且由于没有明确规定物业档案的归档范围，不清楚哪些档案资料该存档，哪些档案资料可以不进行存档处理，这便使得有些物业管理企业的物业档案资料存放堆积如山，却又价值不明，无法区分。

三、解决物业档案管理工作中存在问题的对策

从以上提出的物业档案管理所存在的问题及其原因分析中，可以看出物业管理企业要想使得物业档案管理工作显现效果就必须要从上至下加强物业档案管理意识；并且要加强物业档案管理相关人员的责任意识，使其对自己所做的档案管理工作负责；需要完善物业档案的管理制度；规范物业档案管理的工作程序；明确物业档案的归档范围。

(一)从上至下加强物业档案管理意识

首先，物业管理企业中的管理层需要对物业档案管理重视起来，安排专业的物业档案管理人员对相关档案资料进行专业的整理存放，并且需配备相应的物业档案管理所需的设施器具，使得物业档案得到更加妥善的管理、保存。而后，为企业各项目及部门普及物业档案的重要性及物业档案管理的工作要求，让物业企业所有人员保有对物业档案管理的意识，使得大家重视物业档案并且支持物业档案管理工作，配合物业档案管理人员工作，为物业档案管理的发展打好基础。

(二)加强物业档案管理人员的责任意识

无论做什么工作，工作责任意识非常重要，因为它直接决定了工作效果。当然，物业档案管理工作更需要档案管理人员具有足够的责任意识进行这项工作。物业档案管理工作一旦开始则是一项持久度很高的工作，在工作过程中需要加强其管理人员责任意识，使其具有十足的耐心，恒心和责任心，来把物业档案整理有序，存放整齐，便于查找、利用，实现其档案自身的价值性。

(三)完善档案管理制度、规范档案管理工作程序

物业档案的管理需要一套完整的、有条理的档案管理制度来进行科学规范的档案管理工作，使其能持续发展，而要形成这套档案管理制度，也需要根据物业管理企业自身情况进行制定，并且需要在物业档案管理工作过程中进行不断的改进，才能得到一套适合物业企业更好发展完备档案管理制度，从而使物业档案管理可以不断进步，得到良好的发展。

在进行物业档案管理工作时，应该由专门的人员进行统一指导和监督，建立起一个相对一致的物业档案管理工作程序，使各种类型的物业档案资料得到相对科学统一的管理模式。建立物业档案网络共享程序，使得各部门可以实现物业档案信息共享，更有效地实现物业档案管理规范化、信息化，科学化。

(四)明确归档范围，方便查找使用

要使得所存档的物业档案资料是有价值有效用的，并且具有专业价值，就需要明确物业档案的归档范围，明确哪些物业档案资料有存档价值，哪些没有存档价值，避免物业档案堆积现象；明确哪些物业档案为重要档案资料，存放年限为永久，哪些为暂用资料，过了其存放年限则可进行销毁，这样可以更好地区分物业档案的保存价值。而明确了归档范围，也使得物业档案的管理工作可以更为清晰地进行，在使用查找物业档案资料时也更为快捷方便。

四、总结

通过以上对当前物业档案管理中所存在问题及其原因分析，并且针对其存在的问题提出了相应的对策，我们更能深刻体会到物业档案管理在物业管理过程中不可缺少的作用及其重要性。做好物业档案管理工作需要物业管理企业从上至下地对物业档案管理重视和关注起来，管理层人员应制定物业档案管理的统一科学的管理制度，直接档案管理人员更需要耐心仔细负责地进行物业档案管理工作，而其他物业服务人员则应该尽力配合支持物业档案管理工作，只有当物业管理企业所有人员对物业档案管理重视起来，使得物业档案管理和物业管理共同发展，不再处于滞后状态，物业档案管理才能得到更好的发展，而物业管理也会更好更有效地运行。

[1]李媛.浅谈如何做好物业档案管理工作.科技致富向导.2011：1-2.

[2]李伟婧.王中克.张瑞菊.物业档案管理浅析.云南档案.2007：1-2.

[3]叶彩霞.论物业档案管理的问题及对策.科技致富向导.2010：1-2.

[4]龚燕玲.完善物业档案管理的建议.新建设：现代物业上旬刊.2011：1-2.