基层档案工作现状调研报告

张延碧

摘 要： 档案是人类社会实践活动的历史记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是人类进步和文明发展的缩影。档案工作就是通过收集、整理、保管、利用这些历史记录从而维护和延续社会的记忆功能。

关键词：基层档案 现状 问题 意见

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）02-0035-01

一、社区档案工作现状及问题

社会档案管理的硬件条件落后，部分社区缺乏独立的档案室，档案的存放与管理都是在公共空间进行，部分社区具有独立的档案室，但是档案室的空间较小，档案堆放拥挤无序，有的档案甚至因为存放空间不足直接堆在办公室；社区在库档案有限，断层、断年问题突出，各门类档案收集、整理、归档参差不齐，声像、电子档案少，无会计档案、工程档案；档案保管不规范，文书档案均入柜保管，其余档案零星摆放；档案利用率低，社区提供档案的查询、利用服务力度不够，多数仅限于社区内部工作查档。

问题：一是无独立的档案室，档案管理工作滞后，档案安全性、保密性差；二是档案管理硬件建设还难以适应工作需要，档案柜子、用具短缺，部分档案无法入柜、入架；三是档案断年，缺乏历史性、延续性；四是区级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，归档门类档案不全、整理、保存不规范；五是档案员兼职过多，精力不足，且新旧档案工作人员工作交接、业务学习、衔接不够，导致工作脱节；六是社区各口专干档案资料收集、移交意识淡薄，工作台账、资料不交或不能及时移交档案工作人员，导致年度档案归档工作不能按期完成；七是档案移交制度落实不到位，无档案移交清单、册；八是档案宣传不到位，居民档案使用、查阅率低，发挥作用不明显。

二、社区档案工作问题情况原因分析

1.重视程度不够，档案管理工作缺乏有力投入

社区重视经济的发展而忽视了档案管理的重要性。街道、社区经济社会发展工作任务压力大，尤其是经济工作方面，从街道到社区领导干部尤为重视，倾注大量人力、物力、财力，难免对档案工作重视不足、投入不够。社区档案基本设备配置不足，永档案有偿扫描，实现社区档案信息化管理工作推进缓慢。

2.受客观因素制约，社区无档案室现状短期内无法彻底解决

在城市，面对高额的房价，社区办公用房面积用量大，购买一个社区办公用房少则几百万，多则上千万，由于财力制约，社区办公用房达标工作推进困难，现有的办公用房仅社区一站式服务窗口就占去大部分，故无多余的地点筹建社区档案室，导致社区档案归档入柜后无法入库，入室，档案在安全性、保密性及管理方面面临巨大挑战。

3.档案收集、整理、归档工作意识不强

社区档案，尤其是文书档案，各工作口人员档案收集、移交、归档意识不强，不能及时按要求移送档案工作人员，往往一拖再拖；把档案资料与工作台账混为一谈，不交档案人员整理归档，导致业务文书档案归档不全，其中以劳动和社区保障口档案资料为代表；以迎接上级三年检查或五年检查，不能打乱资料顺序为理由，不把归档资料交档案人员，私自保存，各类现象长期存在于社区的档案工作中。

4.社区档案工作人员业务素养水平低，无法满足档案工作需求

社区工作者由于工资待遇低，招聘进入门槛相对低，社区工作人员在知识储备、知识学习能力、应用能力、业务水平等方面综合能力偏低；由于受时间、培训经费等因素制约，社区档案工作人员均未进行过系统的、专门的档案知识培训，档案知识仅仅来自于区档案局、街道档案人员零星指导，导致档案人员业务知识缺乏系统性，完整性，档案归档、管理工作不到位。

5.对于档案管理的沟通不足

社区个部门之间、工作人员之间缺乏足够的交流沟通，对于档案管理没有达成一致的意见，导致分配工作时存在不协调问题，大大降低了档案管理的效率。再加上一般的人员对于档案管理缺乏参与意识，更不会主动的就档案管理交换意见，加强沟通。这就需要档案管理人员具有良好的协调沟通能力，能够游走于各个部门，收集档案资料。

三、社区档案工作建议意见

为了进一步做好社区档案管理工作，促使档案工作跟上经济和社会发展的步伐，提出以下建议：

一是进一步强化对档案工作的重视。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入街道、社区经济和社会发展计划，纳入重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。要切实转变档案管理工作观念，进一步解放思想，转变观念，适应新形势下的发展要求，从单纯注重文书档案管理转变为同时注重各门类档案的收集、归档和管理；从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息化管理，进而推进档案工作发展。

二是切实加强对档案工作的宣传。充分利用社区微博橱窗、展板、教育基地、社区十分钟课堂、法律宣传活动等载体和形式，向广大工作者、群众普及档案法律和业务知识，着力提高全民档案意识、社区档案的利用率，让档案真正的从库房中解放出来，实现档案的价值。

三是加快硬件建设步伐，尽快完成社区档案规范化达標工作。结合实际，实事求是，超前谋划，以旧城改建、城中村改造建设为契机，统筹协调，有效整合社区资源，把社区档案室纳入社区办公用房建设的规划范围内；同时，加大投入，逐步改善社区档案设备、切实缓解现存库室紧张、保管条件差的突出矛盾，对把档案室挪作它用，明显不符合档案管理标准的库室，要及时退还恢复，调整修缮，确保档案安全。

四是建立健全档案工作各项工作制度。建立以档案收集、整理、归档、入库、查阅、移交等的系列档案管理制度，并落实到位。

五是切实加强档案管理队伍建设。坚持以综合理论学习、培训为重点，社区档案工作者自学为主；坚持市、区级层面综合档案培训为重点，街道配合、指导、监督为辅；坚持区级层面、街道现场指导为重点，档案工作者在工作中不断摸索学习为主，进一步提升档案工作者的业务素养。坚持统筹协调，合理分工，特殊工作，有所倾斜原则，以保证社区兼职档案管理人员有相对安静的工作环境及工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性及权威性。

六是提高档案库房和各种类型档案的智能化、规范化管理程度，特别要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范，保障新型档案保存的长久性和安全性。

参考文献

[1]范志仁.基层档案管理工作现状与对策[J].办公室业务，2014，21.

[2]卢艳丽，杨林书.基层档案管理工作存在的问题及对策[J].档案天地，2014，10.

[3]李静.基层档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，2015，11.