基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

李英杰

摘 要：人事档案是在人事管理活动中形成的，具有记录和整理单位个人的经历和表现的作用，是记载干部和职工参加社会和学习工作的重要的信息资源，不仅有利于加强单位对人才的使用和调整，而且对于單位工作人员的选拔和培养具有重要的意义，因此了解基层事业单位人事档案管理的现状并进行管理体系的调整与创新是必要且重要的。基层事业单位的人事档案管理工作在基层事业单位人事制度的不断改革和深化的过程中，受到各种制约因素的影响，出现了一定的问题，逐渐地不能够适应新形势下的变化和深刻的工作要求。本研究针对基层事业单位人事档案管理工作存在的具体问题进行分析，并提出较为合理的相应的解决措施，期望提高基层事业单位人事档案管理的水平，提升事业单位的工作效率和质量。

关键词：基层事业单位；人事档案管理；存在问题及对策

前言

作为基层事业单位做好人力资源管理工作的前提和基础，人事档案管理记录了干部和职工的思想、能力、经历和业绩等重要的原始信息，是个人成长的重要记载，在一定程度上证明了干部和职工本人的品德素养和能力表现，有利于事业单位通过简单便捷的方法发现和使用专业的人才，直接对基层事业单位人事管理的效率和质量起作用。伴随着我国增加了对人事制度的改革力度，尤其在基层事业单位的人事档案管理工作中，出现了许多的问题，面对这一挑战，加强涉及每个员工的具体利益的人事档案管理的管理工作显得尤为重要，在基层事业单位中，只有将人事档案的管理工作做好，才能对人力资源进行合理利用，为基层事业单位进行科学决策和民主管理提供重要的参考依据。

1 基层事业单位人事档案管理工作存在的主要问题

1.1 管理制度不够规范，领导的思想认识不足

一方面，大部分的基层事业单位的人事档案工作缺乏相应的管理制度和规范，国家下发的人事档案管理制度没有结合基层事业单位的具体情况，一般的制度细则与事业单位的干部和职工人员的实际情况不符，不够规范的管理制度使得基层事业单位的人事档案管理工作难以取得实际的较大进展。同时，相关的人事档案管理制度的落实不能够到位，即使多数的基层事业单位已经在建设初期就制定了人事档案管理的安全、收集和保管等各项管理制度，但是在实际的人事档案管理的执行过程中，存在很多审核不严谨、归档不标准的现象，造成许多的不利于保障干部和职工的切身利益的问题。另一方面，由于人事档案管理的工作的业绩发展缓慢，所以不容易引起基层事业单位领导的重视，领导对其重视的程度较弱，严重影响了人事档案管理工作人员的积极主动性，弱化了人力资源的有效开发。

1.2 基层事业单位人事档案管理人员的专业素质较低

一般的，基层单位会有专门的人事档案管理人员从事相应的工作，但是对于人事档案管理经费的投入不足导致了管理人事档案的人员配备不到位，没有根据工作的任务量去安排合适比例的管理人员，无法满足人事档案管理工作的正常开展的要求。另外，相当一部分的人事档案管理人员没有较多的工作经验，并且管理人员的文化水平、专业素质和思想价值的差异性巨大，会存在缺乏专业知识和基本技能的人员进行人事档案管理的工作的现象出现。多数的基层事业单位的人事档案管理工作是由非专职的人监管，其业务能力不能够被保证，使得人事档案管理的工作流于形式，管理缺乏连贯性和标准化。

1.3 基层事业单位的人事档案管理方法陈旧

现阶段，基层单位的人事档案管理部门的工作方法仍然是以人为手工的执行操作为主，多数的工作属于重复性劳动，较大的工作量使得人员不能够及时地整理和归档人事档案的具体资料，人事档案资料不完整的现象时常出现。计算机软件的使用仍然缺乏统一的标准，操作复杂的特点使基层事业单位的各部门不能实现人事档案的全面的共享，大大降低了人事档案的管理工作的效率。另外，人事档案的管理人员在进行信息采集的过程中，被动接受信息，对于缺乏的人事资料没有及时寻回，材料的缺失会致使人事档案材料的收集工作不到位。

2 提高基层事业单位人事档案管理工作水平的举措

2.1 完善制度建设，强化思想认识

制度的建设不仅起到对工作的指导作用，而且能够保证人事档案管理工作的规范性，因此，建立和健全人事档案的制度规范十分有必要，进一步完善人事档案管理工作的各项规章制度有利于使基层事业单位的人事档案管理工作程序化、标准化，相应的制度规范也会使工作人员的具体执行行为受到一定的约束，使其标准化，更大化地提高了管理人员的工作效率。完善制度建设一定程度上使管理人员能够按照规范制度严格要求自身的行为，有效地避免管理的随意性和盲目性。同时，基层事业单位要充分地认识到人事档案管理工作的重要性，要对人事档案管理工作进行定期考核和不定期的监督检查，提高思想上的认识，强化档案意识是基层事业单位领导的重要职责。

2.2 加大培训，提高管理人员的综合素质

人事档案管理工作实际上对于工作人员的专业素质要求较高，在新形势下做好档案管理工作是要求人事档案管理人员提高自身的素质和能力，加强思想、政治和文化的建设，由于人事档案管理工作是服务性和保密性较强的工作，因此在选择管理人员方面，重视观念价值、业务能力和道德品质上的考察，使其能够热爱档案工作，具有高度的社会责任感，掌握基本的档案技能，注重开展多样化的培训形式，熟悉各项人事档案管理的业务，在适当的情况下，组织专业的人士对工作人员进行授课，明确原则和理念，不断加大对基层事业单位的人事档案管理工作人员的监督和指导，为基层事业单位的人力资源开发奠定坚实的基础。

2.3 加强创新创造，有效提示效率

从整体的角度出发，基层事业单位的人事档案管理工作应该紧跟时代的步伐，与时俱进，不断创新。针对我国的基层事业单位人事档案管理工作的具体方法较为落后的问题，应该将计算进技术充分地与档案管理的工作相结合，不断开发具有简单便捷的档案管理软件，通过现代化的数字化手段采集、记录和整理相关人员的基本人事材料，推行立卷制度上的更新处理，合理改进档案管理的工作手段。创新与创造的方法是离不开工作人员的共同努力的，勤于思考和注重创新的品质应该是工作人员具备的品质之一。加大对人事档案管理的基本投入，努力提升设备的条件，安装适当的安全防盗措施，满足人事档案管理的工作需求。

结束语

基层单位的人事档案管理事实上是一件需要时间和精力的工作，用人制度随着中国特色社会主义市场经济体制的建设逐渐在改革和深化，在强化基层事业单位的人事档案管理的过程中，必须坚持创新创造的原则，坚持科学规范的理念，使其不断适应时代发展的潮流，抓住机遇，迎接挑战，在观念和制度上探索人事管理的新模式和新思路，不断的改进和完善才能使人事档案管理工作更好地为基层事业单位的人事工作服务，加强基层事业单位的人才建设和人力资源的优化配置。

参考文献

[1]孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，12（30）：168-170.

[2]陆宪光.浅谈基层事业单位人事档案管理存在的问题及解决对策[J].城市建设理论研究：电子版，2015（20）.