EXCEL在财务管理中的应用

陈亚

[提要] 本文通过论述Excel财务应用现状，分析实施中出现的问题，最后提出解决方案，以使企业的Excel系统在财务管理领域中的应用更加完善与深入。

关键词：Excel；财务管理；应收账款；固定资产；财务分析

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2017年2月27日

Excel具有强大的数据分析和处理功能及简单、高效的操作特性，以至于在Excel一推出就广受大众欢迎。在具体工作中Excel软件能够很大程度上提高财务工作效率并创造价值，Excel软件在广大财务人员工作中的地位也日趋重要，无论在财务单据、统计表、进销存管理、工资管理、固定资产管理、会计报表编制还是在财务成本分析、财务决策中都得到大量的应用。

一、EXCEL在财务管理中的具体应用分析

Excel在财务管理中的应用不胜枚举，在此以Excel在应收账款中的应用、在员工工资管理中的应用、固定资产管理、财务分析四个浅层次的实际应用为例，展示Excel在财务应用工作中的思路和效果。

（一）Excel在应收账款中的应用。Excel在应收款项中首先根据应收账款明细账来解决财务管理中销售业务发生的过程中出现的具体事项。

1、应收账款台账分析。应收账款的台账是按照客户的类别编制的应收账款明细账，建立应收账款明细账是整个应收账款管理过程中的基础工作。其次体现在Excel中对应收账款明细账编制应收账款汇总表，最后根据客户所欠的账款的时间长短来对应收账款进行分析，用应收账款计提坏账准备。在应收账款中Excel需要对应收账款进行销售业务上的数据统计分析，并根据相关的财务软件对应收账款的明细账进行系统的汇总，最后利用Excel中的财务函数分析客户所欠账款的时间长短来分析，而后计提坏账准备。在应收账款管理中应用Excel不但可以把握公司的资金运转的合理性而且能够强化经济决策。

2、账龄的确定。账龄的期间确定主要是依据客户的信用度来衡量，另外以会计基本准则对坏账的出现进行划分，一般从划分账龄的期间段来讲，越短越能反映出坏账出现的可能性越小；越长坏账也就基本上属于半确定状态。从对坏账的监督方面来讲，监督也就越来越准确。一般情况下，主要是对一年以上的应收账款企业需要制定详密的账龄时间段，而小于一年的应收账款不需要做过多的分析。

3、编制回收表。企业回收资金的依据一般是根据制作的回收表，因此通过数据在Excel中的表达，针对不同的客户名称、借方发生次数、贷方发生次数，为了都详细地展现出来，能够反映出企业发生业务的实际情况，每月都需要建立这种表格，实现对整个企业账目的有序、快捷、规范化的管理。

4、编制账龄表。编制账龄表的过程同样也是对回收表中的数据进行分析的过程，因为在每个月的应收账目中都会出现不同程度的变化，所以要将Excel表格与其内置的数学函数结合，制定出账龄表，然后通过对数据的分析处理制定出可行的措施，来减少坏账出现的几率，而且能够在最大程度上减少企业资金不必要的损失。

（二）Excel在员工工资管理中的应用。员工工资管理系统比较复杂，如果使用人工对其进行管理不但浪费宝贵的时间，而且人为出错的概率也比较大，降低员工工资管理的工作效率。通过使用Excel能够克服人工管理出现的缺陷（如：粗心大意算错、监督核对不够及时灵活），并且能够使数据以表格的形式展现清晰明了，同时具有打印预览的效果，便于发现错误及时修改，为企业员工工资管理提供有效的保障。

1、创建工资管理表。创建工资管理表的前提是对基本工资表、奖金表、津贴表、保险费表、员工考勤表和個人所得税表进行分析统计。其中主要是VLOOKUP和COUNTIF函数的应用，VLOOKUP函数是纵向的查找函数一般形式为“=VLOOKUP（查找值，数据表，列序数，[匹配条件]）”，COUNTIF函数是用来计算个数，表示的是计算所选区域中满足给定条件的单元格的个数，一般形式为“=COUNTIF（区域，条件）”。

2、工资月末统计表。根据各个企业的实际情况，工资的统计数据一般在月末。对于员工实际发放的工资是应发工资扣除各种保险金和个人所得税之后的结果。在创建工资表的时候需要导“基本工资”、“奖金”等表，通过VLOOKUP函数查找出结果，在“实发工资”对应的单元格用ROUND函数进行四舍五入。如：“=round（6655.38，1）”意思是对6655.38进行四舍五入保留一位小数即最终工资为6655.4。

3、制作工资条。通过使用VLOOKUP函数制作工资条，通过VLOOKUP结合COLUMN函数使工资条以水平数组的形式返回；通过使用OFFSET函数制作工资条，OFFSET函数的形式为：“=OFFSET（reference，rows，cols，height，width）”结合MOD函数对工资条进行精确性的计算。

（三）Excel在固定资产折旧中的具体应用

1、SLN函数。直线折旧函数，即直线折旧法，也就是说用直线折旧法计算出来的每个月或月份的折旧额都是相等。这种方法适合经济适用年限的资产，用折旧率进行分摊。SLN函数的一般形式：“=SLN（cost原值，salvage残值，life使用寿命）”。

2、DB函数。单倍余额递减函数DB，即单倍余额递减法，属于一种加速计提折旧的方法，就是用固定的折旧率乘以递减的固定资产面值，然后得到每期的折旧额。DB函数的一般形式：“=DB（cost原值，salvage残值，life使用寿命，period期间，month第一年的月份数）”。

3、DDB函数。双倍余额递减法是一种常见的加速折旧的方法，也是计提固定资产折旧的常用方法，DDB函数和DB的区别在于把month换成了factor（余额递减速率）。

4、SYD函数。年数总和法又称为合计年限法，也是一种加速递减折旧的方法。年数总和法就是用原值减去预计净残值后乘以一个逐年递减的分数即年折旧率：（预计使用年限-已使用年限）/（预计使用年限×（预计使用年限+1）/2）×100%。SYD函数的一般形式：“=SYD（cost，salvage，life，per期间与life相同）”。

（四）Excel在财务分析中的具体应用。所谓的财务比率分析就是对财务报表有关的项目进行对比而得出的一系列的财务比率，如流动比率、速动比率、存货周转率、流动资产周转率等等，通过这些数据从中发现并以评价企业运营状况和财务现状，指出管理过程中存在的问题。在现代企业制度下，对于财务报表作出准确的分析是一项难得的技术，将几个报表中的数据进行对比找出差异，并通过分析指标和影响因素之间的关系，确定恰当的指标。

在过去对财务报表分析，仅仅是用手工计算出一些财务数据和指标，这种方法不但耗费人力物力精力较大，而且出错可能性较大，随着电子信息技术的不断提升，财务软件更新换代已经不是稀有之事。Excel的发展在财务报表的分析上方便性的优势可见一斑。通过对Excel进行财务报表的分析非常方便，并且结合数据透视图和图表分析更是显得通俗易懂。不但可以将枯燥乏味的财务数字变得形象化、简易化，给领导者或使用者一种耳口一新、精神焕发的感觉，使企业财务状况、经营管理情况一目了然，同时这也反映了其发展趋势和Excel更新的方向。换言之，让数据图形化、通俗化是Excel的一项基本的功能，在企业的财务管理中也发挥着重大的功效。

二、EXCEL在财务管理应用中存在的问题

Excel应用在财务管理中具有很大的优点，总的来讲包括：Excel在财务数据的处理方面有很强的功能，而且可以利用数据处理的结果分析出要列出的结果来进行决策；有很强的实用性，不单单局限在财务方面，而且对于管理层也有很大的影响。但是任何的一个软件都不可能达到完美的境界，更何况科技发展到今天。同样，对于Excel也有自身的缺陷值得我们注意，也是软件升级和更新的方向。

（一）函数较多、复杂程度大。就财务而言，需要的函数根据不同的岗位或行业运用的程度或多少就不言而喻，而且对于财务软件不熟悉的人员来讲更是眼花缭乱。针对函数的复杂性就需要财务人员提升自己的专业素养和技能，针对不同的函数能够很快地运用到实际工作中、提高工作效率才是关键。

（二）安全性能仍需进一步提高。黑客的诞生及信息技术的发展，数据不健全可能导致商业机密的泄露，甚至可能有别有用心的人企图破坏经济秩序导致社会的不稳定。另外，有关经济类、会计类的专业人士层出不穷，但也有参差不齐的局面。安全性不能只局限于公司的利益，还有《会计法》的维护。企业在利用Excel软件进行核算时都需要严肃对待工作方法和会计资料的真实性。

（三）Excel与其他财务软件对接时可能存在障碍。如U8中的数据与Excel数据的对接可能导致数据的不可能连续使用甚至是失效的。针对财务软件的导出与Excel的对接需要不仅仅是简单的数据输出，而是根据实际的需求导出不同标准的数据表，从而达到工作的顺利完成，提升公司的效益。

所以，通过以上问题的总结也是对Excel软件开发和升级的要求，也是对Excel在财务管理中的重要性的一种肯定。

三、提高EXCEL在财务管理应用的建议

（一）注重财务人员培养。财务人员在完成自身的工作基础上，若想提升工作的效率，就需要不断地练习和了解新程序的运用。针对数据的处理，从不同的方法入手掌握公式的运用、数据透视表的分析，通过技术手段加强对文件的保护，防止文件的泄露。并且针对个人的不同需求熟练地掌握自定义的功能，充分发挥Excel在财务管理中的作用，为企业的运营和决策做好服务。

（二）高效运用公式。根据公司的业务需求，强化对特殊项目的认知，并且对财务人员全面培养的基础上要做到精益求精。强化人员的分工合作，提升工作速度，注重效率的加强。

（三）Excel与财务软件的协同。互联网的发展让财务管理软件与Excel的联系更加紧密，随着科技的研发，信息的共享更加清晰，從而可以发挥财务管理的科学性、高效性、安全性。

（四）内部监督机制。监督从严格的授权开始，权限的赋予和密码的设定都需要加以控制，内部分工，从而可以在日常的工作中相互监督、相互制约，防止工作中出现差错甚至舞弊行为的出现。

总之，Excel的发展对于财务管理是一种进步的体现，从手工到电算化，为企业计划的分析和决策的制定，以及财务的管控与监督，解决了实际的问题，同时也为企业的发展指引着方向。

主要参考文献：

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