刍议数字档案资源建设中的质量管理问题

许云龙

(河北大学管理学院 河北 保定 071000)

刍议数字档案资源建设中的质量管理问题

许云龙

(河北大学管理学院 河北 保定 071000)

从质量管理的内涵出发，分析了其在数字档案资源建设中的应用意义。针对现阶段我国数字档案资源建设中存在的问题，提出数字档案资源建设的质量管理策略。

数字档案；资源建设；质量管理问题

随着我国数字档案资源建设的深入开展，档案数字化质量管理的重要性不断凸显，逐渐成为数字档案资源建设过程中的技术和管理核心。如何构建优质的数字档案资源是档案学者研究的前沿问题，其建设质量的好坏直接关乎着档案信息服务的优劣，是新媒体环境下档案资源提供优质公共服务的重要基础，是数字档案资源构建机制中的关键环节。

一、数字档案资源建设中质量管理的基本内涵及应用意义

(一)数字档案资源建设过程中质量管理的基本内涵

档案界的学者对质量管理研究起步较早，80年代末就已经出现相关论文；但总体上来看对传统档案的质量管理定义、特点论述较多，数字资源方面的质量管理研究相对薄弱。盛玉凤将质量管理PDCA方法应用于数字档案馆，针对数字档案馆的质量管理对象，分析其准备工作，提出相应的实施策略；梁孟华基于全面质量管理研究档案信息集成服务，提出“四力组织变革模型”及相应的质量管理策略。质量管理起源于美国，伴随着工业发展而兴起，在上世纪80年代提出全面质量管理理论并迅速应用于实践，质量管理的基本内涵包括确定质量方针、目标和职责，并通过质量体系中的质量策划、控制、保证和改进来使其实现的全部活动。数字档案资源建设过程中的质量管理是一种以各环节档案工作人员参与为基础，其以用户的需求和预期为驱动，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套基于档案生命周期的质量保障体系,从而保证提供优质的数字档案资源。

(二)质量管理在数字档案资源建设中的应用意义

随着电子政务和智慧城市工程的推进，档案资源的数字化呈现迅猛之势，国家层面提出了“存量数字化、增量电子化”的数字档案资源建设战略，全力推动档案信息化建设和应用，建设便捷、易用的数字档案资源成为各行各业的共识，其质量问题得到大家的普遍重视。数字档案资源建设的质量管理问题主要表现在两个方面：一是存量数字化的质量管理，包括原有纸质档案质量控制、数字化质量控制、服务质量控制等；二是增量电子化的质量管理，包括电子文件完整性和真实性的质量、档案数据格式和内容的质量、档案系统及共享平台的质量等。数字档案资源建设过程中的质量管理起到了承前启后的作用，既弥补了纸质档案、电子文件在前端控制、保存中的不足，又将其后期开发、利用效果最大程度外化，因此质量管理在数字档案资源建设过程中的应用意义十分重要。

二、数字档案资源建设过程中存在的质量管理问题

(一)过分强调数字档案资源数量的积累，质量监管机制不完善

现阶段我国数字档案资源建设主管单位过于强调存量数字化的比率，忽视了对档案资源建设质量的把控，缺乏相应的质量监管机制。现实中所有的数字化业务几乎全部采用外包形式，而且数字化企业的匮乏导致档案部门可挑选余地较少，建设质量和效果不甚理想。根据对几家档案馆的调研发现，数字档案中经常出现无效页或者无内容页等现象，这一方面由于外包人员的业务素质不过关，另一方面也反应出档案部门缺乏对建设过程的质量监管。同时，我们发现不同地域、单位的档案部门其建设质量差异很大，说明了我国数字档案资源质量监管机制急需建设，以应对此种情况的出现。

(二)数字档案资源建设标准可操作性不强，标准规范涵待落地

数字档案资源建设方面，我国陆续出台了许多建设指南、标准和规范，但这些文件在过于强调档案资源建设的共性，忽视配套操作细则及手册的撰写，导致指南、标准在实际建设过程中的可操作性不强，进而档案业务人员各自为政，导致建设标准和质量无法整齐划一，严重影响到数字档案资源在开发利用服务中的信息共享，也就丧失了数字档案资源建设的初衷。数字档案资源建设过程中的质量管理离不开一套系统、完整、可操作的质量建设文件，其包括标准、规范及相关细则及操作手册，以便数字档案资源的完整和统一，杜绝档案业务人员的自由发挥，这样才能保证在档案信息服务中的效果。

(三)缺乏对数字档案资源建设的实时监控，质控反馈机制滞后

我国数字档案资源建设的外包模式存在诸多弊端，由于档案部门业务人员相关知识的缺乏导致外包缺乏监控，自然也无法形成“监控——反馈”的良性循环机制，严重影响了数字档案资源的建设质量。由于数字档案资源存量巨大，增量又呈几何级上升，一旦建设过程中监控不到位就会导致不可挽回的灾难，所以对其建设的质量的全程监控显得尤为重要。然而我国档案部门对外包项目往往监控点设置过少，间隔周期过长，行政原因连带质控反馈机制无法迅速挽救建设过程中出现的质量问题。这一问题抛开行政不可控因素来看，档案部门在监控和反馈上可以做得更加完善，通过增加监控点、缩短周期、建立应急预案等方式来加强质量管理。

三、数字档案资源建设过程中的质量管理优化策略

(一)面向服务构建用户参与的质量监管模式

数字档案资源建设的根本目的是面向用户提供服务利用，因此在质量监管过程中要高度重视用户参与的原则，使质量管理直接面向服务和用户，做到数字档案资源建设的最佳效果。近年来，用户参与的众包模式在档案信息服务中得到运用，取得不错的效果；数字档案资源建设是一项繁重、复杂的工作，需要公众的积极参与，缓解档案部门人力、财力紧张的局面。用户参与的质量监管模式本质上是面向服务，同数字档案资源建设的目标一致，因此完全可以面向服务建立健全监管机制，鼓励公众和用户参与，全程、全面监督数字档案资源的建设质量。

(二)出台数字档案资源建设标准细则及指导手册

数字档案资源建设标准既要包括对数字档案资源建设本身的标准，也要包括对外包单位、业务人员、监控人员等的资质和详细的质量监控细则及操作手册，力争做到质量管理的细化。档案部门陆续出台了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》等一大批指南、标准和方案，但立足点过高导致实际执行中出现质量不统一现象，同后续服务利用需求错位，使数字档案资源只完成载体的迁移，没有真正发挥其利用价值。所以，国家应当结合各省市实际情况，针对不同级别不同部门制定操作细则和手册，并且保持资源建设的可扩展性，为后续质量升级留下足够的空间。

(三)建立质量管理的实时反馈机制

质量管理应当是一个动态的过程，数字档案资源建设应当注重“监控——反馈”模式的建立健全，形成业务人员和监管人员之间的良性互动，促进质量管理的动态、可控，减少因反馈不及时造成的建设质量不过关的情况出现。实时反馈机制应当包括对数字化流程反馈、人员素质反馈、建设质量反馈等几方面，针对不同环节制定相应标准，强调档案部门的主导和监管作用，运用全程管理思维，形成日报、周报和建设质量等实时反馈机制；同时，发挥数字化过程中的自查纠错机制，充分调动社会公众和用户的主动性和积极性，增加用户实时反馈机制，以制度化反馈形式来完善数字档案资源的建设质量。

本文为2017年河北省档案局科技项目“新媒体环境下数字档案资源构建机制研究”(项目编号：2017-R-12)的研究成果之一。

许云龙，男，河北大学管理学院档案学2015级硕士研究生。

作者简介：许云龙(1992—)，男，汉族，河北石家庄人，河北大学管理学院2015级档案学硕士研究生，研究方向：档案信息服务，071000