国外高校档案网站建设的特点及启示<br/>——以英、美、加、澳高校为例

国外高校档案网站建设的特点及启示
——以英、美、加、澳高校为例

2017-04-09

浙江档案 2017年5期

高校档案网站是高校对外展示高校档案信息化建设状况的“门面”，是外界了解该校历史发展和校园文化建设的“窗口”。受国家档案管理体制的影响，国内外高校档案馆管理体制不同，国内外档案网站建设现状也不尽相同。

截止到2017年2月1日，笔者运用文献调查法，共检索到关于国外高校档案网站建设的文献5篇，主要探讨高校档案网站数字资源的保存、网络化和网络存档。中文数据库共检索到相关文献112篇，其中有关国外高校档案网站建设的文献9篇，研究内容以单个高校档案网站建设为例，总结其档案网站建设的特点及对国内高校档案网站建设的启示；有关国内文献研究内容主要介绍我国现阶段档案网站建设的现状与不足，并在此基础上提出建议。对比国内外文献数量和内容可知，国内高校档案网站建设的文献量丰富，研究成果显著；国外高校档案网站建设的文献数量偏少，调研对象单一，无法概览国外高校档案网站建设全局，也无法发现国内外高校档案网站建设的差距。因此，调研分析国外高校档案网站建设现状和特点，有助于反观国内高校档案网站建设的现状，从而取长补短。

1 研究对象的确定

本文调研的目的是调查分析国外高校档案网站建设的现状和特点，研究对象的选择综合考虑英语语系为主、档案实践工作较为先进和高校档案网站可获取等因素，最终选择英国的牛津大学[1]、剑桥大学[2]、帝国理工学院[3]和爱丁堡大学[4]，美国的哈佛大学[5]、加州大学伯克利分校[6]、密歇根大学[7]、麻省理工学院[8]和哥伦比亚大学[9]，加拿大的不列颠哥伦比亚大学[10]、麦吉尔大学[11]和多伦多大学[12]，澳大利亚的悉尼大学[13]、墨尔本大学[14]和澳洲国立大学[15]等四国15所高校（以下简称四国15校）作为调研对象，进行深入细致的调查研究。

2 国外高校档案网站建设的特点

2.1 高校档案网站检索方式多样化

相比国内高校档案网站单一的检索方式和途径，国外高校档案网站检索方式以各高校丰富的档案信息资源和先进的检索技术为依托，呈现出多样化特点。有14所高校在档案网站首页醒目位置设置检索窗口，方便快捷。多元化的检索方式归纳为6种（每种检索方式占高校总数百分比如图1所示），每一所高校拥有至少一种检索方式，英国的爱丁堡大学将数字化的档案馆藏以主题进行分类，形成10个专题，将4914个子专题从A到Z进行排列，并提供5种检索方式满足用户多样化检索需求，是检索方式最多的高校；麦吉尔大学拥有照片、视觉艺术、建筑等6个可供检索的数据库，除了能实现站外的一次检索，还能在数据资源中进行二次复合检索，检索方式灵活多样、方便快捷。此外，先进的检索技术为检索方式提供了技术支撑，如哈佛大学除了具有站内检索、站外检索和全文检索外，还开通了可视信息通道检索系统和在线档案检索信息系统。麻省理工学院、牛津大学的检索结果还具有交互性，如全文检索有PDF和HTML等打开方式，可放大、缩小、下载、打印。检索方式多样化增强了高校档案网站的服务功能，供档案用户根据利用需求自由选择检索方式获取档案网站信息资源。

图1：高校档案网站检索方式占高校总数百分比

2.2 档案网站信息资源整合程度高

除澳洲国立大学拥有71年校史外，其余高校建校史都在100年以上，丰富多样的历史档案馆藏是档案网站信息资源整合的基础，基于档案开发的各种资源和其他呈现在高校档案网站上的各种服务信息也成为高校档案网站信息资源整合的重要对象。国外档案网站信息资源整合具有系统性，有8所高校的整合程度可从专题数据库、特色档案、档案项目和网上展厅等形式和内容上得以呈现（表1）。

有4所高校整合网站信息资源开设网上展厅，从各个层面揭示和整合厚重的校史文化和人文精神。不同于国内高校档案网站网上展厅的简单罗列和平铺直叙，国外高校档案网站网上展厅具有直观性、动态性和趣味性，表现形式多样，内容具有系统、集成、丰富等特征。建设档案专题数据库的高校有3所，其中帝国理工学院的专题数据库“英国医院档案”与惠氏图书馆和国家档案馆联合建库，表明国外已经积极探索高校和图书馆、国家档案馆等机构合作建库的建设模式，此举具有一定的借鉴意义。以文字、图片、音频、视频等方式揭示和整合特色档案的高校有哈佛大学和帝国理工学院两所高校，如哈佛大学的特色档案“哈佛、奴役与档案”展现17世纪至19世纪的美国生活背景，并梳理出哈佛大学与美国社会的种族束缚制度之间的联系。悉尼大学以档案项目的形式整合档案网站信息资源，如Gumbula博士与合作者Aaron Corn博士同悉尼大学档案馆共同评估1926年至1939年在澳大利亚东北部的阿纳姆土地社区Miliŋinbi和galiwin'ku两地拍摄的照片，整合结果具有一定的学术研究价值，使人们重新识别、解释和评估两地的有关知识。

表1：高校档案信息资源整合类型、数量和内容

2.3 以用户为导向的服务功能强

国外高校档案馆网站的建设具有明显的以用户服务为导向的特征，主要体现在以下几个方面：第一，档案用户分类功能是指网站首页划分档案用户类型，有助于档案用户自主定位，选择相应的用户类型，查找对应的档案信息资源，从而节约了时间。澳洲国立大学将档案用户划分为学生、老师、研究者三类；多伦多大学将档案用户划分为研究人员、行政人员、捐赠者三类。

第二，交互功能主要是在网站设置反馈信息栏、读者意见或建议箱及留言本、FAQ栏目等，这样能够弥补档案网站站内服务的缺陷，延伸档案网站站外服务能力。

第三，个性化服务功能主要体现在RSS订阅和Tag标签的使用。通过RSS订阅，实现个性化信息推送，满足用户需求。如不列颠哥伦比亚大学和墨尔本大学用户可订阅感兴趣的专题项目；牛津大学用户通过RSS订阅Latest News和Notices了解最新档案馆新闻和消息。Tag标签是一种允许大众对社会化信息进行自由标注的技术，有助于从多个不同维度揭示档案信息资源，有利于信息的有序化组织[16]。如不列颠哥伦比亚大学使用Tag标签，用户可根据兴趣和需求对检索到的档案信息使用“行政”“推特”等词汇进行自由标注，彰显档案用户的个性化需求。

第四，咨询服务功能主要以咨询馆员和联系档案馆为主，能够拉近高校档案馆和用户的距离，有助于档案信息资源社会化传播。咨询馆员即档案用户需留下个人基本信息和需求信息，档案馆工作人员会在一定的时间内回复档案用户，如哈佛大学和牛津大学咨询服务会在五个工作日内给予回复；联系档案馆主要是根据档案网站提供的邮件、电话和传真等进行异地咨询和根据提供的地址、地图进行实地咨询两种方式。每所高校提供了至少一种咨询联系方式，如澳洲国立大学、不列颠哥伦比亚大学，不仅提供有档案馆邮箱、电话、传真、地址、地图，还有档案馆工作人员的手机号码、邮箱和职位等信息，方便用户选择适合的方式和工作人员进行咨询。

2.4 社交媒体运用程度广

国外高校档案网站社交媒体的应用具有广泛性。共有10所高校使用社交媒体，占比为66.7%，社交媒体的运用类型共有16种（每种社交媒体应用数量占高校总数的百分比如图2），分布呈校多类广的特点。Twitter和Facebook是使用较多的社交媒体，这与二者本身的流行度有关；3所使用Blog的高校主要通过博客形式展示档案网站的专题馆藏，用户可以点赞、分享、回复和订阅，交互性较强。其他社交媒体也均具有传播高校档案网站信息资源的功能共性。国外高校档案网站广泛运用不同社交媒体，多角度、全方位辅助档案用户利用和传播档案信息资源，一方面满足档案用户的个性化利用和分享需求，另一方面有助于宣传高校档案信息资源、创新档案服务模式。

此外，国外高校档案网站社交媒体运用方式还呈现出灵活性特征。具体运用方式有两种：第一，高校档案馆网站直接挂接该校档案馆已开通的社交媒体，点击网页图标进入该校社交媒体主页，查找、分享、转发和评论档案信息资源，如密歇根大学、牛津大学、不列颠哥伦比亚大学和多伦多大学；第二，通过高校档案馆网站社交媒体图标直接链接到登录页面，用户根据需要选择适合的社交媒体登录已注册的账号对档案网站信息进行传播，如哈佛大学、加州大学伯克利分校和帝国理工大学。

图2：高校档案网站应用社交媒体状况

3 国外高校档案网站建设对我国高校档案网站建设的启示

3.1 重构高校档案网站建设内容

内容建设是高校档案网站建设和发展的核心。我国高校档案网站内容建设存在建设定位不清、内容结构不合理、提供的信息资源不足、形式单一和访问率低的现状。因此，高校档案网站应该明晰服务性功能定位，以档案信息资源为依托，重构网站建设内容。首先，丰富的高校档案网站信息资源是前提。要扩展高校档案的收集渠道，丰富数字化馆藏，实现高校档案网站信息资源多样化。其次，先进的信息技术检索系统是支撑。要改善检索系统，强化高校档案网站检索功能。增加高校档案网站高级检索和全文检索功能，确保检索功能的可利用性。再次，整合档案网站信息资源是重要途径。档案网站信息资源整合是将档案网站信息资源组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台[17]，因此要将高校档案资源整合纳入校园文化建设中。最后，积极探索与图书馆、综合档案馆信息资源关联性是方向。要注重高校档案馆与图书馆、综合档案馆的协同创新，进行优势互补，实现专业性和文化性的良好交融。

3.2 创新高校档案网站服务方式

高校档案网站具有远程服务的能力和优势，创新服务方式可以从个性化的利用服务和人性化的咨询服务两方面着手，内提服务质量，外塑档案馆形象。

个性化的利用服务是档案馆根据用户的不同利用需求提出有针对性的被动服务和根据档案用户信息行为和习惯提供信息服务的主动服务之总和。我国高校档案馆网站鲜有个性化服务，可以借鉴图书馆和国外档案网站信息资源个性化服务现有的研究成果和经验，从档案信息资源个性化基础服务做起，如个性化档案信息推送、订阅和咨询。社交媒体的出现为高校档案网站个性化服务提供了更多可能，例如应用Tag标签技术，由用户对高校档案网站信息资源实现个性化标注，进而利用和传播档案信息。

人性化的咨询服务一方面指档案用户在档案网站的线上咨询，另一方面指由档案网站的功能拓展带来的线下咨询，即档案网站附有邮件、电话、负责人等信息，增加档案网站和用户的线下交流和互动。两方面的咨询服务对档案信息服务人员提出注重及时反馈、转变服务理念和加强用户研究等要求。人性化的信息咨询能够提高高校档案馆的社会认知度和职能社会化程度，有助于外塑高校档案馆和档案网站形象。

3.3 增加高校档案网站社交媒体宣传功能

高校档案网站的宣传同样重要，网站宣传离不开社交媒体的运用，我国社交媒体主要以互动性和流通性较强的微博、微信、博客、论坛和播客等为代表。目前，鲜有理论方面的研究成果提出将社交媒体嵌入高校档案网站以创新档案利用和服务方式；在实践调研中笔者发现，属于“211工程”高校的档案馆网站也难觅社交媒体的应用踪迹。2017年2月23日，在新浪微博搜索有25所高校开通官方微博；在微信中搜索有23所高校运营官方微信公众号。可以看出，高校档案网站应用微博、微信等社交媒体创新档案服务还有很大空间。

社交媒体和档案网站具有传播档案信息、提供档案资源和服务档案用户的共性功能，面对社交媒体的广泛应用，高校档案馆网站应抓住机遇，一方面借鉴国外高校档案网站运用社交媒体的经验，开通高校档案官方微博、微信和博客等，增加高校档案网站的“微宣传”功能；另一方面吸取国外图书馆和档案馆制定社交媒体政策的经验，制定档案馆社交媒体政策，规范社交媒体在档案网站建设利用中的行为，完善档案网站建设。