图书馆办公室人员的管理职能与素养

王利民

摘 要：高校图书馆办公室是校内图书馆运作的枢纽，是集智囊性、协调性与服务性于一身的综合实施机构。负责图书馆与学校行政职能部门、馆内各部门之间的工作沟通与事务处理。图书馆办公室的管理工作与图书馆整体发展密切相关。文章对图书馆办公室在综合管理中重要的智囊、协调及组织实施作用进行了分析、探讨。

关键词：图书馆 办公室人员 管理职能 素养

中图分类号：F240；G64

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）02-217-02

一、领导决策的参谋助手

有人可能以为图书馆办公室就是简单的下通知、搞收发，跑腿打杂的事务性角色。实际上，办公室各部门特别是办公室主任，工作在领导者身边，光尽职尽责完成图书馆行政事务还不够，在辅助领导宏观布局等决策判断方面有着不可推卸的建言职责，就是围绕馆内的中心工作任务，为领导提建议、献良策，当好领导决策的参谋助手。

1.同领导勤于沟通交流。高校图书馆办公室协助领导决策，首先要同领导之间保持频繁的沟通交流。通过交流，可以深入了解某个决策有什么大的背景；需要国家、省市以及主管部门哪些相关文件作由头支撑；领导对图书馆的发展有什么远景总体规划；领导有什么决策意图、目的与初步想法；决策对于总体规划的实现有什么意义等，做到心中有数。在反复沟通的基础上，结合馆内的实际基础优势和条件、实施的问题与难点，就其决策的指导思想、推进步骤、实施办法、以及保证措施等相关问题的一些想法与构思及时向领导做出反馈，供领导决策时参考，以确保规划决策的科学性，制度体系的可行性。这就要求工作人员要具备从全局出发的眼光和科学分析的能力。

2.进行相关文件资料与信息的搜集提供。图书馆决策的科学与否，直接影响其长远发展。丰富的资料信息是科学决策的基础。要保证图书馆领导正确决策，必须以大量的信息作为依据。办公室是综合管理的枢纽，熟悉各项业务工作，并掌握大量信息资料，在一些管理制度的制定与创新方面尤其有发言权。以管理制度的制定为例，在领导决策时，办公室要在充分了解领导思路的基础上，做好相关资料的搜集提供工作。一是围绕馆领导的决策开展深入调查研究，多方收集信息，广泛征求与收集馆内员工与读者相关意见和反映，了解各业务部门当前的工作情况与存在的问题和难题，尽可能多地获取准确的信息，并进行归纳分析，及时向馆领导反馈；二是搜集原有的规章制度与例行做法，就其利弊进行分析取舍；三是同行业内相关管理制度的范例信息资料等，将这些汇总的资料做大概分析整理后，形成初步实施方案或合理化建议，提供馆领导，以便馆领导掌握要点，全盘考虑，作出正确决策，并得以顺利实施。

3.善于思考，勇于创新献良策。时代在变化，高等院校日新月异的发展趋势对图书馆办公室工作人员的职能和素养提出了新的要求。要履行领导参谋助手的职能，办公室人员必须对自身的思维方式、价值观念、事务行为进行适应性调整，优化综合素质和能力水平。办公室人员为馆长决策提供文件、资料是一方面，更重要的是要开动脑筋，独立思考，以高瞻远瞩的目光和勇于创新的精神，大胆为馆领导出主意、想办法、献计献策。并进行可行性分析与论证。办公室人员要发扬终身学习的精神，不断接受新生事物，通过继续充电，掌握更多的知识。不但要掌握图书馆学、目录学、文献信息学等办公室业务知识，而且要熟知党和国家以及教育系统的政策原则和法律法规；不但要广泛吸取现代科学技术知识，而且要提高综合素质以及分析问题解决问题的能力。不但要有社交能力，还要有预测应变能力，不但要处理当前问题，而且要以超前意识超前考虑，提前进入，将问题解决在萌芽状态，从而为参与决策奠定素质基础。

二、纵横内外协调的桥梁纽带

随着数字化与智能化的飞速发展，图书馆的规模与格局也发生了显著变化，部门越来越多，工作越分越细，当涉及各方利益时，难免发生矛盾，人、财、物等各类资源如何合理配置，如何凝聚图书馆的人心，办公室必须搞好纵横内外关系的协调，平息矛盾，建立严谨的工作秩序，充当部门与部门之间、学校与图书馆之间、图书馆与读者之间，相互沟通的桥梁枢纽，确保图书馆稳定高效地运作与发展。

1.馆内各部室之间关系的协调。图书馆各部门是根据工作需要设立的。所以，馆内各部室之间关系的协调必须以最大限度地调动各方积极性，有利于图书馆的建设与发展为出发点。各部室分工与职责不同，所处的地位与重要性各异，考核标准与利益分配也自然会有区别。譬如，为保证图书馆工作的正常进行，在技术部办公设备、办公物品等耗材的配备、维修与补充方面，办公室可以对其实行适当倾斜政策，予以大力支持。然而，运作实施过程中难免会产生一些矛盾，或强调各自部门的重要，或对考核条款有意见，或在待遇分配上有分歧。面对这些矛盾和分歧，各业务部门应相互尊重，相互谦让，相互支持。办公室工作人员在协调过程中，要广泛倾听客观分析各部室的不同声音，掌握分寸，秉公办事，赏罚严明。并做好各方思想工作，将其问题症结、处理结果等向馆领导进行汇报，使各部室的步伐趋于协调，并确保馆内各项制度的顺利执行。

2.图书馆与学校机关部门关系的协调。高校图书馆是为高校师生服务的，这种服务必须紧跟高校发展的战略部署，围繞配合其重点任务开展工作。作为行政管理部门的办公室负责图书馆与校领导之间的沟通交流，自然要注重相互关系的协调，高校的公文要及时下发督办，文化理念要执行，制度纪律要遵守，通知事项要落实，实施情况要汇报。机关各部门活动要协助支持。在这种执行与配合下保持政通人和的融洽协调关系，推动各项任务的圆满完成。

3.图书馆与院系关系及外界关系的协调。为了方便馆内各部门领导与外界的交流，办公室还要注重同兄弟院校图书馆和本校其他二级单位的协调工作。首先，要熟悉了解与图书馆有工作联系的工作部门或单位，这样可以大大提高办事效率。以新生入馆培训活动为例，办公室人员需要与学校学生党团组织、各类学生会、班级负责人等相关各部门在培训目的、计划以及时间等方面进行沟通，赢得各方的理解与支持，以保证培训活动的顺利进行，并取得明显效果。特别在学科服务方案的制定过程中，需同各院系的学科骨干及带头人与硕博士生沟通，就其阅读需求进行摸底，为院系学科建设提供保障。

三、日常事务的科学管理与统筹实施

图书馆办公室是综合管理的职能机构，担负着日常繁杂的事务处理工作，在图书馆的行政执行监督体系中扮演着十分重要的角色。大到馆务会与校内外会议的参加、政策的了解、计划和制度的拟定，小到办公用品的提供、报表统计以及来访人员接待等等，全由办公室来安排和实施。面对如此繁多的事务，必须具体规划，科学安排，才能保证任务的圆满完成。

1.按轻重缓急合理安排工作。办公室工作千头万绪，临时性工作較多，要做到有条不紊，必须从大局着眼，按照轻重缓急合理安排工作。当馆内工作与校内工作发生冲突时，首先处理校内工作，当局部与整体发生矛盾时，局部服从整体。譬如，学校文件的传阅及各处、室、系、院发放的通知的传递，必须及时迅速，不得后拖。办公室人员还须对通知的内容与要求有详细了解。

2.强化工作的主动意识。图书馆办公室要加强工作的主动性，变被动为主动，尽量将工作往前赶，不得积压。特别是日常公文的处理、会议的筹办、事务的处理等必须保持高速运转的节奏与状态。对一些非突发、非临时的稳定性较强的常规性工作，要预先准备，及早动手，不可被动等候，更不可以推诿拖沓，互踢皮球。对上级临时布置与下达的紧急任务和临时性工作，要做到灵活应对，妥善处理。

3.坚持一视同仁、公平公正原则。办公室人员要严格按照规章制度办事，做到一视同仁，不感情用事。在人事方面，实行全员竞聘上岗，择优聘任，给每个人以公平的竞争机会，促进图书馆人员的合理流动，做到人适其事，人适其岗。在机制方面，要严格实行岗位业绩考核办法，力求全面、客观、公平、公正地对每个人的工作成绩做出中肯评价，严格核对考核数据，力求数字真实，程序规范。

4.养成细致入微的工作习惯。办公室工作事无巨细。一定要细致严谨，不可有一丝疏忽大意。如，在作资产购置的财务预算时，要列出其详细的品牌、规格、数量、质量要求及价格标准等明细。在做数据统计时，要认真进行查对核实，做到准确可靠，真实无误。安全防范的检查工作更不能有丝毫疏漏与马虎，隐患要及时整改，安全设备要维护，过期的消防设施要更换，真正做到万无一失。

参考文献：

[1] 王培霞.高校图书馆办公室工作管理艺术.内蒙古科技与经济，2008（10）

[2] 李荣.如何有效发挥图书馆办公室职能.佳木斯职业学院学报，2014（11）

[3] 王佳伟，孙玲玲.高校图书馆办公室工作刍议.河北民族师范学院学报，2013（8）

（作者单位：太原工业学院 山西太原 030000）

（责编：若佳）