大数据时代档案管理模式变化研究

周林

摘 要： 大数据技术的快速发展推动了各行各业的现代化建设。在大数据时代背景下，各高校也得到进一步的发展。“大数据”作为一种数据管理的先进理念和有效方式，其产生于云计算技术、物联网技术的快速发展与人类社会所存在且高速增长、海量积累的数据进行相结合。大数据技术在高校档案管理工作中的应用能够促使工作质量和效率得到较为显著的提升。

关键词：大数据时代 档案管理模式 变化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）02-0066-01

引言

高校在日常档案管理工作中，大量的档案不断随着用户的增加而产生，除用户外，各种工作以及项目的运行，也会增加档案的数量。数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能实现妥善保管、有效利用，档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响。大数据时代下只有采取电子信息式档案管理模式才能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理，将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中。

一、大数据时代档案管理的现存问题

1.管理人员缺乏科学的管理理念

当前高校档案管理工作中存在一系列障礙因素，表现在认识不到大数据时代档案管理的具体特征。学校内部从负责人到管理人部分都缺乏对档案管理工作的改革意识，档案管理的规范性和科学性严重缺乏，管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。大数据时代档案管理要求其与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到大数据时代档案管理的定位及挑战性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

2.管理技术缺乏先进的设备支持

大数据时代的档案管理意味着建立电子管理系统从而实现对数据信息化管理的效果，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革，并与信息技术接轨，实现信息化管理。档案管理设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现。但是，从目前情况来看，基于计算机平台的电子档案管理系统建设的进程过于缓慢，很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，档案管理部门的融资情况不好。然而，高校的档案管理正在面临传统模式的困境，档案的管理工作安全性不高，纸质的档案存在自身物质性的局限，存放时间过久的档案可能产生变质的情况，稍有管理不慎就会出现受潮，霉变或虫噬等问题。况且大数据时代下电子文件的处理能力欠佳，管理服务水平不高，都对档案管理工作造成困扰。

二、大数据时代档案管理的改革之路

1.构建电子档案数据系统

大数据时代下档案管理必须依靠信息平台，将信息化管理理念与技术引入档案管理工作，形成彻底改革，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便捷。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1]。

2.完善电子档案管理设备

学校往往只是认识到电子管理系统对档案管理工作的促进作用，却没有认识到电子技术平台的成本要求，依然采用较为落后的管理设备，档案的管理环境也存在诸多弊端，给档案管理的改革优化造成一定阻力，档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的。当前仍有部分高校的计算机硬件标准不过关，或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备。档案数据化管理软件也需要定期更新，不断优化升级，才能使电子档案管理系统正常运转工作。因此，必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护，促进档案管理水平符合大数据时代的要求。

3.培养电子档案管理人才

大数据时代下档案管理改革的根本动力在于人才。因此，高校若要实现档案管理的现代化转型，首先要从培养技术型人才的方向入手，必须不断加强对档案管理工作者信息化管理技术的培养与考核，从而提高大数据背景下档案管理的质量和效率。单位一方面应对在职的档案管理人员实行岗位培训，聘请专家实地讲学指导，从思想意识和技术能力两方面加强对档案管理者的优化提升。另外，单位应不断吸纳电子高科技人才加入档案管理工作，从而优化档案信息化管理人才队伍。最后，单位应就档案管理人员操作电子管理系统的规范性提出明确要求，建立一套严谨、安全、科学的电子档案管理制度，加快档案管理改革的进程[2]。

结束语

高校还需要不断转变观念，升级技术设备，尽早完善电子信息档案管理系统，实现档案管理的现代化、科学化、优质化。

参考文献

[1]魏海如.信息化数据档案管理的重点和难点[J].办公室业务，2015（8）：56-56，86.

[2]吴冬梅.信息化数据档案管理重点和难点[J].办公室业务，2014（9）：156.