基于企业集团档案管理的问题与现状研究

李明

内容摘要：随着互联网络技术、多媒体等其他技术的发展，档案的管理从实体管理进入到信息管理，档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础，信息管理是知识管理跃进的必经之路，知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照，本文重点就企业集团档案管理的问题与现状进行了研究和分析。

关键词：企业集团 档案管理 信息管理

档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录，档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌，其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性，当前信息社会，人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性，更多的是对于利用档案中所记载的信息内容，和信息屬性要求逐渐提高。当前档案学界不仅仅研究基础理论，对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。因此，企业中的档案管理者如何更好地对档案进行管理，成为其要思考的首要问题，并在管理档案的过程当中能为企业更好地服务。随着经济的快速发展和新时代的进步，企业档案管理在企业中的地位也越来越重要。

一.档案管理理论分析

档案管理的最终目的是服务于档案的需求者，档案管理的服务对象是需要使用到相关档案的工作人员。由于人类社会以及企业的发展历史悠久，档案种类繁多并且数量大，如果没有专门的管理人员做好管理工作，则会出现档案散乱、分类不明确甚至是出现遗失的情况。因此档案管理的工作人员主要工作是将散乱的档案进行整理分类，并按照相关的制度要求对其进行统一化的管理，这也是现代社会对档案管理的基本要求。而档案的管理水平则和社会对档案的需求有关。如果社会的发展对档案的要求不大，对档案不够重视，那么档案管理的工作自然也会水平不高。但是现在的社会为了发展的需求，需要对大量的档案进行保存和参考，因此对档案管理工作也越来越重视。目前，企业是社会经济发展中创造经济价值的中坚力量，因其发展的需求，企业对档案的管理工作要求也越来越高，档案管理者的工作也变得越来越复杂。

二.企业集团档案管理中的问题分析

在目前企业的档案管理中，存在着管理制度不健全的问题，导致管理的工作效率和水平比较低。对档案的管理工作一般有收集、存档、归类、保管、外借和保密等多个环节。有些企业在这些管理环节上所制定的制度并不完善健全，存在着档案收集不完整、存档归类不明确、保管不妥造成档案遗失以及因为外借时登记的信息不健全，从而导致档案没有及时归还或者是被损坏。这些情况都会严重阻碍企业档案管理工作的发展，给档案自身带来损害。对档案管理进行评估是指对阶段性的管理工作进行总结和评价。但是目前由于大部分企业对档案管理工作的不重视或者是管理制度不够健全，从而导致档案管理的评估体系也不健全。不健全的评估体系意味着企业不能对档案管理的工作情况及时了解，也无法清楚地得知在阶段性的工作当中，档案管理会存在哪些问题，不能因此而及时提出相对应的解决方案。档案管理工作中的问题由于不健全的评估体系而逐渐增多，最终有可能在后续的管理工作中引发相应的风险。目前，随着经济发展的需求，对档案管理的需求也有所增强，如果企业继续忽视自身的档案管理工作，只着眼于眼前的经济利益，最终会阻碍企业自身的发展。

三.企业集团档案管理工作对策与方法

1.建立健全档案管理评估体系

对企业的档案管理工作，企业的领导者要对其进行及时的评估。企业档案管理也是企业日常工作运转的一项重要环节之一，企业在对经济营销状况进行阶段性评估总结的同时，也要把档案管理工作纳入到评估的范围之内。针对档案管理工作的特点，制定相关的评估规则和条例。在评估的过程当中，及时发现档案管理中存在的问题，并把问题在企业会议中进行讨论，寻找相对应的解决方法，防止因问题的积压而在管理工作中出现风险。

2.提高档案管理中的信息化程度

在信息化全面发展的经济时代，企业档案管理的工作也要紧跟时代的步伐。企业应在内部根据档案的特点建立一个独立的信息化体系，根据企业发展的需要以及对档案的需求，形成方便快捷的档案信息化管理系统，把能够电子化的档案备份电子文档，同时保留纸质文档，让档案的管理人员做好两方面的管理工作。这样既可以利用信息化的特点来实现对档案更加方便快捷的管理，同时可以提高档案管理人员的工作效率，进而从整体上提高企业整体的工作效率。

目前的企业档案管理工作中，还存在着不少的问题，因此为了提高企业档案管理的工作效率和工作质量，就要着手解决以上存在的问题。提高企业领导者对管理工作的重视，完善管理制度和评价体系以及提高管理信息化的程度，同时还要提高档案管理者的业务素质，这样才能进一步促进企业档案管理的发展，为企业带来更好的经济效益。

参考文献

[1]张向阳.如何做好企业档案管理工作[J].黑龙江档案，2015（03）.

[2]徐爱萍.新时期如何做好企业档案管理工作[J].经营管理者，2016（11）.

（作者单位：辽宁出版集团有限公司）