高校办公室工作效能的影响因素及对策研究

尚海磊

(南京理工大学泰州科技学院 江苏·泰州 210000)

高校办公室工作效能的影响因素及对策研究

尚海磊

(南京理工大学泰州科技学院 江苏·泰州 210000)

高校办公室管理在高校发展中起到至关重要的作用，是组成高校基层体系的核心部分。本文首先对高校办公室工作效能进行了概述，分析出影响高校办公室效能的因素，即管理观念过于传统、高校办公室工作人员的选拔与任用制度不合理、管理体系不健全。从改变高校办公室管理理念、建立科学的工作人员选拔和培养制度、逐渐健全管理体系三个方面提出了高校办公室工作效能优化策略。从而提高高校办公室的工作效能，促进教育事业的蓬勃发展，与快速发展的教育事业相适应。

高校办公室；工作效能；影响因素；对策研究

引言

随着我国社会经济的进步与教育的高速发展，高校办公室有了越来越大职责，高校办公室的工作领域也逐渐的拓宽。针对其管理观念、用人制度、管理体系存在的问题，都要加以分析与解决。高校办公室加强效能建设,能够有效发挥其功能作用，进而提升高校工作人员的综合素质，推进高校更好更快发展。

一、高校办公室工作效能概述

效能是变革创新时代的常用词，在我国古道典籍中，对效能的解释是为国家效力、贡献自己的才能。瞿秋白在《乱弹·财神还是反财神》中将效能定义为效率。也有人将效能定义为办事的效率和工作的能力。效能这个词被用到生活中的多个领域，高校办公室效能,则属于管理学领域范畴,根据高校的实际发展情况和高校办公室的工作状态最终体现出的工作能力和绩效的有机统一。埃克·拉寒尔在《麦肯锡卓越工作方法》一书中指出：“正确地做事”指的是效率,“做正确的事”强调的是效能,效率和效能存在着基本的区别。在高校的办公室管理过程中管理者要做好一件事情，最好的方法就是重视效率，在此基础上，管理者还需要重视时间的利用，将时间利用的合理程度能够检验管理者的工作水平，通过效能确保工作坚实地朝着自己的目标迈进。高校办公室要准备教学、教研等多方面的工作，任务量很大，同时高校的办公室起到连接学校各个部门的作用，对教学工作进行辅助与决策，高校办公室与学校很多部门都有联系，存在着角度的突发问题和隐患，但是高校对高校办公室的工作要求却很高，这就对高校办公室的工作人员提出了更高的要求。

二、影响高校办公室效能的因素

（一）管理观念过于传统

高校办公室管理观念过于落后，是制约工作效能的主要因素之一。很多高校的办公室缺少制度执行力，只能完成一些日常的简单任务，面对相对艰巨的任务时就显得力不从心，高校的管理者根本意识不到高校办公室管理的重要性，采用的管理方式比较简单、管理观念较为落后。很多高校都将工作人员当作赚钱的工具，认为工作人员的作用就是不断地为高校创造价值，在对待工作人员方面，也仅仅重视那些能在短时间内为高校带来利润的或者是能迅速处理工作中棘手问题的工作人员，而忽略了默默付出的大部分工作人员，很多工作人员有被忽略的感觉，失去工作的动力。很多高校对高校办公室管理的重要性存在不解与误解，高校的办公室需要的工作人员相对较少，在选拔工作人员的过程中也不够认真，一部分高校将注意力过多的放在重视人才上，致使忽略了高校办公室管理，认为高校办公室管理部门处理的仅仅是薪水问题和简单的人事问题。在招聘工作人员时也首先任用能够为高校快速带来利益的工作人员，这种做法短期内能够为高校带来利润，但是从长远角度讲对于高校的发展并无益处。

（二）高校人才的选拔与任用制度不合理

高校办公室在长期的工作实践中已形成了一系列的管理制度，但是管理制度的落实存在着一定的问题，使得很多规章制度都流于形式。很多高校在选拔员工上无法做到公平公正，很多工作人员都是托关系进到高校，尤其是一些家族型高校，一部分托关系进到高校的工作人员没有足够的实力在高校工作，进到高校后也没有一心一意的为高校创造价值，影响了高校的工作效率。很多高校招聘工作人员的过程十分随意，很多面试者的去留都仅仅由高层决定，缺乏对面试综合能力的考查。很多高校只注重技术型人才的选拔，忽略掉了普通工作人员的综合素质，导致高校工作人员的能力和素质参差不齐。很对高校对在职工作人员缺乏一定的考核机制，工作人员成功入职，在工作一段时间之后，需要对工作人员进行工作能力上的考核，考核成绩优秀者适当升职，对于成绩不理想的工作人员，给予降职或者调动工作，很多高校缺少了这一机制，导致很多工作人员满足于现状、不思进取。给高校的发展造成了阻碍。

（三）管理体系不健全

高校办公室的的管理体系不健全，导致一些工作不能及时处理或处理不到位，降低了办公室的工作效能。科学、合理的管理体系对于高校办公室管理起到至关重要的作用，很多高校的管理层人员思想十分保守，不愿接受新鲜事物，跟不上时代的步伐，依旧沿用传统的管理体系，根据工作人员的阶层决定薪水，导致工作人员一心只想着升职，而忽略了努力工作的重要性，直接影响了办公室的工作效能。高校由于缺乏完整的管理体系，工作人员在工作中出现错误时，往往会受到差别对待，这会使工作人员留下心理阴影，也会觉得高校管理人员不能做到一视同仁，对高校失去信心，从而失去工作的动力，缺少完整的管理体系使得工作人员没有明确的工作目标，降低工作效率。

三、高校办公室工作效能优化策略

（一）改变高校办公室管理理念

提升高校办公室效能前提是端正思想态度，提高办公室工作人员的责任心，避免办公室无所作为、胡乱作为的情况发生。要通过日常工作的观察找出高校办公室存在的问题，要解决高校办公室管理的问题，首先要转化高校管理者的固有思维，管理者需要使者去了解每一位工作人员，和工作人员多沟通，充分认识到每一位工作人员的重要性。技术型的人才能够为高校带来效益，理应得到重视，但也要积极发现其他工作人员的优点，擅于发掘工作人员的长处，结合工作人员的特长和个人性格为其安排合适的岗位，充分发挥每个人的价值。其次要积极发展高校办公室管理部门，逐步解决人力管理中存在的问题，高校要敢于聘用高校办公室管理方面的人才，改善高校办公室管理现状。高校办公室管理部门需要了解在职工作人员的情况，根据高校战略要求对工作人员做出战略性调整，加大力度培养综合型人才，同时大胆引进新型人才，拓宽聘用渠道，为高校吸收条件合适的工作人员，逐渐改变高校办公室管理观念。同时高校的办公室需要有完善的规章制度，制度要对工作人员的分工情况、任务目标等高校办公室的事宜制度化，将日常工作中的流程和可能出现的突发情况都以制度的方式呈现，和规章制度之间要前后呼应，要有系统性。高校办公室的制度并不是一成不变的，在保证规章制度执行的稳定情况下，可根据实际情况对规章制度做出不同程度的调整。

（二）建立科学的人才选拔和培养制度

高校办公室的工作涉及面很广，任务繁重且任务经常出现不同程度的变化，也会偶尔出现一些突发情况，所以对高校的办公室对工作人员的能力要求很高，为了使高校办公室的工作效能逐渐提高，需要建立科学完整的工作人员选拔和培养制度。首先，管理者要对高校的发展目标和战略需求有较为详细的了解，能够根据高校的实际情况，确定所需工作人员的数量及工作能力。其次，定期更新工作人员的个人信息，了解工作人员的工作情况，看到工作人员的进步，并对进步较大的工作人员进行表扬，激发工作人员的工作热情，为高校竞争创造有利条件。高校需要建立科学的工作人员选拔和培养制度，将有专业素质的人才吸收、任用、选拔，每一个环节都需要有对应的制度，采用新时期的工作人员管理模式，提高工作人员的综合素质。在管理工作人员的过程中设置合理的奖励制度和惩罚制度，刺激工作人员更好的工作，提高高校的工作质量。高校可不定期采取轮岗补位机制，使工作人员熟悉不同职位的工作，对处理应急事件做准备。同时为每一名工作人员制定个人的工作目标和工作计划，使每位工作人员有明确的努力方向，与此同时，制订一个高校奋斗的目标，使工作人员对高校的发展充满信心，提升工作人员对高校的信任感，实现个人发展和办公室事业发展的协调一致。

（三）逐渐健全管理体系

高校的办公室需要有完整的管理体系，高校的办公室效能不仅仅体现在办公室内部，也受到高校整体的管理体系的影响。首先要明确办公室的职能，审视办公室在高校的工作中的作用。其次要基于办公室的职能，对办公室作出一系列的调整。工作人员是高校办公室的核心，高校应定期组织工作人员培训，扩大工作人员的职业发展空间，在高校需要建立完整的培训机制，从工作人员的基本需求和高校的基本需求出发，对工作人员进行灵活的、系统的培训。高校要学习大公司的人才管理体系，完善薪酬福利惩罚体制，薪酬制度要有着明显的等级差别，能者多劳，多劳多得，使工作人员清楚的知道自己为高校带来的效益和薪水存在着密切的关系。惩罚方面，对待工作中存在的错误失误等，根据程度大小，都设置不同的惩罚措施，奖惩机制都要做到透明化，需要适用高校所有工作人员。同时要让工作人员明确高校办公室并不是一个单独存在的部门，在完成一些较长周全的任务时，要与高校的其他部门积极合作，实现人力资源的整合，将高校办公室的工作变得系统化，提高工作效能。在高校内部需要建立科学合理的人力资源管理体制，确保体制的公平公正。保持和工作人员的积极沟通，通过讨论可适当对管理体系进行修改，使高校与工作人员共同发展，共同进步，维持和工作人员和谐的关系。从而更加有效的发挥高校办公室的核心职能。

四、结语

本文通过对高校办公室工作效能进行深入分析得知，高校办公室存在着管理观念过于传统、高校人才的选拔与任用制度不合理、管理体系不健全等一系列的问题。通过改变高校办公室管理理念、建立科学的人才选拔和培养制度、逐渐健全管理体系等方法，能够有效优化高校办公室工作效能，从而为学校的工作开创一个充满生机、活力的局面。

[1]吕宏玉,张菁,齐辉.提高高校办公室管理工作效能探讨[J].河北农业大学学报(农林教育版),2014,16(04):27-29+33.

[2]叶敏,黄身勇.高校办公室工作效能的制约因素分析[J].思茅师范高等专科学校学报,2011,27(04):89-92.

[3]谭明.高校办公室工作效能优化之路径探析[J].中国石油大学胜利学院学报,2017,31(02):59-61.

G647

A

1009-8534（2017）06-0041-02

尚海磊，南京理工大学泰州科技学院，博士，助理研究员。

王俊奇

审 稿 人：夏 莉