关于办公室公文管理和保密问题的研究

穆泰然

摘要：办公室文件管理及保密工作越来越收到单位或企业的重视，提升文件管理工作及保密工作，对于保护企业的机密技术以及企业的业务往来是非常关键的。为此，本文从办公室公文管理及保密工作的重要性出发，分析了目前办公室公文管理工作中存在的问题，并在这些问题的基础上重点的探讨了办公室公文管理及保密工作的具体措施：规范办公室公文的管理制度，制定更加有效的岗位职责；签订有效的保密合同，从法律上约束公文管理人员；提升公文管理人员的业务水平。

关键词：办公室 保密文件 业务水平 公文管理

一、办公室公文管理和保密工作的重要性

随着市场经济的不断发展，办公室公文管理及保密工作越来越收到企事业单位的重视。公文管理工作周密细致，保密工作做的好，可以有效的保证单位资料的规范以及独有性。尤其是一些技术问题，如果管理上存在问题，就会带来很大的麻烦，尤其是如果出现泄露的现象，那就给单位带来不可估量的损失。为此，研究和探讨办公室公文管理及保密问题是一个重要的课题。本文从办公室公文管理及保密工作的重要性出发，分析了目前办公室公文管理工作中存在的问题，并在这些问题的基础上重点的探讨了办公室公文管理及保密工作的具体措施。最后得出：企事业单位在以后的办公室管理工作中，必须提升公文管理的质量，落实更加有效的管理措施，制定更加細致的公文管理人员的岗位职责，领导层做好监督工作，从根本上落实公文管理工作的规范同时保证公文文件的安全性。只有这样，才能不断的提升办公室公文管理水平，提升文件的保密度，让单位处于一个健康可持续的发展轨道中。

二、办公室公文管理工作中存在的问题

作者通过多年的公文管理工作经验，总结出如下目前我国办公室公文管理工作中经常遇到的问题：公文管理人员业务水平低；公文管理制度不够细致；单位领导层缺乏对于文件保密性的认识。

（一）公文管理人员业务水平低

很多单位的公文管理人员工作积极性不高，对于公文管理工作的认识程度不够，总觉得是一件非常简单工作，负责文件的汇总以及发放，回收工作等。这样的工作定位势必会降低其业务水平，工作积极性也会降低。

（二）公文管理制度不够细致

目前，很多的单位对于公文管理工作没有制定更加详细的管理制度，在管理工作中出现问题，不知道如何处理，这就给增强公文管理及文件保密工作带来了很大的麻烦。主要是缺乏有效的管理依据，所以制定详细的管理制度是非常关键的。

（三）单位领导层缺乏对于文件保密性的认识

单位领导层由于工作太多，任务繁忙，缺乏对公文管理工作的过问，也缺乏对于文件保密性的认识。信息化飞速发展的现在，做好单位技术保密工作是非常重要的，有利于在同行业间保持技术的领先性。为此，在以后的管理中，必须加强单位领导层对文件保密的认识度。

三、办公室公文管理及保密工作的具体措施

在总结以上公文管理工作中存在的问题的前提下，总结出如下提升办公室公文管理及保密工作水平的具体措施：规范办公室公文的管理制度，制定更加有效的岗位职责；签订有效的保密合同，从法律上约束公文管理人员；提升公文管理人员的业务水平。

（一）规范办公室公文的管理制度，制定更加有效的岗位职责

要想提升办公室公文管理工作的规范性，就要从制度上加强落实。这就要求单位的领导层首先重视公文管理工作的重要性，并根据公文管理工作的特点制定有效的管理制度以及适合本单位的岗位职责。制度和岗位职责制定完善后，剩下的就是如何有效的落实。这就需要管理层加强管理，一切根据制度和岗位职责来进行，一旦发现管理人员违反制度和岗位职责落实不到位的现象，就必须根据制度进行处理，让公文管理人员养成良好的习惯和责任心。

（二）签订有效的保密合同，从法律上约束公文管理人员

对于一个单位来说，很多的先进技术和业务往来都是非常机密的，如果一旦泄露，就会给公司带来不可估量的损失。为此，员工进入单位进行工作，在签订合同的同时也要签订有效的保密协议，保密协议连同合同都具有法律效力。一旦员工辞职或者离岗等，根据保密协议的要求，不能将公司的机密文件带出作为他用。

（三）提升公文管理人员的业务水平

公文管理人员业务水平的高低直接关系着公文工作开展的好坏。所以作为单位，必须不断的提升公文管理人员的业务水平。让公文管理人员在工作中不断的提升自身的对于公文文件的管理能力。为此，单位可以经常组织公文管理工作方面的知识培训，有效的提升员工的业务水平。作为公文管理人员，一定要有好的责任心，对于文件进行管理时，必须发放后做好监督工作，定期收回文件，做好文件的管理工作。另外，公文人员可以创新更多的适合本单位的公文管理方法以便加强公文文件的管理。

四、结语

总之，企事业单位在以后的办公室管理工作中，必须提升公文管理的质量，落实更加有效的管理措施，制定更加细致的公文管理人员的岗位职责，领导层做好监督工作，从根本上落实公文管理工作的规范同时保证公文文件的安全性。只有这样，才能不断的提升办公室公文管理水平，提升文件的保密度，让单位处于一个健康可持续的发展轨道中。

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（作者单位：山东黄河物资储备中心）